オンラインストレージとは？その活用例とメリット・デメリットを解説

公開日: 2021.05.24

更新日: 2021.11.24

オンラインストレージとは、インターネット上でデータを保管し、大容量のデータを共有できるサービスです。本記事では、オンラインストレージの活用例、メリット・デメリットについて解説します。

オンラインストレージの詳細や活用例を紹介

それでは、オンラインストレージの詳細と、活用例を紹介します。

オンラインストレージは、インターネットを利用してオンライン上で保管します。自社でストレージサーバを保有し、データを保管できる環境を整えることもあれば、クラウド上のサービスを契約して利用することも。

オンラインストレージは、クラウド上でファイルを保存するため、リアルタイムでデータが同期されます。また、最新のデータを複数のデバイスからアクセスでき、同じファイルを複数人が共有し、同時に編集可能です。さらに、外部の方へファイルを限定して、URLを発行し公開することもできます。

近年増加傾向にあるデジタルデータは、消失した場合に復旧するのが大変になることも。オンラインストレージではバックアップ機能があるため、データ管理を気にしなくてよいのです。

オンラインストレージには大きく分けて、無料・有料のサービスの2つです。

有料サービスではデータ容量、ユーザー数、機能などにより料金が決まるので、様々なプランから選ぶことができます。また、有料サービスは、法人利用に向いています。セキュリティ対策が充実しており、データ容量も大きく、機能が豊富なのが特徴です。

無料サービスは、個人利用に向いています。無料サービスでは、容量や機能が限られているものが多いため、無料で試してから、利用状況や機能を確認した後、有料サービスに切り替えができます。代表的なサービスにGoogle drive、Dropboxなどがあります。

さて、オンラインストレージはどのようなシーンで活用されているのでしょうか。具体的には以下のケースがあります。

近年、動画や画像といったファイルサイズの大きなデータを外部の会社とやり取りする機会が増えています。

従来はFTP、Webサーバなどを使用していましたが、これらはクライアントの環境により使用できないこともありました。オンラインストレージではIDごとに権限を管理することもできるため、安全に低コストで利用することができるのです。

会議においてもオンラインストレージは便利です。例えば会議に参加するメンバー限定でファイルを公開しておき、閲覧・編集したり、資料を事前にダウンロードしたりできます。

メールや郵送で見積書や請求書をやり取りせずに、最新のデータだけをオンラインストレージで共有しておけば、データの管理が煩雑になりません。

最近では在宅勤務で、社内と社外でデータを共有する機会が増えています。しかしサーバを増やすにはコストも時間もかかります。オンラインストレージであれば、プランが豊富で、契約したらすぐに利用でき、社内と同じような操作でデータが共有できます。

オンラインストレージのメリット、デメリットについて整理しておきましょう。

オンラインストレージのメリットは以下の3点です。

環境に依存することなくアクセスできる
オンラインストレージは、インターネット環境があれば利用可能で、自宅や外出先から場所を選ばずデータの共有ができます。さらにパソコン、スマホ、タブレットなど複数の端末からアクセス可能であり、クライアント環境に依存しません。
大容量のデータが共有できる
ファイルサイズの大きな動画や画像データなど、メールで添付できなかったデータを簡単に共有できます。
データのバックアップができる
ローカルで保存しているデータは、HDDの故障により消失する可能性があります。オンラインストレージであれば、データのバックアップが常にとれているため安心です。

オンラインストレージのデメリットは以下の2点です。

ネット環境が必要になる
オンラインでなければデータの共有はできないため、オフラインでは作業できないことがデメリットです。
セキュリティ面で不安がある
セキュリティ対策の機能はありますが、社内でデータを管理していないため、不正アクセスやサイバー攻撃などによりデータが流出する可能性があります。

オンラインストレージは、大容量のデータを簡単に共有できるサービス。そして、インターネット環境があれば、クライアント環境に依存することなく、従来のファイル管理と同じように違和感なく利用できます。

オンラインストレージのメリット・デメリットを確認し、目的や用途にあったサービスを検討してみましょう。