「給与管理システムにはどのような機能があるの？」
「給与管理システムを選ぶときのポイントはどこなの？」

初めて給与管理システムを導入する方の中には、どのサービスを利用すれば良いのか判断できずに困っている方も多いのではないでしょうか。

実は、給与管理システムにはさまざまな機能が搭載されており、自社のニーズに合ったものを選ぶことで業務の効率化を図ることができるのです。

本記事では、給与管理システムの機能やサービスの選ぶポイント、おすすめのシステムを紹介します。この記事を読んで、自社の導入目的にマッチした給与管理システムを導入しましょう。

給与管理システムとは

給与管理システムとは、従業員の勤怠管理データや雇用契約の情報を基に自動で給与計算を行うシステムのことです。このシステムを導入することで、経理の給与計算業務の効率化を図ることができ、給与に対する所得税の計算や年末調整など専門的な知識が必要な業務も簡単に行ることができます。

人為的なミスが発生しやすい業務なので、確認漏れや入力ミスなどの削減も期待できるでしょう。給与管理システムの機能には、主に以下の2つの機能があります。

• 月例給与の自動計算
• 給与管理で必要な情報の管理

具体的に紹介するので、どのような機能があるのか確認しましょう。

（１）月例給与の自動計算

従業員の雇用形態ごとに複数の給与体系を設定して自動計算することが可能です。社員とアルバイトでは給与体系が異なるので、同じ計算式では給与を算出できません。従来のシステムに頼らない方法では、Excelなどで別々に計算して集計しなければなりませんでしたが、給与管理システムを導入することで、別途計算する必要がないのです。

また、勤怠管理システムなどから給与計算に必要な勤怠管理データを取り込むための機能もあり、欠勤日数や残業時間など変動的な数値を入力する作業を省くことができます。

従業員が多くなるほど、給与計算業務の負担は多くなるので、業務の効率化を図る上でも、給与管理システムの導入をおすすめします。

（２）給与管理で必要な情報の管理

月例給与に影響する情報を管理することもできます。たとえば、以下のような情報を管理できる機能があり、情報の一元管理が可能です。

• 給与明細書
• 給与管理台帳
• 給与一覧表
• 給与内訳一覧表
• 振込データ一覧表
• 地方税納付一覧表
• 雇用保険被保険者離職証明書
• 源泉徴収票
• 賞与明細書
• 賞与管理台帳
• 賞与集計表
• 賞与内訳一覧表
• 有給付与情報一覧表
• 有給付与繰越計算書

社会保険や労働保険なども加味して給与計算できるので、効率良く適切な処理を行えます。

従業員が個人ごとに給与明細書などの情報をWebブラウザから確認できる商品もあるので、機能性やサポート面、操作性など自社のニーズに合ったものを選びましょう。

給与管理システムを選ぶ10のポイント

給与管理システムを選ぶポイントを紹介します。サービスを選ぶときに、特に注目すべき項目は以下の10個です。

順に紹介するので、どの基準で選べば良いのか分からない方は選ぶときの参考にしてください。

（１）料金プラン

給与管理システムには、さまざまな料金体系があるので確認しておきましょう。料金プランを確認することで、給与管理システムを導入するのにかかるコストを計算できます。

サービスの形態によりますが、毎月定額を支払う場合もあれば、商品を購入してデータ更新時に別途料金を支払う場合もあるのです。必要経費としてどこまで予算を抽出できるのかを踏まえた上で、利用するサービスを選びましょう。

（２）初期費用

初期費用の有無を確認しておくことをおすすめします。サービスによっては、導入時にまとまった費用が発生する場合があるので、システムを導入するためにどのくらい費用がかかるのか確認しておきましょう。

給与管理システムには初期費用が発生しないものもあるので、初期投資を抑えたい企業は初期費用がかからないサービスの選択を推奨します。なお、パッケージ商品（商品を購入して自社のサーバーにインストールするタイプ）の場合は、購入時の支出が初期費用にあたります。

（３）無料お試し期間

商品選びで失敗しないためには、無料お試し期間の有無も確認しておくことが重要です。給与管理システムごとに操作性や機能性、サポート面などサービスの質は異なるので、まずはお試し期間を利用して自社のニーズに合っているか確認しましょう。

特に、誰が担当者になっても利用できるシンプルな設計と、1つのシステムで給与管理業務が完結する機能の充実度の2点は要チェックです。導入したは良いものの合わずに他のシステムに切り替えるとなると、コストや手間がかかるので、積極的に無料期間を活用しましょう。

（４）対応できる従業員数

1つのシステムで何人まで従業員を管理できるのか確認しておきましょう。個人事業主や起業したばかりの方向けのサービスや、何百人も管理できる中小企業、管理人数の制限がない大企業向けのサービスもあります。

対応従業員数によって、料金プランも変動する場合があるので、自社の規模に合ったサービスを利用してコスパを良くしましょう。

（５）導入タイプ

給与管理システムを導入する方法の確認も重要です。システムを導入する方法に、クラウド型、インストール型があります。クラウド型は契約すれば専門的な知識がなくてもすぐに機能を利用することができ、自社サーバーなど業務環境の整備に手間をかける必要がありません。

しかし、インターネット環境下でなければ作業ができず、ネット環境下によってパソコンの動きに差が生まれます。インストール型は初期費用は発生しますが、クラウド型に比べるとトータルでコストを抑制することが可能です。

ただし、インストールしたパソコンでしか作業できず、定期的に更新しなければならないので、制限と手間がかかります。どちらにもメリットとデメリットがあるので、両者を天秤にかけて自社に合った方を導入しましょう。

（６）利用開始できるまでの期間

契約・購入してからどのくらいの期間で導入開始できるかも確認しておくことをおすすめします。インストール型の場合は購入後すぐに導入できますが、クラウド型の場合は、見積もりをしてから導入になるので、リードタイムが発生するでしょう。

従業員の混乱を防止するためにも、利用開始までの期間を事前に調べて、それに合わせてシステムの切り替えを行うのが無難です。

（７）スマホ対応

スマホからデータを確認できるかも確認しておきましょう。スマホに対応していれば、従業員も自分で欲しい情報にアクセスできます。

情報がオープンになっていると、従業員の働く環境整備につながるので、給与管理システムの中でもあると便利な機能です。

（８）対応している事業形態

システムがどの事業形態に対応しているかも確認すべきです。個人事業主や零細企業、中小企業、大企業など事業形態によって必要な機能は大きくことなり、機能によっては士業向けのサービスの場合もあります。

事業形態が適応していれば、必要な機能は揃っていることが多いので、選ぶときの参考にしましょう。

（９）サポート体制

どのようなサポート体制が設けられているかも選ぶ基準として有効です。給与管理システムは専門的な知識がなくても運用できる設計になっていますが、パソコンに疎い方や経理業務に慣れていない方は苦労することが予想されます。

電話やチャットなどリアルタイムで問題を解決できるのか、メールや専用フォーマットで時間を気にせず相談できるのか、など自社にとって都合の良いサポート体制を選びましょう。

（１０）他システムとの連携

財務会計や人事労務など導入するシステムが他にある場合は、他システムとの連携の有無も確認しておくと業務の幅が広がります。

連携しているシステムを導入するとデータを共有でき、入力作業の省略が可能です。他システムと連携することは、業務の効率化において重要な手段と言えます。

おすすめ給与管理システム17選

おすすめの給与管理システムを17個ピックアップして紹介します。サービスによって使える機能は様々なので、自社のニーズにマッチした商品を選ぶことが重要です。

10個の選ぶポイントに対するアンサーもまとめているので、自社のニーズに対応しているシステムを導入しましょう。

最後に

給与管理は定型的な業務が多く、人の手で行えば多くの時間と労力を割かなければなりません。給与管理システムを導入することで、業務改善だけでなく、ヒューマンエラーのリスク軽減やコスト削減にもつながります。

今回紹介した給与管理システムを選ぶ10のポイントやおすすめのサービスを参考に、自社のニーズに最適なシステムを導入しましょう。