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スケジュール管理ができない!改善のコツと上司が部下に改善させる方法

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公開日: 2020.12.18
更新日: 2021.06.16

スケジュール管理が苦手な人は多いものです。いつもぎりぎりになってしまうため早めに終わらせようと考えているのに、なぜできないのでしょうか。

スケジュール管理が苦手な人がうまく管理できるようにするためには、気を付けるべきポイントがあります。スケジュール管理を改善するためのコツとおすすめのツール3選、さらにスケジュール管理ができない部下に対して改善させる方法などを確認していきましょう。

目次
目次

スケジュール管理できないことによるデメリット

スケジュール管理ができないことには、様々なデメリットがあります。スケジュール管理ができない場合どんなことに影響が出てしまうのか、見ていきましょう。

いつも余裕がない状態になる

スケジュール管理ができないと、時間が足りなくて焦ってしまうことが多くなってしまいます。いつも余裕がない状態になるため心身への負担も大きく、仕事はとりあえず最低限こなす程度になりやすいです。

さらに仕事内容ができあがってからのチェックの時間が十分に取れません。そのためスケジュールに間に合わないことがあるだけではなく仕事のクオリティも落ちてしまいます。

社内外からの信頼を失う

スケジュールに遅れることが多くなり、仕事のクオリティ自体も低いような状態では、周りからの信頼もなくしてしまうでしょう。「あの人に任せるといつ仕事ができあがってくるかわからない」と思われてしまっては、取引先からも重要な仕事を任されることがなくなってしまいます。

このようにスケジュール管理ができないことは、自分が余計に疲れてしまうだけではなく仕事での関係にも影響が出てしまうため、スケジュール管理ができないままでいることはデメリットでしかありません。

スケジュール管理ができるようになるには

このように、スケジュール管理ができないことは仕事上でも大きな問題があります。それではスケジュール管理ができるようになるにはどのようなポイントに気を付ければいいのか確認していきましょう。

やることを洗い出し、必要な時間を確認

スケジュール管理ができない人は、自分がやるべきことが整理できていない場合が多いです。やるべきことがわかっていないと自分がなにから始めたらいいかわかりません。気になった仕事から何となくこなしていくことになるため、早く終わらせなければいけないものが後回しになることもあります。

また新しい仕事を入れるときにもどれほどの仕事をこなせるのかがわからず、調整がしにくくなります。まずはやるべきことをすべて洗い出し、それぞれに必要となる時間を確認することが重要です。

優先順位を判断

自分のやるべきことを洗い出して、かかる時間を確認したら、そのあとにそれぞれの優先順位を確認していきましょう。

優先順位を付けることで、先に締め切りが来るものやできる限り早めに対応しておかなければならない仕事からちゃんと対処ができるようになります。仕事の難易度や成功した場合の効果なども考えて、優先順位をつけると良いでしょう。

完璧さを追求しすぎない

スケジュール管理ができない人は、「完璧な仕事」を追い求めてしまう人が多いです。仕事を100%完璧な状態にしようとすると仕事の進みが遅くなってしまい、締め切りに追われてしまうことに。しかもその完璧にしようとした仕事も最終的に焦った状態で行うせいで見返す時間が無くなり、時間をかけたのにクオリティが低い仕事になってしまいかねません。

完璧さを追求しすぎないである程度のクオリティを目指すようにしてスピードを上げた方が、たくさんの仕事をこなせる上にクオリティも下がらないため、ビジネスでは重宝される社員となりやすいでしょう。

期日前に自分の締め切りを作る

締め切りの期日に合わせようとして仕事をしていると、締め切りぎりぎりまで仕事をすることが多くなります。実際の期日前に自分の中での締め切りを作ることで、実際の期日よりも早めに対応を終えられるようになるでしょう。締め切り前に終わらせておく習慣作りにも役立ちます。

上司として部下を改善するなら

スケジュール管理では、自分が苦手だと、「部下にどうやってスケジュールを守らせようか」と悩む場合もあります。上司として部下のスケジュール管理を改善させる際には、まずは上記のポイントを確認させるようにしましょう。さらにスケジュール管理アプリを使うのもおすすめです。

また、部下と良好な人間関係をたもつことも改善の意思を持ってもらうために重要です。部下がこなしきれない量の仕事を受け持ってしまっても、上司とコミュニケーションが円滑な状態であれば相談しやすくなります。早めに相談してもらえるようになることで、他の人に仕事を振り分けるなどの対処ができるでしょう

スケジュール管理におすすめのツール3選

スケジュール管理ができるようになる、おすすめのツール3選を紹介します。

Googleカレンダー

Googleのアカウントを持っている人なら、Googleカレンダーはすぐに使用可能です。ほかの人ともスケジュール共有できるため、部下のスケジュール管理にも便利です。メモ機能なども使えます。

Trello

Trelloは付箋のような形でタスクを管理できるツールです。スケジュールとマイルストーンもタスクに設定可能で、有料版は機能が増えてガントチャートやチャット機能ができるようになります。視覚で理解できるようになるため、スケジュール管理がしやすいです。

TimeTree

TimeTreeではメンバーを自分で決めてグループ作成し、グループ内でスケジュールの登録が可能です。合計で200名までグループに登録可能。様々な人とスケジュールの共有ができ相手の予定がわかったうえで話を詰めていけるため、仕事をスムーズに進められます。

どうしてもできないなら病気が理由の場合も

これらの様々なポイントを踏まえても、どうしてもスケジュール管理ができない人もいるでしょう。自分でどれだけ注意していても直せないなら、病気が理由となっている可能性もあります。

発達障がいのひとつであるADHDだと注意力の欠如が特徴であるため、気を付けていても直せないケースがあるのです。ADHDは大人になってから確認されることがあるため、普通に生活できている人でも実は症状が出ている場合があります。どうしてもできない場合にはあまり自分を追い詰めすぎず、ADHDのチェックをしてみましょう。

最後に

このように、スケジュール管理が苦手なままでは様々なデメリットがあります。今回紹介した内容を確認し、管理しやすくなるポイントに気を付けたりツールを利用したりして、うまくスケジュール管理ができるようになりましょう。