給与台帳は、従業員への給与について記載した帳簿です。法律により、事業所ごとに備えることが義務付けられています。雇用形態に関わらず、すべての労働者の賃金を記入しなければなりません。
本記事では、給与台帳の詳しい内容や作成方法、備える際の注意点について紹介しましょう。
給与台帳とは？
給与台帳とは、労働基準法により作成が義務付けられている帳簿です。労働者に対する給与の支払い状況について記録していきます。給与台帳の内容について見ていきましょう。
正式には「賃金台帳」
給与台帳とは、法律上は「賃金台帳」と呼ばれています。従業員の給与や計算の基礎となる事項などを記した帳簿で、賃金支払いのつど遅滞なく記入しなければなりません。
法律で設置が義務付けられている
給与台帳は労働基準法第108条に定められており、出勤簿、労働者名簿と並んで法定三帳簿と呼ばれています。これら法定帳簿は、労務管理が正しく行われていることを証明するものです。労働基準監督署や年金事務所などの調査で提出を求められる場合もあるため、日々の帳簿管理は適切に行う必要があります。
すべての従業員が対象
給与台帳は、事業所で働くすべての人が対象です。正規雇用職員だけでなく、パートやアルバイト、日雇い労働者などの給与も記載します。他の法定帳簿である労働者名簿には日雇い労働者の記載は必要ありませんが、給与台帳には記載しなければならないため注意しましょう。
また、会社の代表者や役員も、賃金が支払われ社会保険の加入対象となっている以上は記載が必要です。
給与明細との違い
よく給与台帳と混同しやすい書類に給与明細があります。給与明細は従業員が給与の内容を確認するための書類であるのに対し、給与台帳は労務管理のために設けられた法定の義務です。
両者は異なるものですが、給与明細でも給与台帳に必要な項目が記載されていれば代用できないわけではありません。しかし、給与台帳には労務管理のため、細かい残業時間や休日労働時間などの記載が必要です。これらの項目が満たされていない場合は別に作成する必要があります。
給与台帳の作成方法
給与台帳には記載すべき項目が決められており、必要事項を満たしていれば書式に決まりはありません。具体的な作成方法を見ていきましょう。
基本様式はダウンロードできる
給与台帳は任意の帳簿で作成することもできますが、厚生労働省のホームページからもダウンロードできます。「常用労働者」と「日々雇い入れられる者」の2種類が用意されているため、ダウンロードして作成するのもよいでしょう。
参考：厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」
記載事項は法定されている
給与台帳の記載事項は、次の10項目です。
- 労働者氏名
- 性別
- 賃金の計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働時間数
- 深夜労働時間数
- 休日労働時間数
- 基本給や手当などの種類と額
- 控除項目と額
賃金の計算期間は、月末締めの場合は1日〜31日、25日締めなら26日〜翌月25日というように記載します。雇用期間が1ヶ月未満の場合は計算期間の記載は必要ありません。
労働日数と労働時間数は、賃金計算の基礎になる大切な部分です。労働者が適切に労働しているかが確認できる項目であり、調査が入った場合にも特に重視されるでしょう。
労働時間は「時間外」「深夜」「休日」に分けて記載しなければならず、36協定（時間外・休日労働に関する労使協定）に反する労働が行われていないかを確認するうえでも重要な資料になります。
金額は給与支給額の総額ではなく、基本給と手当に分けて記載しなければなりません。手当が複数ある場合は、それぞれの内容と金額を記載します。
「控除項目と額」は、社会保険料や雇用保険料など、給与から控除される項目を記載する項目です。昼食代や親睦会の費用など独自に控除しているものがあれば、そちらもすべて記載します。
エクセルを使うと便利
数字を多く書き入れる給与台帳は、エクセルを使うのが便利です。自動計算する無料のテンプレートもあり、ネット上でダウンロードできます。社会保険料や源泉所得税など税率が変わりやすいものは、忘れずに変更することが大切です。
給与台帳の注意点2つ
給与台帳の作成は会社の義務であり、必要項目を漏らさず記載していかなければなりません。特に次の2点には注意しましょう。
1.保管期間は3年
給与台帳は、最後の記入をした日から3年間の保管が義務付けられています。誤って廃棄しないように注意してください。紙の帳簿だけでなく、電子データによる保管でもかまいません。
労働基準監督署や年金事務所などの調査で求められたとき、すぐに閲覧できる状態にしておきましょう。電子データの場合は間違って消去してしまわないよう、バックアップをとっておくことも大切です。
2.罰則がある
給与台帳の規定には、罰則が設けられています。給与台帳の作成や保管に不備がある場合、30万円以下の罰金が課せられる場合もあるため注意が必要です。
ただし、不備があれば必ず罰則が適用になるわけではありません。まずは、是正勧告が行われます。これに従わない場合、労働基準監督官の判断により罰則が適用される可能性もあるでしょう。
是正勧告書が届いたら期日までに適正な賃金台帳を作成するなど、速やかに対処する必要があります。
最後に
給与台帳の作成は従業員を雇用する会社の義務であり、必ず作成しなければなりません。法定の項目をすべて適切に記載することが大切です。賃金の支払いのつど正しく計算して記載し、適切な労務管理を行いましょう。
