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報連相はもう古い?目的と重要性を再認識して仕事に役立てよう

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公開日: 2021.03.27
更新日: 2021.06.16

報連相は報告・連絡・相談のことで、ビジネスに必要なスキルです。古くから行われている方法ですが、その必要性は現在でも変わりありません。

本記事では、報連相の意味や目的、重要性について紹介します。報連相の意義を再認識し、ぜひ仕事に役立ててください。

目次
目次

報連相の意味と目的とは?

報連相とは何か、その意味と目的、正しく行う方法について紹介します。 

報連相とは?

報連相とは「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった言葉で、それぞれ次のような内容です。

報告:仕事の進捗状況やトラブルなど、結果についての情報を伝えること

連絡:主に変更があった情報や今後の予定を共有すること

相談:時発生した問題について情報を共有し、アドバイスをもらうこと

仕事では当たり前とも思われることですが、実際にはうまく行われていないケースも少なくありません。それ自体は難しいことでなくても、人間関係などがスムーズな報連相を妨げる原因になっている場合もあります。

報連相の方法 

報連相を行なっていても、正しい方法で行われなければ情報の共有はうまくできません。まずは「報告」「連絡」「相談」の正しい方法を理解しましょう。

「報告」は主に上司に行うものです。上司は報告を受けて判断を下し次の行動を考えます。結論を早く知りたいと思うでしょう。そのため、報告するときは結論を先に述べ、そのあとに経緯などを説明することが大切です。忙しい時間を無駄にしないよう、簡潔に報告しましょう。

「連絡」は必要な人すべてに行います。連絡方法は内容に合わせて変え、緊急の場合は必ず口頭や電話で行いましょう。重要な内容や、口頭では間違いが起こる可能性があるものは文書で連絡します。文書やメールで連絡したときは、相手に伝わっているかもしっかり確認しなければなりません。

「相談」は、わからないことがあったら必ず行うようにしましょう。1人で悩むよりも早く解決します。相談するときは、何に困っているのかを整理して行うことが大切です。また、問題を起こしたときやミスをしたとき、1人で解決しようとするのはやめましょう。問題をさらに大きくしてしまう可能性があります。

仕事の内容について相談するときは、必ず指示を出した上司に相談しましょう。担当しない先輩などに相談するのは避けてください。仕事の内容をよく知らず間違ったアドバイスをされるかもしれないためです。

情報の共有が目的

報連相の目的は情報の共有です。会社組織の仕事はひとりで完結するものは少なく、他の社員と連携して進めます。お互いが協力し合い、業務をスムーズに行うためには情報共有が欠かせません。社員同士の円滑な情報共有の役割を果たすのが報連相です。

すべての社員が報連相を正しく行えることが、業務をスムーズに進めて生産性を高めるポイントといえるでしょう。

「かくれんぼう」との違い

最近では報連相に代わるものとして「かくれんぼう」が注目されています。

かくれんぼう」とは「確認」「連絡」「報告」のことで、報連相の「相談」を「確認」に変えたものです。「相談」は相手の指示を待つ受け身な方法ですが、「確認」は問題に対する解決案も提示する点で主体性があります。「確認」の方が自主的な人材を育てられるというわけです。

「かくれんぼう」も報連相の仕組みと変わりなく、相談の仕方を工夫すればよいといえるでしょう。

報連相が重要である3つの理由

報連相は組織で仕事を行ううえで重要ですが、その理由は主に3つあります。

1.業務を円滑に進める

報連相がうまく機能していない職場は情報が行き渡らず、認識の違いが起こりやすいです。業務がうまく進まなくなり、生産性も低下するでしょう。情報の共有ができないことは、取引先との関係にも影響を与えます。業務を円滑に進めるためには、報連相の徹底が不可欠です。

2.安心して仕事ができる

的確なタイミングで報連相が行われる習慣があれば、各自が安心して仕事ができます。他の人の仕事を気にせず、自分の仕事に専念できるでしょう。情報が共有されていることで、取引先や顧客への対応もスムーズに行われます

3.問題が起きたときも適切に対応できる 

問題が起きたときでも、報連相が徹底されていれば速やかに対処できます。問題が大きくなる前に解決でき、重大なトラブルは起きづらいでしょう。たとえ小さなミスでも報告・相談を常態にすることが大切です。

報連相ができないのはどうして?

報連相の仕組みは機能していても、なかにはうまくできない社員もいます。できない理由はなんでしょうか?

自分でなんとかしようとする

報連相ができないのは、何かあっても自分でなんとかしようとすることが原因の一つにあげられます。「これぐらいのこともできないのか」と思われたくない自尊心が働き、自分1人でやり遂げようとするのです。

このような社員には、相談することが弱みを見せることではなく、業務遂行上の義務であることを理解させなければなりません。また、報連相を毎日の日課として、退勤時に必ずその日の報告を行うなどルールを作ることも大切でしょう。

時間を取らせることを遠慮してしまう

「相談するのは迷惑なのではないか」という心理が働く場合もあります。忙しいときに邪魔になると遠慮してしまうのです。日ごろ上司に注意されることが多い社員にありがちです。いつも忙しそうにして話しかけてもこちらを見ない、返事をしないといった上司の場合、部下は報告を躊躇してしまう可能性があります。

報連相を怠る部下がいる場合、自分にそのような傾向がなかったか考えてみるとよいでしょう。相談を受けたら、相手の目を見て話を聞く姿勢を見せるようにしてください。部下が安心して報連相を行えるようになれば、業務も円滑に進みます。

最後に

報連相は業務をスムーズに行うために欠かせない仕組みで、今でもその重要性は変わりません。しかし、報連相を行う習慣はあっても、正しい方法で行わなければうまく機能しないでしょう。情報が共有されていないと感じる場合、自社で報連相が正しく行われているかを確認してみるとよいでしょう。