入社してまだ間もないのに、議事録の作成を任されると慌ててしまいますよね。特にこれまで作成したことがない場合は、何から始めていいかと迷ってしまうでしょう。
議事録を作成するには準備が必要であり、会議中はしっかりメモをとって手早くまとめなければなりません。
今回、この記事では議事録を作成するために必要な準備や、記載しなければならない項目、上手に作成するコツについて紹介します。
議事録を作る目的とは
議事録は書くべき項目がほぼ定型化しており、会社によっては決まったフォーマットを用意しているところもあります。形式的には特段難しい書類というわけではありませんが、会議の内容を要領よくまとめ、正確に書く必要があるでしょう。
議事録を書くのは初めてという人のために、ここではまず、議事録を作成する目的とは何か見ていきます。
関係者全員と会議の決定事項を共有する
会議での議論が活発になればなるほど、そのときの記憶は曖昧になりやすいもの。議事録には文書で重要事項を再確認するという役割があります。
また、会議には関係者がすべて出席するとは限りません。欠席した関係者にも会議の内容を周知する必要があります。議事録には、会議で議論されたことを関係者全員で共有するという重要な役割があるのです。
明確に「誰が何を言ったか」を記録する
人の記憶は時間とともに薄れ、会議の発言も誰が何を言ったかが曖昧になってきます。確かな記録がないと、「言った」「言わない」の水掛け論になることも。「誰が何を言ったか」がわからないと、決定事項について責任の所在がわからなくなります。
発言者を明確にすることは、決定事項に至るまでの経緯について出席者の記憶を補うためにも大切です。
会議の決定事項が証拠として残る
議事録は会議で一定の事項が決議されたという証拠になるものです。いつどこで、誰が何を話し合ったかが記録された証拠資料として残せます。
重要な事項が会議で審議・決定されたことを証明でき、取引先との契約内容を確認する上でも重要な資料になるでしょう。証拠として残すためには、重要な事項か明記されていなければなりません。
次のアクションを明確にできる
議事録を作ることで次に行うべきことが明確になります。誰が何をいつ行うかを明らかにすることで、目的達成に向けて具体的な行動を起こすことができるでしょう。
議事録を作成するための準備
目的を果たせる議事録を作成するには、必要な事項を正確に記録しなければなりません。会議の流れは速いため、しっかり準備を整えることが重要になります。
議事録を作成するために必要な準備はどのようなものか、見ていきましょう。
会議の内容や出席者を確認する
会議の議題や内容はしっかり押さえておきましょう。これが曖昧だと、記録すべき重要なポイントを見逃してしまいます。
継続している案件についての会議の場合は、これまでに作成した議事録を参考にするのがおすすめです。新しい会議の場合は、上司や先輩などに内容を確認しておくとよいでしょう。
出席者の確認も忘れないようにしてください。別の部署の社員や外部からの出席者がいる場合は、特にチェックが必要です。どのような立場なのかを把握しておかないと、発言内容を正確に記録できないことにもなります。
議事録の構成を決めておく
できるだけ早く作成するためにも、議事録の構成はあらかじめ決めておきましょう。日時や場所、会議の目的など、事前にわかることは先に埋めておきます。会議終了後に行う作業はできるだけ少なくしておくことがポイントです。
会議の議題を記載したアジェンダを手に入れ、どのような進行になるかを確認しておくことも大切です。話の流れを把握し、余裕を持って記録できるようにしておきましょう。
ICレコーダーを用意する
記録をすべてメモに頼ると、大切な部分を聞き逃してしまう可能性があります。できればICレコーダーを用意して録音し、後から確認できるようにするといいでしょう。ただし、レコーダーの持ち込みを禁止している会議もあるため、事前の確認は必ず行ってください。
持ち込めた場合も、レコーダーだけに頼って会議の内容をおろそかにするのはNGです。書き漏らすことはありませんが、録音内容をすべて書き起こすのでは手早い作成はできません。
内容をまとめるのも大変です。あくまでもメモを中心にし、レコーダーは聞き漏らした部分の補足として使いましょう。
議事録に書く項目
議事録に記載する項目はほぼ決まりがあります。必ず書くべき項目は次の通り。事前にわかる項目は埋めて、準備しておくとよいでしょう。
会議名・日時・場所
会議名は議事録の表題として記載します。あとからすぐに参照できるよう、誰が見てもわかるように簡潔に書きましょう。
いつ、どこで行われた会議かも重要な要素です。同じ議題の会議が行われることもあるため、日時・場所をはっきり記載します。会議室の場合は部屋の名前、Web会議の場合はそれぞれの拠点（部署名や会社など）を記載してください。
参加者
会議に出席した人も漏らさず書き留めてください。敬称なしで記載しますが、外部からの出席者がいる場合は敬称を入れましょう。
役職を上から順に記載し、社外から参加する人がいる場合には、その上に記載します。作成者である自分は最後に記入しましょう。
会議を行う目的
その会議で何を達成したいのか、ゴールはどこにあるのかを明らかにします。要点を押さえて記載しましょう。アジェンダがあればそれに沿って書き、資料がある場合は「別添」として書き添えます。
議内で出た質疑応答や決定事項
議事録では、まず結論である決定事項を先に書きましょう。そのあとに決定に向けた経緯や理由を簡潔に記載します。間違いや記載漏れに注意し、内容に自信がない場合は、後から出席者に確認するようにしてください。
質疑応答は誰の発言なのかを明確にし、流れに沿って記録します。すべてを詳しく残そうとすると重要なポイントがわからなくなるため、大切な発言のポイントを押さえて記載することが大切です。
持ち越された課題または未解決な案件
持ち越された課題や解決できなかった議題があれば記録します。これは、何が残されているかを認識し、次の会議で議題にすべき項目を明らかにするためです。
会議中に行うこと
会議中は、メモを上手に取ることが重要になります。議事録に必要なのは次の3点です。
- 決定事項が正確に書かれている
- 決定事項に至る経緯や理由がわかりやすく書かれている
- 重要なポイントを押さえて読みやすい
これらが満たされている議事録を作成するためには、メモを上手に取らなければなりません。会議後にすばやく議事録を作成するためにも、メモの取り方は大切です。
ここでは、会議中のメモの取り方について紹介していきます。
メモは要点だけ簡潔にまとめる
メモは要点だけ簡潔にまとめることがポイントです。ただ発言内容をダラダラとメモするだけでは要点がわからず、わかりやすい議事録は作れないでしょう。
議題ごとにノートのページを変えるなど、後からまとめやすいように工夫します。基本的に会話は主語や目的語が省かれやすく、そのままメモを取るとあとから読んで意味がわからなくなるため注意が必要です。主語や目的語を補足し、わかりやすい文章にすることを心がけましょう。
また、発言の中に数量や日付など数字が出てくる場合、正確にメモをして議事録に盛り込むことが大切です。具体的な数字を記載することで、よりわかりやすい議事録になるでしょう。
出席者の発言内容がよくわからない場合は、できるだけその場で確認することも大切です。取引先との会議などでは、議事録の内容が契約にも影響してきます。
聞き取れなかったり、よく理解できなかったりした部分が重要な事項の可能性もあるため、確認は必ず行いましょう。
図式化してスピードを高める
会議の内容を記録するのにパソコンを使う場合もありますが、手書きなら図式化してスピードを高めることができ、視覚的にも理解しやすいためおすすめです。
出席者が議論を飛ばし合う会議では、話があちこちに飛び交います。思いもよらない方向に進む場合もあるでしょう。
手書きのメモなら、発言を箇条書きにしたり類似した内容を「〇」で囲んで分けたりすることができ、矢印でいろいろな方向を示すなど内容をわかりやすくまとめることができます。後から必要な箇所に書き加えることができるのも便利です。
図式化や書き足しなど行うために、メモには余白を残しておくのもよいでしょう。メモの半分だけを使い、片方は図や注意書きを書き入れるなどすれば、よりわかりやすくまとめられます。また、手書きは記憶に残りやすいというのもメリットです。
パソコンの方が使いやすくて速いという場合は、そちらで作成するのもよいでしょう、パソコンでの作成は、他の出席者もリアルタイムで情報を共有できるというメリットがあります。ただし、パソコンの音を気にする人もいるため注意が必要です。
パソコンで会議の記録を打ち込む際は、あらかじめ議事録のテンプレートをダウンロードしておくことをおすすめします。日時や参加者など事前にわかる情報を入力しておけば、効率よく作成できるはずです。
パソコンで作成する場合は次のようなツールもあります。議事録を作るのに慣れてきたら、使ってみるのもよいでしょう。
議事録作成ツール
会議中にWebで議事録を作成し、参加者とすぐに共有できるツールです。フォーマットに入力することで議事録が簡単に作成でき、内容の入れ替えもスムーズにできます。
参加者全員が編集できるため、認識違いや発言の漏れなどを防ぐことも可能。議事録は一覧で保存されるため、過去の会議内容の確認もできます。
音声認識ソフト
会議の音声を認識し、テキスト化するツールです。会議中に起動してリアルタイムにメンバーの発言を文字化したり、録音した音声を文字に起こしたりするものなどがあります。
誤認識した文字を修正することで学習し、変換の精度が上がる機能がついたツールもあるようです。
ドキュメント共有ソフト
Google ドキュメントやEvernoteなど、ドキュメントを管理するソフトです。議事録の作成に便利で、スマホからも編集も可能。作成した議事録は参加者と共有できます。
録音機能や音声認識機能がついたツールもあり、無料で試せるものもあるので、一度使ってみるのもおすすめです。
作成後に行うこと
会議が終了したら、すぐにメモをまとめて議事録を作成します。作成は迅速に行うのが必須です。議事録の提出は24時間以内と言われますが、できれば時間をかけず、1〜2時間で完成させましょう。
時間が経過すると記憶が薄れてまとめづらくなり、メモの内容について誤った解釈をしてしまう可能性もあります。記憶が新しいうちにメモのポイントをまとめてしまいましょう。
出席者に確認してもらい関係者全員と共有
メモした内容には抜けや漏れが生じる場合もあり、上司など出席者の記憶が鮮明なうちにチェックしてもらいます。確認して問題がなければ関係者全員に配布し、情報を共有しましょう。
上手な議事録作成のコツ
議事録は簡潔にわかりやすく、重要なポイントはしっかり記載しなければなりません。
ここでは、上手な議事録を作成するためのコツについて紹介しましょう。議事録をまとめるときの参考にしてみてください。
読み手を考えて書く
議事録は、第一に読み手のことを考えて書く必要があります。議事録を主に読むのは会議に出席しなかった関係者で、社内の人間だけでなく取引先のクライアントなどが読むこともあるでしょう。
どのような議題がどう決定されたのか、誰が何を発言したのかがよくわかるようにしなければなりません。
簡潔にまとめて早めに提出する
決まったテンプレートがあればそれに従い、なければ他の議事録と統一感があるように仕上げます。とにかく手早く作成することが肝心ですが、メモしたことをただ並べるのではなく、重要なことだけを簡潔にまとめるようにしましょう。
ポイントになる事項を抽出して箇条書きにすると読みやすくなります。同じような内容は一つにして、それぞれ意味の通る文章にしていきましょう。
作成の際には、次のような内容になっていないかチェックすることも大切です。
- 事実だけの羅列になっている
- 情報に漏れがある
- 完璧を目指しすぎて冗長になっている
作成後にしっかり確認しておきましょう。
5W1Hを基本にする
作成するときは、「5W1H」を基本にすると読みやすくなります。「5W1H」とは次の6つです。
- Why（なぜ）
- What（何を）
- When（いつ）
- Who（誰が）
- Where（どこで）
- How（どうやって）
会議の内容によってはこれに「How much（いくら）」が加わり、「5W2H」になる場合もあります。内容がよくまとまらず焦点がぼけてしまいそうなときは、この項目を書き出してみましょう。
「5W1H」を意識することで、何を書けばよいのかがよくわかります。「5W1H」に加えて、次の項目もチェックしておきましょう。
- 会議での決定事項に漏れはないか
- 補足として共有すべき事項
- 今後、検討すべき案件
- 次回の議題は決まっているか
- 必要な資料や参照元URLが明記されているか
- 見やすい形式になっているか
会話形式を文語体に書き換える
会話形式は文語体に書き換えます。会話の中でよくある「この・その・あの・どの」など曖昧な表現は、 すべて具体的な言葉に変えましょう。
会話をまとめるときの一例
A社員「〇〇の注文について、来月の売上から見て今月は500ぐらいでどうでしょうか。係長は300ぐらいでいいと言っていますが」
部長「いや、先月はキャンペーンを行った数字なので、あまり無理はできない。400ぐらいか、係長の言う通り300でいいかもしれない」
この会話で部長の発言を記載するとき、「あまり無理できないので400がいいが、係長の言う通り300とする」と記載するのではなく、次のように決定事項だけ簡潔にまとめましょう。
- A社員「〇〇の注文について打診。来月の注文は500を提案」
- 部長「無理をしないで先月と同じ300にする」
議事録の作成例
ここからは、議事録の作成例について見ていきましょう。
社内だけの会議と、取引先も含めた会議の2通りについて作成例と、議事録の書式を紹介します。参考にしながら、作成のコツをつかんでみてください。
<社内会議の作成例＞
会議名：12月の〇〇販売促進会議 議事録
日時：10月25日(火) 10:00～11:00
場所：第2会議室
出席者：佐藤部長、林課長、秋山、鈴木 議事録作成：近藤
欠席者：田中係長（出張のため）
議題：12月の〇〇販売促進について
【決定事項】
- 〇〇の12月販売目標はXXとする
- 売上の途中経過を見てキャンペーン等を検討する
【発言内容】
- 林課長：12月の売上は昨年の倍以上を目指したい
- 佐藤部長：売上の途中経過を見てスーパーなどでキャンペーンを行ってみてはどうか
- 秋山：昨年行ったキャンペーンをさらに拡大して計画を立てたい
- 鈴木：スーパーへの協力要請や具体的なキャンペーンの内容を検討する
- 佐藤部長：販促の準備は昨年の反省も踏まえて早めに行うのがよい
【懸案事項】
- 毎週金曜に売上状況をチェックし部長に報告する
- 第4回「〇〇販売促進会議」の日時：11月5日(火) 10:00～11:00 第2会議室にて
＜取引先が参加する会議の作成例＞
【会議名】：〇〇の販売プロモーション第2回会議 議事録
日時：5月20日(水) 11:00～12:00
場所：B社 第1会議室
出席者：A社様 H部長、W課長、D主任
B社 G部長、F次長、K主任、R（議事録作成）
目的：「〇〇」のプロモーション戦略を立てる
【決定事項】
- SNSやWeb媒体を通じて「〇〇」の知名度が高まるようB社が販売プロモーションを企画する
- 予算はXX万円を計上、状況に応じて増額する。
【発言内容】
- H部長：10月発売のため、遅くても7月までにはプロモーションを開始したい
【プロモーションの方法】
- A社様は6月15日までに媒体候補を選定し、E社に提案（C課長）
- 知名度をできるだけ向上させるために、テレビ、新聞、雑誌だけではなくWebも含めて幅広く実施して欲しい（G次長）
- Webが加わると希望の予算△△万円で収まらない可能性がある（C課長）
- 状況に応じて増額を検討する（F部長）
【補足】
- A社様への連絡は弊社K主任が担当する
議事録の一例
図挿入①
文書形式の議事録の例
図挿入②
Eメールで送る議事録の例
図挿入③
最後に
議事録は手早く簡潔に、誰が見てもわかりやすく書くことがポイントです。重要な事項は漏れなく記載し、発言内容の所在も明らかにします。
できるだけ早く作成するためには、わかっている項目は書き込んでおき、会議後はメモの内容をまとめるだけにしておきましょう。
初めて作成するときは大変かもしれませんが、慣れてくればスムーズに作成できるようになります。会議中にわからないことがあれば遠慮なく質問し、漏れのない議事録を作成しましょう。
