予実管理とは予算と実績を比較して経営の課題を把握する方法です。課題の原因を分析し、対策を立てて軌道修正するために用いられます。

本記事では、予実管理が経営に必要な理由や押さえるべきポイント、具体的な進め方について紹介しましょう。

予実管理とは企業の予算と実績を管理すること

予実管理とは、予算と実績の乖離を見つけて現状の課題を把握する方法です。売上などの数値目標を予算として計上したあと、目標通りに実績が推移しているかどうかを確認します。

目標達成のためには、予算と実績の数量や達成率の違いを評価して課題を見つけることが欠かせません。予実管理は、効率よく課題を見つけるのに役立つ方法です。

企業経営に欠かせない理由

予実管理が企業の経営に欠かせない理由は、それによって経営の問題を可視化できるからです。目標を達成できない場合、その原因は様々です。売上が上がらなかったからという理由だけとは限りません。

売上目標は達成できていても、「経費がかかり過ぎている」「仕入値が高い」といった理由で利益が出ないケースもあります。予実管理を行うことで、そのような課題を見つけ出し、適切な対策をとることができるのです。

予実管理の5大ポイント

予実管理を上手に運用するためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。次に紹介する内容を確認しておきましょう。

1.集計しやすい環境を事前に整える

確認した情報は、すぐに集計作業ができるように環境を整えることが必要です。集計に時間がかかる場合、問題点を把握したときには情報が古くなっている可能性があります。

課題を克服するための適切な対策が取れないことになるでしょう。部門ごとにデータ収集の方法が違う場合は統一する、システムを導入して集計を自動化するなど、集計しやすい環境を整えるようにしてください。

2.適切な予算設定

予実管理の実効性を高めるには、予算の適切な設定が必要です。達成不可能なほど高い、あるいは簡単に達成できるほど低い予算設定では、会社が現実に抱える課題を適切に把握できません。社員の能力やこれまでの実績を考慮し、やや高めに設定するのがよいでしょう。

3.リアルタイムな数値を使用

予実管理はリアルタイムに行わなければなりません。ビジネスの状況は日々変化しており、時間の経過とともに数字の持つ意味も変わります。予実管理にはできる限りタイムリーな数値を使う仕組みを整えることが重要です。

4.細かな数値よりも構成と優先順位を重視

適切な予実管理を行うには、細かい数値にとらわれず予算の構成や優先順位を見極めることが大切です。予算と実績の差が5%の予算と20%の差がある予算とは優先度が異なります。予算にどのくらい実績との乖離があれば優先させるか、基準をあらかじめ決めておくとよいでしょう。

5.課題の原因を把握

売上や売上原価などについて予算と実績を比較し、乖離がある場合は原因を分析します。原因が一時的なものか、長期的に影響が及ぼすものかを考え、対策を立てなければなりません。さらに、対策を実行に移すまでが予実管理の作業です。

予実管理の進め方

予実管理のポイントを確認したら、予実管理を実際に進めてみましょう。手順や実管理表の作成法について紹介します。

具体的な手順

まずは、過去の実績をもとに予算を立てます。年間の予算を立てたあと、月ごとに配分してください。繁忙期など季節ごとの売上の変動を考え、同時期のデータを参考にしながら割り振りましょう。

予実管理は月ごとに行います。1か月の売上・仕入と費用を算出し、毎月決算を行って予算と実績を比較してください。

良質な予実管理表の作成法

予実管理を初めて行う場合、Excelの利用が便利です。売上や売上原価などの項目を作り、予算と実績、比較した数値をそれぞれ入力できるように作成しましょう。Excelの利用は、月ごと、四半期ごとなど自在に予算と実績を比較できるというメリットがあります。

上手くいかない原因と軌道修正の仕方

予実管理が上手くいかない場合、次のような原因が考えられます。

• タイムリーな集計を行っていない
• 問題点の原因分析や改善策を講じていない

リアルタイムの数値を利用して速やかに集計を行わないと、問題点を正しく把握できません。また、予算と実績に乖離を見つけても正確な原因の分析ができていなければ、改善策も立てられず予実管理を行う意味がなくなります。

このような問題を解決して乖離を軌道修正するには、予実管理に必要な情報が自動的に収集されいつでも情報にアクセスできるような仕組みを作るのがよいでしょう。次に紹介するツールの利用もおすすめです。

予実管理の効率化ツールやテンプレート

予実管理を初めて行う場合、効率化できるツールやテンプレートを利用するとよいでしょう。それぞれのおすすめを紹介します。

主な効率化ツール

Excelは導入しやすいツールですが、クラウド上でファイルを共有できないというデメリットもあります。そのような問題を解決できるのが、次のツールです。

• Googleスプレッドシート
• SFAツール

Googleスプレッドシートは操作方法がExcelとよく似ているツールです。オンライン上でリアルタイムに情報を共有でき、同時編集もできるというメリットがあります。

ただし、Excelと同じく関数の設定などを手動で行うという手間があり、情報が増えるとメンテナンスも煩雑になるでしょう。

SFAツールとは、営業活動に必要なプロセスを数値的に把握・管理できるシステムです。予実管理をはじめ、日報管理や顧客情報管理といった機能も利用できます。一度入力すれば関連する他の情報にも自動で反映されるなど手間が省かれ、データをグラフにできる機能もあるのがメリットです。

SFAは各社から提供されており、「JUST.SFA」や「Zoho CRM」など無料のトライアルが用意されているツールもあるため、一度試してみるのもよいでしょう。

予実管理表テンプレート

まずはExcelで予実管理を行いたい場合は、ネット上に無料ダウンロードできる便利なテンプレートがあります。月別予算達成状況を管理できるもの、年間予算達成率も一覧できるものなど各種揃っているため、使いやすいものを選んで使用してみてください。

最後に

予実管理は経営の現状を把握できる手法で、会社の課題を早期に発見することが可能です。毎月決算をして予実管理を行うことで、目標を効率的に達成できるでしょう。予実管理を行う際は適切な予算を設定し、リアルタイムの数値で集計することが大切です。目標達成に向け、ぜひ予実管理を行ってみてください。