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退職勧告の手順を解説!違法なケースや穏便に進めるポイントも紹介

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公開日: 2020.12.21
更新日: 2021.11.24

規律を乱す社員やトラブルばかり起こす社員と一緒に働き続けることは難しいものですせっかく縁あって同じ会社で働くことになった社員であっても、思い切って退職を勧告しなければいけない状況になることもあるでしょう。

しかし、退職勧告することで、「パワハラだ」と訴えられたり、他の社員の働く意欲を著しく落としてしまったりすることもあるため、慎重に行動することが求められます。

退職勧告はどのような手順で進めていくことができるのか、どのようなケースでは違法性を問われる可能性があるのか、また、できるだけ穏便に進めるポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

目次
目次

退職勧告とは何か?

退職勧告とは、退職をしてほしい社員に退職をすすめ、自主的に退職してもらえるように促すことをいいます。退職勧奨と呼ぶことも少なくありません。

必要に応じて退職してほしい理由を述べ、退職する社員はもちろん、雇用側も納得できる形での退職を目指します。

解雇予告との違い

退職勧告は、雇用側が「退職するのはどうだろうか」と社員に持ち掛け、あくまでも社員が納得して自主的に退職することです。

反対に、解雇とは雇用側が一方的に「解雇します」と社員に通告し、社員が解雇という事実を受け入れることを指します。一方的に通告するため、社員には基本的に選択権や拒否権がなく、解雇という事実を受け入れなくてはいけません。

ただし、今日解雇を通告して明日にはもう出社するなというのは、労働基準法に反します。雇用側が解雇を通告する場合は、解雇を実施する30日よりも前に「解雇予告」を行い、社員が次の就職先を探せるように配慮しなくてはいけません。

会社都合と自己都合の退職

退職は解雇とは異なり、基本的には社員自身の意思で行うものです。しかし、「退職しよう」という意思を決定する理由により、会社都合と自己都合の退職があります。

より希望に沿う職場に転職するために退職するのは「自己都合」による退職です。その他にも、結婚して専業主婦(主夫)になるため、配偶者の転勤先についていくため、家族の介護をするため、病気で仕事を続けることができないなどの理由は、いずれも自己都合の退職と言えるでしょう。

一方、会社の業績が下がってきて社員を減らさなくては経営が立ち行かなくなってしまった、経営破綻で廃業することになった等の理由で退職することは、「会社都合」の退職です。会社から転勤辞令を受けたものの通勤が難しく退職せざるを得ない場合や、上司などからパワハラやセクハラなどの嫌がらせ行為を受けて退職する場合も、会社都合の退職になります。

また、退職勧告(退職勧奨)を受けて退職する場合も、会社都合の退職です。一方、解雇の場合は、会社の資金を横領したり重大な機密を意図的に漏洩したりといった社員自身に重大な責任がある場合を除き、会社都合の退職扱いとなります。

ただし、退職勧告を受けたものの、会社が提案している早期退職優遇制度に応募する形で退職した場合は、会社都合ではなく自己都合の退職となることが一般的です。

退職勧告が違法になる可能性があるケース

社員に退職を勧告するときは、細心の注意を払わなければいけません。「辞めて欲しい」という思いから感情的に退職勧告してしまうと、違法性を問われ、裁判で訴えられる可能性もあります。

退職勧告が違法になる可能性がある4つのポイントを紹介するので、どのケースにも抵触しないように注意して退職勧告を行いましょう。

パワハラと受け取られる言動

一般的に、退職勧告は直属の上司などの社員にとって立場的に上位となる人物が行います。そのため、つい口調が威圧的になりがちです。「みんなの足を引っ張るくらいなら辞めろ」「早く退職するのがみんなのためだ」「ぐずぐず言わずに早く辞めてくれ」などと言って退職を勧告すると、パワハラとして捉えられる可能性があり、場合によっては裁判、損害賠償に発展することもあるでしょう。

また、社員を管理する立場であることを悪用し、実際以上に悪い評価をつけて、給与や職位に影響を与えるように仕向けることもパワハラのひとつと考えられます。その他にも、上司であることを利用して、通勤が難しいと考えられる職場に転勤させたり、働く意欲を失わせるような配属替えを行ったりすることもパワハラと考えられる可能性が高いです。

普段の上司・部下という関係性や雇用主・従業員という関係性を意識していると、パワハラと受け取られかねない行動や言葉が出てしまう可能性があります。退職勧告を実施するときは、「同等の立場である」という意識を強く持って行うようにしましょう。

仕事を回さないなどの嫌がらせ行為

退職勧告の際に注意しなくてはいけないのはパワハラだけではありません。パワハラやセクハラなどを含めた「嫌がらせ行為」はすべて、違法性を問われる恐れがあります。

例えば退職勧告をする前後に、故意に仕事を回さないようにしたり、社員を無視したりする行為は、すべて嫌がらせ行為です。後になってから「仕事が回ってこなくなったために会社を辞めざるを得なかった」と社員が違法性を訴える可能性もあり、また、嫌がらせを行うことは倫理的にも容認できることではありませんから、絶対に避けなくてはなりません。

長期間あるいは拒否後も何度も勧告する

退職勧告は、社員に自主的な退職を勧めるための行為です。何ヶ月にもわたって「退職しませんか?」と言い続けるなら、どんなに丁寧な言葉や態度でも勧めているというよりは命令していると受け取られかねません。ハラスメント行為と受け取られる可能性も十分にあるため、退職勧告は数回以上行わないようにしましょう。

また、社員がきっぱりと「退職はしません」と退職勧告を断ったにも関わらず、何度も退職を勧める行為も、嫌がらせ行為や命令と受け取られる可能性があります。明確な態度で社員が自主退職を拒否したときは、それ以降の勧告は行わず、後述する別の方法を取るようにしましょう。

退職以外は選択肢がないと思わせる言動

例えば周囲のスタッフに社員を中傷する言葉や誰にも知られたくないだろうと思われるプライベートな事柄を吹き込み、社員が会社に居づらいように仕向けることも、違法性を問われ、なおかつ倫理的に問題があると考えられるため、絶対にしてはいけない行為です。

その他にも、社員に会社を辞めるという選択肢しかないように思わせるあらゆる行為・言葉は、違法性を問われる可能性があり、また、社員を傷つけ職場の雰囲気を悪くし、退職勧告をする社員以外のスタッフたちの士気を落とす恐れがあります。円満で自主的な退職に結び付くような言葉遣いや態度、勧告する頻度に、注意するようにしましょう。

トラブルになりにくい退職勧告の手順

退職勧告は決して負担の軽い仕事とは言えません。ちょっとした言葉や態度で、パワハラやセクハラ、名誉棄損、中傷などが疑われ、違法性が問われるだけでなく、退職勧告をする社員を含む社内の雰囲気を悪くしてしまう恐れがあります。

しかし、やむを得ず退職勧告をしなくてはいけないという状況もあるでしょう。著しく社内の士気を落とす社員やトラブルメーカー、会社にとって不利益としかならない社員等には、思い切って退職を勧告する必要があります。困難な退職勧告をトラブルなしに進めていく手順を紹介するので、ぜひ参考にしてください。

退職勧告する理由を上層部で共有

退職勧告は、社員一人の人生を左右する行為です。「この社員とは気が合わないから」「反抗的な態度だから」などの理由で、上司や役員が独断で決定してしまうのはおすすめできません。

退職勧告を実行する前に、上層部で話し合い、特定の社員を退職勧告する理由と必要性を吟味し、「退職勧告する必要がある」という意思を共有しておく必要があります。

また、退職勧告をする明確な基準をあらかじめ定めておくと、客観性を保ちつつ退職勧告を進めていくことができるでしょう。雇用契約書や社員規定内に退職勧告の基準について記して入社時にすべての社員に渡しているなら、「退職の基準に該当するので辞めて欲しい」と伝えやすくなります。

社員の理解を得られるように条件交渉

社員が会社に不満を持っていない場合は、いきなり「退職して欲しい」と言われても、すぐには同意を得られなくて当然です。次の仕事も探さなくてはなりませんし、養わなくてはならない家族や返済すべき負債などを抱えている場合には、さらに「退職したくない」という思いは強くなるでしょう。

社員が退職勧告を受け入れやすくなるように、条件交渉も検討しておくことが必要です。例えば自己都合で退職した場合と比べると、会社都合で退職する場合は雇用保険の基本手当(失業手当)の受給期間が長くなります。「退職を受け入れてくれるなら会社都合で辞めたことにできる」という点をアピールし、雇用保険の受給額や最大受給期間についても説明しましょう。

その他にも、退職手当を出すという提案も有効な手段です。また、次の就職先を紹介すると、社員の不安が軽減されるため、退職を受け入れてもらえやすくなります。

トラブルを避けるためにも、退職する社員の気持ちや状況を理解して不安を解消するという気遣いが大切だと言えるでしょう。

退職勧奨同意書の作成と退職届の受理

社員に退職勧告をするときは、返事を急かしてはいけません。ゆっくりと考えられるように期限を決め、「期限までに答えを欲しい」と依頼します。

社員が納得して自主的に退職することを承認した場合は、口頭でのやり取りで終わらせるのではなく、「退職勧奨同意書」を作成して双方が退職の条件と退職日を確認するようにしましょう。

その後、社員が退職届を提出し、会社が受理する形で受け取ります。退職勧奨同意書と退職届を作成する過程でも、決して急かしたり威圧的な発言をしたりせずに、ある程度は社員のペースに任せてお互いが納得して退職手続きを進めていけるようにしましょう。

退職勧告をしても社員が同意しないときは

退職勧告をするときは、遺恨や誤解を残さないためにも、急かすことなく穏便に進めていきます。しかし、社員がきっぱりと退職を拒否するときや何度勧告しても答えをはぐらかすときもあるでしょう。

社員が退職勧告に応じてくれないときは、次の2つの方法を検討することができます。

退職せずにお互いが納得できる方向を探す

退職ありきで話し合うと、「どうすれば辞めてくれるか?」という点が主眼になり、話が平行線をたどってしまうことがあります。勤務態度や生活に問題がある場合には、まずは丁寧に問題となる行動や言葉遣いなどを一つひとつ丁寧に説明し、「どうしても改めることが難しい場合には会社を退職して欲しい」と説明することができるでしょう。

会社の業績が思わしくなく、退職者を募っている場合にも、率直に会社の窮状について説明し、社員に理解を求める形で退職を勧めていくことができます。

その他の事情で退職勧告をする場合でも、まずは「どうすればお互いが気持ちよく働くことができるか」という点に主眼を置き、雇用側と社員双方が納得できる点を見つけていくように話すことが大切です。話し合いの結果、「会社を辞めるほうが良い」と社員が結論を出す場合には、社員側に余程の問題点がない限り、退職金や就職先のあっせんなどのサポートを行うようにしましょう。

30日以上前の解雇予告で違法を回避

お互いが納得できる点が見つけられず、雇用側としては「辞めてもらうしかない」と判断する場合には、30日以上の余裕を持って「解雇予告」を行った上で、解雇を通告することになるでしょう。

会社が社員によって不利益を被った場合など、懲戒免職処分として解雇通告をするとなると、自己都合の退職扱いとなり、雇用保険(失業手当)を受給できる期間が短くなってしまいます。しかし、社員がどうしても自分から退職するという意思表示をしないときはやむを得ない決定と言えるでしょう。

なお、「即時解雇」という手段を選ぶときでも、30日分以上の平均給与を「解雇予告手当」として社員に払う必要があります。ただし、会社に著しい不利益をもたらした場合や天変地異が起こった場合、会社の継続が著しく困難な場合にはこの限りではありません。

どの程度の基準を満たせば解雇予告手当が不要なのか分からないときには、労務問題を専門とする法律事務所等に相談し、トラブルを作らないようにしておきましょう。

退職勧告する際の注意点

ここまで説明してきました通り、退職勧告を社員に受け入れてもらうことは容易なことではありません。やはり社員にとって嬉しい話ではないため、「受け入れがたい」と考えて当然ですし、退職を勧めるだけの明確な理由がある場合でも、話はスムーズには進まないものです。

退職勧告をする際には、次の3点に注意することで話を進めやすくなることがあります。ぜひ参考にして、気持ちの良い交渉を進めていきましょう。

退職しても良いと社員が考える条件を提案

退職勧告をするときには、できるだけ社員が「退職しても良い」と思えるような条件を提案するようにしましょう。例えば退職金の提案や転職先のあっせんをし、社員が不安を持たずに退職できる環境をつくるように尽力します。

社員自身が自分にとがめられる部分があるということを自覚している場合には、「会社都合の退職」にすることを条件として提案することもできるでしょう。会社都合の退職なら社員本人の経歴にも傷がつきにくく、万が一、転職先がすぐに見つからない場合でも、雇用保険の基本手当を長期にわたって受給できるというメリットがあります。

社員からの要望を反映した交渉を行う

退職に際して求める条件は、社員によって異なります。話し合っても平行線をたどるときは、どのような要望があるのか社員に直接聞いてみましょう。

あまりにも高額な退職金や好待遇での関連会社への出向などは雇用側も受け入れることは難しいかもしれません。しかし、社員の希望を反映した転職先のあっせんや、推薦状の執筆程度なら、雇用側も受け入れやすいのではないでしょうか。

どちらか一方が条件を提案するのではなく、時間をかけて話し合い、お互いが納得できるポイントを見つけていくことが大切です。

交渉の記録を残しておく

退職に向けた条件交渉をする際には、交渉した記録を紙に書いて残しておくようにしましょう。後で「言った」「言わない」のトラブルにならないためにも、交渉した内容を逐一記録に取り、お互いが良識を持って話し合えるような環境をつくっておくことが有用です。

社員が退職勧告を受け入れる場合には、交渉した内容を反映した退職勧奨同意書を作成します。同意書を作成してから社員に提示し、社員が同意書の内容に完全に同意する場合はお互いが署名し、双方が正しく理解していることを文書を持って証明しましょう。

円満退社を目指して知っておくべきポイント

雇用者側が円満な退職勧告ができたと思っていても、社員側は交渉の内容に満足していない可能性があります。後になってから「違法な方法で退職を強要された」と訴えられる可能性があるだけでなく、社内外で「強引に社員を退社させる会社だ」という良くない評判が立つかもしれません。

円満な退社を目指すためにも、特に次の2点に注意をし、慎重に退職勧告を進めていきましょう。

労働基準法に反しないかチェックする

円満な退職を目指すためにも、労働基準法に則った形で退職勧告を進めることが大切です。まずは少なくとも次の7つの条件に該当していないかチェックしてみましょう。

  1. ケガや病気で休んでいる間、またその後30日以内の退職勧告
  2. 産前産後休業の期間、またその後30日以内の退職勧告
  3. 社員の基本的な属性や信条などを理由とすること
  4. 社員が監督署に通告したことを理由とすること
  5. 育児休業や介護休業を理由とすること
  6. 婚姻や妊娠、出産を理由とすること
  7. 労働組合に加入したことや組合活動を理由とすること

遺恨を残さないか社員に確認する

社員が退職勧告を受け入れた場合、社員に直接意見を聞いてみることも大切です。「上司に言われたことだから断れなくて受け入れた」「辞めろと脅されているようで怖くて、退職を承認した」と社員が感じているなら、決してそのような意図ではないということを納得できるまで説明してください。

社員が恐怖感を覚えている場合は、退職勧告の担当者を別の人に代えることも良い方法になり得ます。社員が普段からよく話していた上司などに代わり、社員の気持ちをしっかりと聞いた上で、退職する方向に話をまとめていくことができるでしょう。

社員によっては同性の上司のほうが話しやすいと感じるかもしれません。社員の心に寄り添い、遺恨を残さない形で退職できるようにサポートしていくことが大切です。

最後に

退職を勧めることは、言うほうも言われるほうもつらい気持ちになるでしょう。しかし、会社にとって必要だと判断される場合には、退職勧告を避けて通れないことがあります。

紹介した手順や注意点に留意して、お互いが納得できる形で退職できるように交渉することが重要です。時間はかかるかもしれませんが、社員に考える時間と退職までの時間を長めに提供することで、退職勧告が受け入れやすくなることもあります。退職勧告は社員の気持ちをよく聞き取り、遺恨を残さないように進めるようにしましょう。