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スケジュール管理ができない!改善のコツと上司が部下に改善させる方法

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公開日: 2020.12.18
更新日: 2022.01.21

スケジュール管理が苦手な人は多いものです。いつもぎりぎりになってしまうため早めに終わらせようと考えているのに、なぜできないのでしょうか。

スケジュール管理が苦手な人がうまく管理できるようにするためには、気を付けるべきポイントがあります。スケジュール管理を改善するためのコツとおすすめのツール3選、さらにスケジュール管理ができない部下に対して改善させる方法などを確認していきましょう。

目次
目次

スケジュール管理できないことによるデメリット

スケジュール管理ができないことには、様々なデメリットがあります。スケジュール管理ができない場合どんなことに影響が出てしまうのか、見ていきましょう。

いつも余裕がない状態になる

スケジュール管理ができないと、時間が足りなくて焦ってしまうことが多くなってしまいます。いつも余裕がない状態になるため心身への負担も大きく、仕事はとりあえず最低限こなす程度になりやすいです。

さらに仕事内容ができあがってからのチェックの時間が十分に取れません。そのためスケジュールに間に合わないことがあるだけではなく仕事のクオリティも落ちてしまいます。

社内外からの信頼を失う

スケジュールに遅れることが多くなり、仕事のクオリティ自体も低いような状態では、周りからの信頼もなくしてしまうでしょう。「あの人に任せるといつ仕事ができあがってくるかわからない」と思われてしまっては、取引先からも重要な仕事を任されることがなくなってしまいます。

このようにスケジュール管理ができないことは、自分が余計に疲れてしまうだけではなく仕事での関係にも影響が出てしまうため、スケジュール管理ができないままでいることはデメリットでしかありません。

スケジュール管理ができるようになるには

このように、スケジュール管理ができないことは仕事上でも大きな問題があります。それではスケジュール管理ができるようになるにはどのようなポイントに気を付ければいいのか確認していきましょう。

やることを洗い出し、必要な時間を確認

スケジュール管理ができない人は、自分がやるべきことが整理できていない場合が多いです。やるべきことがわかっていないと自分がなにから始めたらいいかわかりません。気になった仕事から何となくこなしていくことになるため、早く終わらせなければいけないものが後回しになることもあります。

また新しい仕事を入れるときにもどれほどの仕事をこなせるのかがわからず、調整がしにくくなります。まずはやるべきことをすべて洗い出し、それぞれに必要となる時間を確認することが重要です。

優先順位を判断

自分のやるべきことを洗い出して、かかる時間を確認したら、そのあとにそれぞれの優先順位を確認していきましょう。

優先順位を付けることで、先に締め切りが来るものやできる限り早めに対応しておかなければならない仕事からちゃんと対処ができるようになります。仕事の難易度や成功した場合の効果なども考えて、優先順位をつけると良いでしょう。

完璧さを追求しすぎない

スケジュール管理ができない人は、「完璧な仕事」を追い求めてしまう人が多いです。仕事を100%完璧な状態にしようとすると仕事の進みが遅くなってしまい、締め切りに追われてしまうことに。しかもその完璧にしようとした仕事も最終的に焦った状態で行うせいで見返す時間が無くなり、時間をかけたのにクオリティが低い仕事になってしまいかねません。

完璧さを追求しすぎないである程度のクオリティを目指すようにしてスピードを上げた方が、たくさんの仕事をこなせる上にクオリティも下がらないため、ビジネスでは重宝される社員となりやすいでしょう。

期日前に自分の締め切りを作る

締め切りの期日に合わせようとして仕事をしていると、締め切りぎりぎりまで仕事をすることが多くなります。実際の期日前に自分の中での締め切りを作ることで、実際の期日よりも早めに対応を終えられるようになるでしょう。締め切り前に終わらせておく習慣作りにも役立ちます。

上司として部下のスケジュール管理を改善させる方法

部下のスケジュール管理に悩む上司の方もいるのではないでしょうか?
スケジュール管理では、自分が苦手だと「部下にどうやってスケジュールを管理させようか」と悩む場合もあります。上司として部下のスケジュール管理を改善させる際には、まずは上記のポイントを確認させるようにしましょう。
部下とのコミュニケーションの方法を中心に改善していくためのポイントを紹介していきます。

部下にとって無理なスケジュールではないか確認する

仕事の大きさや部下のキャパシティによっては、無理なスケジュールになってしまっている可能性も考えられます。
スケジュールを気にするあまりクオリティが落ちてしまっては元も子もありません
人によって得意な仕事・苦手な仕事があるため、部下にとって無理なスケジュールではないかを確認することはとても大事です。
「このスケジュールで大丈夫?」
「この仕事で不安な所ある?」
このような何気ないコミュニケーションを部下と取っていくことで、部下は100%仕事に集中することができ、無理な範囲は手伝うことでスケジュール的にも余裕を持って仕事をすすめることが出来るわけです。

部下に対して積極的にコミュニケーションを取る

部下とのコミュニケーションを普段から取っていない場合、どのような関係性になってしまうでしょうか。
「上司」と「部下」という立場上、部下からしたら提案や意見はしにくいものですよね。
部下に対して積極的にコミュニケーションを取っていくことで、話しやすく相談しやすい関係を築く事ができるようになります。
そのような関係を保つことで、上に話したようなスケジュールの相談もしやすくなり、部下のスケジュール管理を改善していくことに繋がるのです。

進捗をこまめ確認する

期限が決められている仕事に対して、進捗を確認をすることはとても大切になります。
進捗がわからなければ、遅れているのか、進んでいるのかを把握することは出来ません。
上司として仕事の進捗をこまめに確認してあげることで、スケジュールに関する問題や仕事の不安点などを洗い出すことが出来ますよね。
結果として部下のスケジュール管理を改善することが出来るようになります。

部下の仕事に対するモチベーションを確認する

仕事に対するモチベーションが低い場合、上司のあなたでも作業スピードが遅くなるときがあると思います
部下にとって苦手な仕事は、どうしても作業が遅くなってしまうものです。
部下の仕事に対するモチベーションを確認することで、「どう手伝っていけばいいか」「どのようにモチベーションを上げていけばよいか」という改善点が明確になります。
そのような点を少しずつ改善じていくことで仕事のスピードが早くなり、スケジュールに余裕を持つことに繋がります。

スケジュール管理におすすめのツール6選

タスク管理やスケジュール管理には、現在も様々なサービスやスマホアプリの開発が進められています。
あなた個人やチームの使用用途に合わせて使い分けていくのもおすすめです。
スケジュール管理ができるようになる、おすすめのツール6選を紹介します。

Googleカレンダー

Googleのアカウントを持っている人なら、Googleカレンダーはすぐに使用可能です。ほかの人ともスケジュール共有できるため、部下のスケジュール管理にも便利です。メモ機能なども使えます。

Trello

Trelloは付箋のような形でタスクを管理できるツールです。スケジュールとマイルストーンもタスクに設定可能で、有料版は機能が増えてガントチャートやチャット機能ができるようになります。視覚で理解できるようになるため、スケジュール管理がしやすいです。

TimeTree

TimeTreeではメンバーを自分で決めてグループ作成し、グループ内でスケジュールの登録が可能です。合計で200名までグループに登録可能。様々な人とスケジュールの共有ができ相手の予定がわかったうえで話を詰めていけるため、仕事をスムーズに進められます。

シフトボード

シフトボードは、主にアルバイトの収入管理などを目的にリリースされたスマホアプリです。
最近ではリモートワークも増えた上、勤務時間が安定しない場合もあるのではないでしょうか。
シフトボードでは勤務時間・休憩時間を細かく設定できる上、アプリを開いた時に表示されるカレンダーで仕事がある日・時間がひと目で分かります
給料計算も自動でしてくれるアプリのため、受託で仕事をやっている方は特におすすめのアプリです。

asana

asanaはプロジェクト管理に特化したサービスです。
チーム上でタスクを設定できる上、サブタスクで細かく仕事内容を分けることが出来るためスケジュール管理がしやすく、シンプルな見た目で使いやすいことが特徴になります。

・リスト
・ボード
・タイムライン
・カレンダー

の4つの管理の方法があり、タスク内容によって管理の仕方を変えられるというメリットも。
さらにタスクごとに「タグ」や「優先度」を設定できるため、仕事の振り分けや早急な仕事もひと目でわかりやすく管理できるようになります。

Notion

Notionの大きな特徴として、関数やデータベースを利用して多種多様な使い方が出来る事が挙げられます。
タスク管理・スケジュール管理や社内wikiの作成、チームでのプロジェクト管理なども行えつ幅広さがあります。
プログラマーの方にとっては、とても便利な機能が揃っていますがシステムを理解するまでに少し時間がかかる場合があります。
その時は配布されているテンプレートやYoutube等での解説を見ると自分好みのNotionを作っていくことが出来るのでおすすめです。

Notionのテンプレートは、「Notion テンプレート」で検索すると無料配布されているテンプレートからYoutubeで紹介されているものなど、さまざまなものを閲覧することが出来ます。

また、Notionを利用した外部サービスとして、Notionで作成したドキュメントをスライド資料として生成してくれるものや、グラフ・チャートを作成してくれるものまで幅広く展開されています。

近々Notionを利用した新たなプラットフォームも展開されるかもしれません。

自分にあったドキュメントを自作するのもいいですし、テンプレートをチェックして自分に合ったものを使うのもおすすめです。

どうしてもできないなら病気が理由の場合も

これらの様々なポイントを踏まえても、どうしてもスケジュール管理ができない人もいるでしょう。自分でどれだけ注意していても直せないなら、病気が理由となっている可能性もあります。

発達障がいのひとつであるADHDだと注意力の欠如が特徴であるため、気を付けていても直せないケースがあるのです。ADHDは大人になってから確認されることがあるため、普通に生活できている人でも実は症状が出ている場合があります。どうしてもできない場合にはあまり自分を追い詰めすぎず、ADHDのチェックをしてみましょう。

最後に

今回はスケジュール管理が苦手な人に向けた様々な対処法から部下に対するコミュニケーション方法などを紹介してきました。

ここで改めて今回の記事の内容をおさらいしていきましょう。

「スケジュール管理が出来ないことによるデメリット」
・自分に余裕がなくなってしまう
・社内からの信用を失ってしまう

「スケジュール管理が出来るようになるには」
・やることを洗い出し、必要な時間を確認する
・優先順位を判断する
・完璧さを追求しすぎない
・期日前に自分の締め切りを作る

「上司として部下のスケジュール管理を改善させる方法」
・部下にとって無理なスケジュールではないか確認する
・部下に対して積極的にコミュニケーションを取る
・進捗をこまめに確認する
・部下の仕事に対するモチベーションを確認する

「スケジュール管理におすすめのサービス・アプリ」
・Googleカレンダー
・Trello
・TimeTree
・シフトボード
・asana
・Notion

このように、スケジュール管理が苦手なままでは様々なデメリットがあります。今回紹介した内容を確認し、管理しやすくなるポイントに気を付けたりツールを利用したりして、うまくスケジュール管理ができるようになりましょう。


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