「オプトアウトとは？」「オプトアウトに関して気を付けることって？」「オプトインとオプトアウトはどう関係しているの？」などと、疑問をお持ちではありませんか？
本記事では、宣伝メールやメルマガ配信を行う事業者向けに、オプトアウトに関する重要事項を解説していきます。特に記事で紹介していく下記の項目は、事業者側で必ず抑えておくべき重要な項目です。
オプトアウト方式の仕組み
オプトインを取得する方法
メルマガ配信で気を付けるべき3つのこと
オプトアウトをしっかりと理解できていないと、コンプライアンス問題につながる可能性があります。顧客と良好な関係を築き、法律から身を守るためにも、ぜひオプトアウトへの理解を深めておいてください。
オプトアウトとは受取拒否ができること
オプトアウトとは、「受信者がメール配信を拒否すること」を意味する言葉です。また、「企業がユーザーに許可を得ることなく自社の宣伝メールを送りつけること」もオプアウトと呼びます。
原則として、メールによって自社の宣伝を行う企業は、ユーザーが配信を自由に拒否できるよう、オプトアウトの方法を明記しておかなければなりません。もし、オプトアウトの方法を明記せず、ユーザーの許可を取らないまま情報発信をしてしまうと、企業の信頼を著しく低下させることにもつながります。
オプトアウト方式の仕組み
オプトアウト方式とは、ユーザーが受信拒否をするまでの間、宣伝のメールを送り続ける仕組みのことです。基本的にメールの配信方法を指定することは事業者の自由なので、ユーザーの意思（受信承諾）を確認する必要がありません。
ただし、ユーザーが受信拒否をしたいと考えた時にスムーズに解除依頼できるよう、
- 解除するまでの方法
- 解除するためのリンク
を文中に記載しておく必要があります。また、ユーザーから解除依頼を受けた場合、次回から配信を行ってはいけません。
オプトインとは同意を取得すること
オプトインとは、ユーザーからのメール配信の同意を取得することです。例えば、メルマガの場合、ユーザーが読者登録をすることがオプトインに該当します。
2018年12月、「特定電子メールの送信の最適化等に関する法律」（迷惑メール防止法）が施行されたことにより、メルマガや広告宣伝メールなどはオプトインの取得が必須になりました。メルマガ配信を行う事業者は必ず覚えておきましょう。
メールマーケティングはオプトインでのみ行う
メールマーケティングは、オプトインのみで行う必要があります。では、オプトインはどのようにして取得するものなのでしょうか。以下にて、詳しく見てみましょう。
オプトインを取得する方法
オプトインを取得するためには、まずユーザーから許可を得る必要があります。例えば、下記の方法がおすすめです。
- 問い合わせをしてきたユーザーに対してメルマガ登録を促す
- メルマガの登録フォームをWEBサイト上に設置する
ただし、メルマガでオプトインを取得する際には2つの条件があります。
- オプトアウト（配信停止）しづらい作りにしない
- ユーザーから見たオプトイン・オプトアウトの方法をわかりやすくする
上記の条件を守っておかないと、配信したメルマガを迷惑メールとして判断される可能性があります。十分に注意しましょう。
B to Bの場合
B to B でオプトインを取得する方法には、「お問い合わせフォームや個人情報取り扱い方法が書かれた文章に、メール配信の同意を求める」という方法があります。
具体的な一文は下記の通りです。
「フォームにて記入していただいた個人情報は、お問い合わせいただいた内容へのご対応に加え、当社商品やサービスの情報提供時に利用させていただきます。」
このような1文を添えることで、スムーズにオプトインを取得できます。
ECサイトでの場合
ECサイトでのオプトイン取得方法は、商品の購入画面にて「メルマガを購読」というチェックボックスを設置するやり方があります。このとき、あらかじめチェックボックスにチェックが入った作りにすることも可能です。
ただし、その場合は「チェックをすべて解除する」というボタンを設置する必要があるので注意してください。
オプトアウトは法律で禁止されている
前述の通り、オプトアウトは「特定電子メールの送信の最適化等に関する法律」により禁止されています。オプトアウトをすることは、ユーザーの信頼を下げるだけではなく、法律に触れてしまうという点も念頭に置いておきましょう。
個人情報保護法の改正もチェック
2020年3月、政府により、個人情報保護法の改正が閣議決定しています。閣議決定にともない、留意するべきポイントは下記の通りです。
- 事業者が個人情報を不当に利用することが禁止になった
- 個人情報が漏洩した場合、国と本人への通知が義務化された
- ユーザーから開示請求できる範囲が広がった
- 違反のペナルティが厳しくなった
個人情報保護法に関する規制は年々厳しくなっています。Webに関わる事業を運営し、多くの個人情報を取り扱う事業者は、しっかりと個人情報保護法に目を通しておきましょう。
メルマガ配信時に気をつけておきたいこと
以下では、メルマガ配信時に気をつけるべき点について詳しく解説します。繰り返しになる部分もありますが、重要なポイントなのでしっかりと認識しておきましょう。
送信者の表示義務について
メルマガを配信する際、送信者の表示義務を守る必要があります。具体的に義務付けられている表示項目は下記の通りです。
- 送信している側の住所
- 問い合わせ先の受付窓口
- 送信している側の氏名（もしくは名称）
- 受信拒否の方法
なお、「送信している側の氏名（もしくは名称）」「受信拒否の方法」は、本文中の記載が必須となっています。一方、「送信している側の住所」「問い合わせ先の受付窓口」はリンク先に設定する対応でもOKです。
どこでどのようにアドレスを取得したか記載しよう
メールアドレスを、どこでどのように取得したかを記載しておきましょう。取得した方法を記載しておくことで、クレーム対策や信頼低下防止になります。
特に、問い合わせフォームや名刺交換でアドレスを取得している場合は、受信者が忘れてしまっているケースも多いため、はじめてメルマガを配信するユーザーに対しては「取得箇所」に関する一文を添えておきましょう。
具体的な文言については、下記を参考にしてみてください。
「メルマガにご登録していただき誠にありがとうございます」
「セミナーに参加していただいた方にのみ配信しております」
「当社の製品を購入頂いた方のみに配信しております」
ユーザーの気持ちを考えたうえで、安心させてあげられる一文を添えておきましょう。
オプトアウトの方法を記載しよう
繰り返しになりますが、オプトアウトの方法を記載することは、最も重要な項目の一つになります。獲得した個人情報を無駄にしたくないという考えはもっともなのですが、だからといって、オプトアウトの方法を分かりづらくするのはよくありません。それはユーザーに寄り添った考え方ではないからです。
ユーザーとの信頼関係を構築していく意味でも、しっかりとオプトアウトの方法を明記しておきましょう。
オプトアウトには例外がある！同意なしにメールが送れるケースとは
オプトアウトには、同意なしにメールを配信できる例外が一部あります。その例外とは下記の通りです。
- 取引関係にある相手に送る場合
- アドレスを公開している企業・個人事業主に送る場合
- 書面でアドレスを明かしている相手に送る場合
それぞれの例外について詳しくみてみましょう。
取引関係にある相手に送る場合
もともと取引関係にある相手に送る場合は、オプトアウトが例外として認められています。なぜなら、取引関係であるということは、すでに広告や宣伝メールの送信が行われており受信する側もメールの送信を予測できるためです。
しかし、関係性が薄い相手にメールを配信する際は、最低限のマナーを守る必要があります。ユーザーに寄り添った配信方法を選択しましょう。
アドレスを公開している企業・個人事業主に送る場合
「メールアドレスを公開している企業、および個人事業主にメールを送ることも、例外としてオプトアウトが認められています。メールアドレスが公開されている事業主に対しては、メールの配信が一般的に行われており、ビジネスの慣習上も「一定の範囲を超えなければ」問題ありません。
しかし、メールを配信する事業主とメール内容の親和性が低い場合は、事業主との関係性を悪くしてしまう可能性があります。そのため、公開されているからといって無作為に送るのではなく、事業者の立場に立ったメール配信を心がけましょう。
書面でアドレスを明かしている相手に送る場合
書面でアドレスを明かしている相手にメールを配信する場合も、原則としてオプトアウトが認められています。これは書面上で、メール配信に同意していると考えられるからです。ただし、書面の内容が一方的な場合や、ユーザーの同意が得られていないと判断された場合は適用外になります。
また、書面上の同意を得てメールを配信する場合でも、受信者が忘れてしまっていることが多いため、メールアドレスの取得方法を必ず明記しておきましょう。知らない企業から突然メールが送られてくると、受信者が驚き、スパムや迷惑メールであると判断してしまうケースがあるからです。
最後に
オプトアウトは、メルマガや宣伝メールを配信するうえで、必ず理解しておくべき重要な項目になります。なぜなら、オプトアウトは、ユーザーとメール配信者の関係性を構築するためだけではなく、法律を遵守した経営活動を行ううえでも非常に重要だからです。
特にコンプライアンス問題が取り沙汰される昨今、個人情報の漏洩や取り扱い方には一層の注意を払わなければいけません。顧客の立場に立ったメール配信を考えることで、法律から身を守ることができ、顧客ともより良い関係が築けるようになるでしょう。
