「マイナンバー管理システムをアウトソーシングするか、自社で行うか迷っている」
「マイナンバーの運用は細かい規定が多くて難しい…」
マイナンバー制度の開始により、個人番号の取得と保管は事業者の義務となりました。
適正な法令に沿った運用、保管が必要ですが、細かい規則が多くて面倒に感じている方も多いはずです。
そこで今回はおすすめのマイナンバー管理システムを30個ご紹介します。選び方のポイントも8つ解説するので、システムが多くて決めかねている方はぜひ参考にしてください。
マイナンバー管理システムとは
マイナンバー管理システムとは、従業員や扶養家族の個人番号を収集・保管、期限経過後には廃棄するシステムのことです。法律に準拠した設計になっていて、導入するだけで法律に沿った運用ができるのがメリット。
紙でのデータの保管が不要なので、紛失リスクやミスによる個人情報流出を防ぐ効果もあります。
マイナンバー管理システムの選び方
ここではマイナンバー管理システムの選び方について解説していきます。以下の8つの点に注目して、自社のニーズに合ったシステム選びの参考にしてみてください。
- 初期費用
- 料金
- 無料トライアル
- 導入形式
- 対応従業員数
- セキュリティ
- 帳票作成・申請機能
- 外部システムとの連携
1つずつ解説していきます。
(1)初期費用
マイナンバーを選ぶ時は初期費用も確認しましょう。クラウド型の場合は無料、または安価ですが、オンプレミスの場合は高価な事があります。月額料金の他に初期費用がかかる場合もあるか認識して、予算に含めて検討してください。
(2)料金
マイナンバーを選ぶ時は料金もチェックしましょう。マイナンバー管理機能のみのシステムは安価ですが、人事・労務も含めるとクラウド版でも割高になります。
自社で必要な機能を見極めて、料金とのバランスを見てシステムを決定しましょう。尚、本記事で紹介している料金は全てメーカーの希望価格です。
(3)無料トライアル
マイナンバー管理システムを選ぶ際は無料トライアルが可能なシステムがおすすめです。特に帳票作成の機能がある場合は、手順や工数を確認しておきましょう。
マイナンバー管理を楽にするためのシステムのはずが、反対に運用が難しく労力がかかるリスクもあります。現場担当に一度トライアルで実際にテストをしてもらってください。
(4)導入形式
マイナンバー管理システムを選ぶ時は、導入形式もチェックしましょう。一般的な形式はクラウド、オンプレミス、ソフトウェア、アウトソーシングです。
クラウドは導入が簡単で手軽な金額、オンプレミスやソフトウェアは少々高価ですがセキュリティやカスタマイズ性が高いです。
最後のアウトソーシングは、個人番号の管理を人に任せるので自社で管理をする必要がありません。それぞれのメリットや予算に応じて、システムを選びましょう。
(5)対応従業員数
マイナンバー管理システムを選ぶ時は対応従業員数も確認しましょう。システムによっては従業員規模数や管理できるマイナンバーの数に限りがあります。従業員数や扶養家族分のマイナンバーの人数を把握しておきましょう。
(6)セキュリティ
マイナンバー管理システムでは、セキュリティも重要です。法令で定められている特定権限の設定はもちろん、多要素認証やログ監視などの仕組みがあるシステムを選びましょう。
大事な個人番号を守るために、セキュリティの高いシステムが必須です。
(7)帳票作成・申請機能
マイナンバー管理システムを選ぶ時は帳票作成・申請機能の有無もチェックしてください。関係省庁への調査書類の提出、または年末調整や給与にマイナンバーを簡単に付与できる仕組みです。
人事関係者がマイナンバーを利用して書類を作成するのは手間がかかるので、システムを利用することで負荷を減らせるでしょう。
(8)外部システムとの連携
マイナンバー管理システムを選ぶ時は、外部システムとの連携の必要性も考えましょう。すでに人事・労務管理のシステムを使っている場合は、管理システムで取得したマイナンバーの連携ができれば書類作成や年末調整が楽になります。
おすすめのマイナンバー管理システム30選
おすすめのマイナンバー管理システムを30個ご紹介します。先ほど触れた8個のポイントに沿って選んでいるので、自社ニーズや予算を考えながら読んでみてください。
MFクラウドマイナンバー【株式会社マネーフォワード】
株式会社マネーフォワードのMFクラウドマイナンバーは、給与計算ソフトとも連携できるマイナンバー管理システムです。スパイウェア対策や通信暗号化でセキュリティを守ります。決算書の作成や給与計算との連携、社会保険手続きも行えるので、一括して人事部の仕事を管理できるでしょう。
- 初期費用
- 無料
- 料金
- スモールビジネス:2,980〜 ビジネス:4,980〜 エンタープライズ:要問い合わせ
- 無料トライアル
- ◯
- 導入形式
- クラウド
- 対応従業員数
- 制限なし
- セキュリティ
- 機密情報の暗号化 二段階認証の設定 IPアドレス制限 ユーザー操作履歴の監視 スパイウェア対策
- 帳票作成・申請機能
- ◯
- 外部システムとの連携
- ◯
freee人事労務
freee株式会社の人事労務freeeは、労務関係の事務を一元管理できるマイナンバー管理システムです。マイナンバーの収集から人事情報の管理、給料計算から年末調整までを1つのツールの中で済ませられます。ツール内で有給申請や入退社時の書類作成も可能です。
- 初期費用
- 要問い合わせ
- 料金
- ミニマムプラン:1,980 ベーシックプラン:3,980 プロフェッショナル:8,080
- 無料トライアル
- ◯
- 導入形式
- クラウド
- 対応従業員数
- 制限なし
- セキュリティ
- 機密情報の暗号化 AWS使用のセキュリティをかけたクラウド 国際認証TRUSTe取得済
- 帳票作成・申請機能
- ◯
- 外部システムとの連携
- ◯
セキュアMyNUMBER【スターティアレイズ株式会社】
スターティアレイズ株式会社のセキュアMyNUMBERは、安価にマイナンバーの収集と管理ができるマイナンバー管理システムです。スマートフォン・PCからデータ収集ができ、登録状況を一覧表示して管理できます。セキュリティも世界基準の認証を受けた物を使用しているので、シンプルかつ安全なシステムを探している方におすすめのツールです。
- 初期費用
- 10,000〜
- 料金
- マイナンバー10ライトプラン:1,000 マイナンバー20ライトプラン:2,000 マイナンバー30ライトプラン:3,000
- 無料トライアル
- ◯
- 導入形式
- クラウド
- 対応従業員数
- ~100
- セキュリティ
- AWS使用のセキュリティをかけたクラウド スパイウェア対策
- 帳票作成・申請機能
- ×
- 外部システムとの連携
- ◯
マイコレキーパー【株式会社Fleekdrive】
株式会社Fleekdriveのマイコレキーパーは、クラウド上に個人番号を保管できるマイナンバー管理システムです。CSVファイルをアップロードして他システムとの連携も可能。マイナンバーを他業務で使用する際に出力も容易になります。データは全て暗号化されてクラウド上に保管されるので、自社でセキュリティを入れなくても簡単にデータ保全ができます。
- 初期費用
- 要問い合わせ
- 料金
- 要問い合わせ
- 無料トライアル
- 要問い合わせ
- 導入形式
- クラウド
- 対応従業員数
- 制限なし
- セキュリティ
- 機密情報の暗号化 ユーザー操作履歴の監視
- 帳票作成・申請機能
- ◯
- 外部システムとの連携
- ◯
Sociaマイナンバーサービス【株式会社 エフエム】
株式会社エフエムのSocialマイナンバーサービスは、マイナンバーの保管や帳票作成ができるマイナンバー管理システムです。オフラインで収集したデータの一括取り込みも可能で、既存社員から収集済のマイナンバーと一元管理できます。従業員が自分の個人番号の利用履歴を確認できる仕組みもあり、双方が安心して利用できるシステムです。
- 初期費用
- 要問い合わせ
- 料金
- 要問い合わせ
- 無料トライアル
- 要問い合わせ
- 導入形式
- クラウド
- 対応従業員数
- 制限なし
- セキュリティ
- 機密情報の暗号化 ユーザー操作履歴の監視 ファイヤーウォール導入
- 帳票作成・申請機能
- ◯
- 外部システムとの連携
- 要問い合わせ
奉行Edgeマイナンバークラウド【株式会社オービックビジネスコンサルタント】
株式会社オービックビジネスコンサルタントの奉行Edgeマイナンバークラウドは、14,000社以上の会社で導入されているマイナンバー管理システムです。給与システムの連携が可能で、スムーズに給与計算や源泉徴収票を作成できます。さらにログイン時は三段階認証を採用して、セキュリティ面でも安心して利用できるでしょう。
- 初期費用
- 24000
- 料金
- 100
- 無料トライアル
- 要問い合わせ
- 導入形式
- クラウド
- 対応従業員数
- 制限なし
- セキュリティ
- 機密情報の暗号化 三段階認証 24時間365日の監視体制
- 帳票作成・申請機能
- ◯
- 外部システムとの連携
- ◯
まもれナンバード【日鉄日立システムエンジニアリング株式会社】
日鉄日立システムエンジニアリング株式会社のまもれナンバードは、オンプレミス型のマイナンバー管理システムです。PCをセットアップして提供し、特別な設定は不要。ログインにはUSB認証を利用するので、認証USBを持っている人以外はマイナンバーに触れられない仕様です。帳票出力時もシステムに事前登録したプリンターのみ可能と、徹底的に個人情報流出対策がされています。
- 初期費用
- 要問い合わせ
- 料金
- 要問い合わせ
- 無料トライアル
- 要問い合わせ
- 導入形式
- オンプレミス
- 対応従業員数
- 制限なし
- セキュリティ
- ユーザー操作履歴の監視 PC画面上でのマイナンバー記載部分のマスキング表示 利用PCへのログインにはUSB認証を適用
- 帳票作成・申請機能
- ◯
- 外部システムとの連携
- ×
マイナンバー収集代行サービス【ヤマトシステム開発株式会社】
ヤマトシステム開発株式会社のマイナンバー収集代行サービスは、個人情報の収集と管理、帳票の作成・提出をアウトソーシングできるマイナンバー管理システムです。自社でマイナンバーの保管や編集を行うことに抵抗がある方向けのサービスで、収集から保管、関係省庁への書類の提出も代行。最終的な廃棄の際には、所定の業者で溶解処理まで可能です。
- 初期費用
- 要問い合わせ
- 料金
- 要問い合わせ
- 無料トライアル
- 要問い合わせ
- 導入形式
- アウトソーシング
- 対応従業員数
- 制限なし
- セキュリティ
- 24時間365日の監視体制 ヤマト内部でのクローズド運用
- 帳票作成・申請機能
- ◯
- 外部システムとの連携
- ×
最後に
今回はマイナンバーの収集や保管ができるマイナンバー管理システムを紹介しました。個人番号の取得は事業者の義務であり、決められた法律に沿っての運用が必要です。
今回紹介したマイナンバー管理システムを利用すれば、安全かつ適正な個人番号管理が可能。人事や労務の業務と連携できるものも多いので、自社の業務フローや既存システムに合わせてシステムを選んでみてください。