コピー機を購入したりリース契約を結んだりした際に、一緒にメンテナンス契約について紹介されることが多いでしょう。メンテナンスに関する契約は3種類ありますが、ほとんどの場合には、その1つの「カウンター方式」の契約が選ばれています。今回は、そんなコピー機のメンテナンス契約についての解説です。

コピー機のメンテナンス契約の3つの種類それぞれの特徴や、どんな場合にどの方式のメンテナンス契約を選ぶのがおすすめなのか、またコピー機のメンテナンスボックスなどをチェックしていきましょう。

コピー機のメンテナンス契約の方法とは？

コピー機の購入などをした場合には、ほとんどの人がメンテナンス契約をしています。メンテナンス契約の3つの方法とはどんなものか、またコピー機がなるべく壊れないようにするために使用の際に気を付けたいポイントなどをチェックしていきましょう。

保守契約の種類とは？

コピー機の保守契約・メンテナンス契約とは、修理やメンテナンスなどが必要になった際に技術者を派遣・対応にあたってもらうための契約です。「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の3種類から選べますが、多くの方がカウンター保守を選んでいます。

もしもメンテナンス契約をしていない場合には、故障などで修理対応となると部品代や技術員の派遣費用がかかります。1回の修理で10万円ほど必要になることも。さらにメンテナンス契約をしていない所に修理をしに来てもらえる業者が少なく探すのが大変になること、見つかっても修理に来てもらえるまでに時間がかかる場合があるため、メンテナンス契約をしておくといいでしょう。

それでは、それぞれのメンテナンス契約の特徴を紹介します。

カウンター保守

まずは最も選ばれているカウンター保守からチェックしていきましょう。8割以上もの会社が選んでいるといわれているこの保守方法は、コピーやFAXなどで「毎月使っているプリント出力枚数に合わせて、その分の料金を支払う」タイプのメンテナンス契約です。販売やリースを行う会社と、モノクロ印刷やカラー印刷のプリント単価を先に設定しておきます。

実際に使うとコピー機自体が印刷枚数をカウントしていくため、その枚数に合わせて料金が発生するシステムです。この保守契約ではトナーなど消耗品代や部品代、メンテナンス時の出張費や交換手数料などが無料になっています。修理が必要になっても急な費用の負担はないため、安心してコピー機が使えるでしょう。

月々の印刷枚数が少ない企業であれば、保守契約は安い費用での契約にできます。これはトナーなどの消耗品代や壊れやすさなどによる差であり、月々の印刷枚数が少ないケースのほうが保守会社の負担が少なくなるためです。

キット保守

他のメンテナンス契約についてもチェックしていきましょう。キット保守やキットトナー方式と呼ばれているメンテナンス契約は「トナー代金にもともと保守費用が含まれている」方法です。そのため、このトナーを購入して使用し続けている間に故障が起こり、修理が必要になれば修理サービスを受けられます。トナーとしての費用は高くなりますが、あまりコピー機の利用がなくトナーの減りが少ない会社にはおすすめの方法といえるでしょう。

スポット保守

スポットでの保守をするメンテナンス契約も紹介します。スポット方式では、保守にかかる継続的な費用は決められていません。「故障したときに、その場その場での支払いで修理サービスを受ける」方法です。その都度支払いをするものの、保守契約をしていない場合と違って壊れたときに急にメンテナンスをしてもらえる会社を探すわけではないため安心できます。

コピー枚数や品質など企業に合わせた契約を

このように、コピー枚数などでその企業にぴったりの契約は異なります。「何かあったらそのときに支払えばいい」という企業はスポット契約でもいいでしょうし、「他の部分の費用が増えても、急な出費は抑えたい」という企業はカウンター保守かキット保守がいいでしょう。

カウンター保守なら月々の印刷枚数に合わせた金額になっているため、様々なニーズに合わせられます。またメンテナンスが受けやすくなるため、コピー品質が良い状態で使い続けたい企業におすすめです。

コピー機のメンテナンスボックスとは？

あわせて、コピー機のメンテナンスボックスとはどんなものなのか、チェックしていきましょう。

廃インクの処理がセルフでできるもの

コピー機のメンテナンスボックスとは、廃インクの処理がセルフでできるように、廃インクをためておくことができるボックスのことです。もともと廃インクの処理は自分で行えるものではありませんでしたが、このメンテナンスボックスができたことでセルフメンテナンスが可能になりました。

交換メッセージが出たらすみやかに交換を

メンテナンスボックスの交換が必要になった場合には「交換してください」というメッセージの表示が出ます。そのメッセージが出たら、すみやかに交換をしましょう。通常はこの交換メッセージが出てからの対応で大丈夫です。メンテナンスボックスの空き容量が気になる場合には「消耗品情報」などから確認できます。

メンテナンスボックスを交換する際は、インクカートリッジやトナーの交換と異なり、交換するために必要な工程が多くあるため注意しましょう。新しいメンテナンスボックスには、裏側の穴のようになっている部分に薄いフィルターが貼ってありますが、これは装着させたときに自然と破れるようになっています。そのためフィルターは剥がさないままでコピー機に装着させるようにしてください。

コピー機やメンテナンスボックスの種類によって交換の仕方が多少異なるため、詳しくはそれらの説明書を確認しましょう。

最後に

今回はコピー機のメンテナンス契約の詳細やメンテナンスボックスについて解説しました。コピー機のメンテナンス契約には「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」の3種類があります。それぞれに違ったニーズに応えられるものなので、特徴に合わせて自社にあったものを選びましょう。

また、コピー機は自分でのメンテナンスも重要です。本格的なメンテナンスは作業員を呼んで定期的にやってもらうことになりますが、コピー機にほこりが溜まらないように日頃の掃除を行うなど、自分でできるメンテナンスも心がけましょう。