ビジネスの場でよく使う「タスク」という言葉。実は、この言葉には使うシーンごとに様々な意味が含まれており、類義語もあるため適切な使い分けが重要です。
今回は、意味と由来、類義語を解説します。タスク管理を効果的に行うポイントもあわせてチェックしましょう。
タスクとは何？その概要や由来
まずは「タスク」の辞書的な意味と、この言葉の由来について解説します。
辞書的なタスクの意味とは
辞書で確認した場合、タスクの意味には下記の2つがあります。
- 課せられた仕事や課題。
- コンピューターで処理される、作業の最小単位。
このように、全く違う意味のようにも見えるほど、異なる使われ方がされている言葉です。どうやって使い分けているかについては、後ほど確認しましょう。
タスクの由来とは
タスクは、英語の「task」が由来の言葉です。そして、その「task」はラテン語の「税」という意味の言葉が元になっています。
taskには、仕事・課題・作業などの意味がある言葉です。元々の税という言葉から「労働を行い、支払わなければならない税」というイメージがつきました。その後「労役、仕事を課す」となり、現在の意味合いに変わっていったのです。
場面や用途別のタスクの意味
使うシーンによってもイメージされる内容が変わる、「タスク」の場面・用途別の意味をチェックしましょう。
ビジネスにおけるタスクとは
ビジネスの場においては、タスクは「作業・仕事」という意味になります。ただし、仕事という意味があるとは言っても、そのまま書き換えられるわけではありません。例えば「仕事をしてくる」のことを「タスクをしてくる」とは言わないため、注意しましょう。
ビジネスでのタスクとは、仕事でやるべき業務のうちの小さな一部分の業務のことです。仕事のうち、案件などの大きなくくりではなく、その案件を行うために必要な細かい段取り作りや作業などがタスクだといえます。
なお、ビジネスにおいて特別な目標の達成を目指し、一次的に組んだチームの呼び方は「タスクチーム」です。より緊急性が高く早期解決するためのチームを「タスクフォース」というため、合わせて覚えておきましょう。
ITにおけるタスクとは
ITに関係して使う場合のタスクとは「コンピューターによって処理する、最も小さな単位の作業」という意味です。プログラムを読み込む動作や、プログラム処理のためのCPUの割り当てなどがその作業にあたります。
なお、ITでもビジネスでも使われている言葉に「マルチタスク」があります。IT関連における意味合いは、動画視聴もWEBも使えるというように「複数の作業をあわせて処理できる」というものです。
ビジネスの場合にもこれと似ており、文章を打ちながら電話をするなど、たくさんの作業を一緒に行うスキルのことを言います。
パソコンにおけるタスクの機能
OSがWindowsのパソコンの場合、画面の最下部には時間やスタートボタンなどが書かれたバーがあります。これを「タスクバー」といい、アイコンの表示されている状態を見るだけで、今立ち上げているアプリが理解可能です。
また、タスクバーにピン止めをして、常時アイコンを表示する設定にしておくことで、アプリの起動が素早くできるようになります。プログラムの管理機能である「タスクマネージャー」も、パソコンでよく使われている機能です。
これは、タスク、つまりそのパソコンで現在実行中の作業を管理する機能のこと。パソコンで起動させていたアプリが、急に動かなくなってしまったときなどに重宝する機能です。使用する場合には、Ctrlキー・Altキー・Deleteキーの3つを全て同時に押すと、すぐにタスクマネージャーが立ち上げられます。
また、「タスクスケジューラ」も便利な機能です。設定しておいたタスクを自動で繰り返しができる機能で、何度も定期的に行いたい作業がある場合に活用できます。
スマホにおけるタスクの機能
スマホを利用する際に使う「タスク」の言葉の意味は、実行しているアプリのことです。画面に見えなくても、アプリが実行中となっていることも。
タスクがたくさん溜まっていると、スマホ自体の処理速度が遅くなってしまうため、予防・改善したい場合にはタスクの削除を行います。
タスクの3つの類義語とそれぞれの違い
タスクとよく似た3つの言葉があります。それぞれの意味と違いを確認しましょう。
1.ToDo
「するべきこと」という意味を持つToDoも、タスクの類義語です。この言葉も小さな単位の作業だという点ではタスクと似ています。
違う点は、タスクよりもToDoのほうがさらに細かく分けられた作業であることです。また、ToDoにはやり終える期限はないものの、タスクには期限が決まっているという違いがあります。
2.スケジュール
「予定」「日程」という意味を持つスケジュールも、タスクに似た言葉です。スケジュールは、何日の何時から何時まで対応するといったように、行う時間がはっきりと決められていること。
それに対してタスクの場合、何時までに対応するというような、終わるまでの期限が定められている作業のことを指します。
3.プロジェクト
プロジェクトも、タスクに少々似ています。「達成するべき業務」という意味を持つプロジェクトですが、その当てはまる業務の規模がタスクよりも大きいです。
プロジェクトは商品開発や他の会社との契約受注、土地開発事業など、大きな目標達成のために行う業務の全てを指しています。対して、タスクはその業務のために必要となる一つひとつの作業のこと。
つまり、プロジェクトは社内で目標とするような大きな仕事であり、その中にたくさんの小さなタスクが含まれ、タスクを完了するために更に小さなToDoを行うという全体像になります。
効果的にタスク管理をする2つのポイント
一つひとつのタスクを管理できれば、やり忘れや期限切れがなくなり、仕事がスムーズにできるようになります。効果的なタスク管理のためには、下記の2つのポイントが重要です。
- タスクを書き出し、分類すること
- タスクの期限と優先順位を決定すること
それでは、それぞれどうすればいいのかを確認しましょう。
1.タスクを書き出し、分類すること
タスク管理を行うためには、まずはタスクの書き出しを行いましょう。自分がやるべきタスクがわかっていなければ、それを管理もできません。やり忘れてしまう業務が出ないよう、書き出した後にも全ての作業が書かれているかを確認するのがポイントです。
その後、書き出した作業を分類します。この分類の仕方は自分が仕事をしやすいようになっていれば結構です。取引先ごとに分けたり、業務の内容に合わせて分けたり、作業を行う場所ごとに分けたりなど、自分にとって便利な状態にしましょう。
2.タスクの期限と優先順位を決定すること
書き出し・分類が終わったら、タスクの期限やその優先順位の決定を行います。一つひとつのタスクについて、いつまでに終わらせなければならない作業なのか確認します。特に期限が決められていないタスクであれば、一応の目安となる期限をこの時点で決定しましょう。
タスクごとの期限の決定までできたら、優先順位を定めていきます。優先順位の決定をする際に押さえておくべきポイントは、タスクの期限とそのタスクの重要性の両面を確認して、判断することです。
すぐに実施しなければならない、といった事情がなくとも、よく検討しておくべきものもあります。タスクの期限だけを見ていると、重要なものが後回しになり、細かな部分まで考慮しないままやっつけ仕事になってしまうことも。やるべき期限・重要度それぞれを把握するようにしましょう。
スムーズなタスク管理のためには、進歩状況の確認も重要となります。これらを簡単に行えるよう、タスク管理に特化したアプリの活用がおすすめです。ツールをうまく使うことで、タスクの把握や進歩状況の確認に役立ちます。
ツールによっては自身のタスク管理だけではなく、一緒に仕事をしているチーム全体のタスクの管理ができるものも。ちょくちょくと確認しなくても進歩状況が理解できるため、連絡が煩雑にならない、チーム内での仕事の理解や助け合いがしやすいなどがメリットといえるでしょう。
最後に
今回は、タスクがビジネス用語として、コンピューター関連の用語としての場合で違った意味になることを紹介しました。ビジネスでは「仕事をする上で必要となる作業」のこと、IT関連では「コンピューターの処理の最小単位」として、それぞれを意図する内容が異なります。
さらにパソコン・スマホにおける意味合いも変化するため、意図する内容が間違って受け取られることのないよう、意味を把握して正しく使いましょう。
なお、タスク管理を効果的に使うと仕事の効率アップに繋がります。タスクの書き出し・分類・期限の確認・優先順位の決定、便利なツールを効果的に活用する、といったポイントを押さえて、仕事がやりやすい状態を整えましょう。
