「少しでも業務の効率アップを図りたい」「経費削減をしたい」そういった考えの企業におすすめなのがFAXの電子化です。ビジネスでのペーパーレス化やテレワークを推進する企業が増えていることもあり、より効率的に情報やデータを管理できるFAXの電子化を導入する企業も急増中。しかし、FAXの電子化とは一体どういうものなのかわからないという担当者も少なくありません。

そこで、この記事ではFAXの電子化で得られるメリットと合わせて、おすすめのFAX電子化サービス18選を紹介します。これまでの手間や経費を各段に削減してくれるFAX電子化で無駄やロスをカットして業務効率化を図りましょう。

FAX 電子化とは

FAXの電子化とは、従来、紙での取り扱いだったFAXをデータとして受信・送信することです。また、FAXをPDF化するためインターネットFAXとも言われます。

これまで、受信したFAXは紙で出力し、送信するFAXはわざわざデータをプリントアウトして送信しなければなりませんでしたが、FAXを電子化することでこれらの手間を一切カットできます。また、受信・送信した紙の保存の手間や情報の検索も大幅に簡略化。

また、データ化することで必要な情報を社内で共有しやすくなります。出先などでもFAXの内容を確認できるなど様々なシーンでビジネスの進行もスムーズに。それだけでなく、紙に出力するFAXと比べて紛失や盗難などの情報漏洩リスクを軽減することもできます。

このように、FAXを電子化は、紙を使ったFAXに掛けてきた手間・時間・費用等を一気に削減することができるだけでなく、ビジネスチャンスをがっちり掴めるようサポートしてくれる画期的な方法なのです。

FAX 電子化の選び方

次に、FAX電子化を導入する際に重視すべき10個のポイントを解説します。

（１）初期費用
（２）料金
（３）送受信の機能
（４）送信料金
（５）FAX検索機能
（６）海外への送受信
（７）受信料金
（８）マルチデバイス対応
（９）対応ファイル
（１０）無料トライアル

様々なFAX電子化サービスが登場しているため、どれを選べばよいか迷ってしまう企業も少なくありません。そこで、次の重要な10点を確認して選びましょう。

（１）初期費用

いくら良いサービスであっても、膨大な初期費用が掛かってしまうのは健全な経営にとってマイナスです。

FAXを電子化するために高額な機材が必要になるものなどを避け、既存の機器等を生かせるものや導入費用の掛からないものを選びましょう。

（２）料金

FAX電子化サービスは料金も様々であり、利用できる機能も様々です。無駄のない経営を行うなら、必要な機能だけを提供するサービスを選ぶのが賢い選択。業務に合ったサービスを選ぶことでFAX電子化に月々かかるコストも大幅に削減が可能です。

（３）送受信の機能

FAX電子化サービスは、送受信ができるもの、送信のみ、受信のみのものから選ぶことができます。

受信することが多い企業には受信機能のみ、送信することが多い企業は送信機能のみなど用途に応じて選びましょう。

不要な機能にかかる経費は無駄以外の何物でもありません。必要な機能が付いているものを選びましょう。

（４）送信料金。

サービスによっては一定の枚数までは無料もしくは料金に含まれており、それをオーバーすると1枚ごとに料金が加算されるものがあります。また、料金を設定せず、毎月使った分だけの料金が発生するサービスも。

自社のFAX送受信状況を把握し、どのサービス・料金プランが最適かを確認・分析して選ぶようにしましょう。

（５）FAX検索機能

FAXの内容を電子化することで得られる大きなメリットの1つが、必要な情報を簡単に探せる検索機能です。

紙にプリントアウトしていた従来のやり方では、必要な情報を見つけるのに多大な手間と時間がかかってしまっていました。

その問題を解決するため、FAXの電子化サービスはキーワードや日付などで絞り込める検索機能が付いているものを選びましょう。手間や時間の大幅削減が可能になりますし、出先からもすぐに必要な情報が得られることになり、迅速かつ柔軟な対応が可能になることはビジネス上かなり有利になります。

（６）海外への送受信

グローバル化が進む中、日本国内だけでなく海外で行うビジネスも活発になっています。そのため、海外との取引のある企業は海外への送受信が可能なFAXの電子化サービスを選びましょう。

ちなみにFAXの電子化サービスなら時間や場所を問わずに受信したFAXを確認できるので、時差のある国からのFAX受信も自宅や外出先などオフィスの外からも確認できるというメリットがあります。

（７）受信料金

FAXの電子化サービスには、送信する時だけでなく受信する時にも料金がかかるものもあります。受信することが多い企業にとっては受信の度にかかる料金も気になるものです。FAX電子化することで料金が増えたということになっては、導入の意味がありません。

受信料が無料、もしくは一定枚数まで無料など様々なので、受信の際の料金がいくらになるかも確認しましょう。

（８）マルチデバイス対応

オフィスではない場所からもスマートフォンやタブレットなどからリアルタイムで受信状況や受信したFAXをPDFのや画像で確認ができれば、一刻を争う状況時も素早く対応できて安心です。

FAX電子化サービスはマルチデバイス対応のものにすることで得られるメリットは計り知れません。

（９）対応ファイル

FAXの電子化サービスでどんなファイルをの送受信が可能かは必ず確認しておきましょう。

Word・Excel・PowerPointやPDFなど、ビジネスによって多用するファイルは異なります。どんなものに対応しているかを確認しておけば、送受信の際に手間取ることはありません。

（１０）無料トライアル

初めて導入するサービスが自社に合っているかどうかはやはり使ってみないとわかりません。無料トライアルがあれば気軽に試せますし、万が一合わなかった場合も負担はゼロ。無料トライアルがなくても、無料で使えるプランがあれば試してみて、相性が良いなら有料プランに変える方法もおすすめです。

FAXの電子化サービスおすすめ商品18選

次に、FAX電子化に最適なおすすめ商品18選を紹介します。

それぞれ、送信が多い企業、受信が多い企業、どちらも多い企業などにぴったりの商品ばかり。より使い勝手の良い商品で経費削減・業務効率化を図りましょう。

最後に

業務の効率化やペーパーレスの推進に役立つFAXの電子化サービスを紹介しました。

FAX電子化サービスを利用することでFAXをより効率的にビジネスの発展に役立てることができるようになります。さらに、経費削減・エコなどFAXの電子化にはメリットばかり。まだそれほどFAX電子化サービスの数は豊富ではありませんが、今登場しているサービスの中にもニーズにマッチするサービスが必ずあるはずです。

ぜひFAXの送受信の手間や管理・活用方法、コストや情報漏洩などに頭を悩ませている企業は、FAXの電子化で一気にそれらの問題解決を図りましょう。