複合機は本体の価格が高いため、購入する際には「どれほどの年数もつのか」が気になるところでしょう。今回は複合機の耐用年数は何年あるのか、またそもそも耐用年数とは何のことなのかを解説します。

さらに複合機を長く使用するために気をつけたいことや耐用年数を超えた際には使うことができるのか、耐用年数を超えて使う場合に気を付けたいこと、複合機のリース契約についてなどをチェックしていきましょう。

複合機の耐用年数とは？

まずは複合機の耐用年数について解説します。

そもそも耐用年数とは

複合機の耐用年数を確認する前に、そもそも耐用年数とはどういったものか確認しましょう。耐用年数とは、物に対して「この資産は何年もつ」と国税庁が決めた使用可能な年数のことを指します。なぜ国税庁が決めるのかというと、その耐用年数が納める税金にも関わってくるためです。

会社で備品を購入すると、その分の金額を費用として売り上げから差し引いたうえで利益が確定します。企業の利益が多いとその分税金として納めなくてはいけない金額が増えるため、備品の費用は節税効果がある金額だといえるでしょう。

備品の金額が高い場合には、一度で費用として計上せずにその備品が使える年数に分けるのがルールです。費用を使用年数に分けて、年数がたつにつれて少しずつその資産価値を減らしていくことを「減価償却」といいます。このときに備品が使用できる期間のもととなるのが、国税庁が決めた耐用年数です。

国税庁の決めた耐用年数は5年間

国税庁により定められた複合機の耐用年数は5年間です。先述した通りこれは経理上の費用を計算するための年数なので、実際に使われている年数とは違う可能性があります。

キャノンやゼロックスなどで耐久性を計算

それでは、実際の複合機の耐用年数はどのくらいなのでしょうか。複合機はたくさん印刷するにつれて部品にダメージが積み重なっていき、どうしても機械の不調は避けられなくなります。複合機を選ぶ際は「何年もつか」ではなく「どれくらいの印刷量に耐えられるか」がポイントになるのです。

複合機自体に分速でどれほど印刷ができるかという印刷レベルの違いがあり、たくさん印刷をする人向けのものとそれほど印刷が多くない人向けのものとに分類されます。キャノンやゼロックスなどの複合機メーカーは、分速での印刷枚数の目安に基づき複合機の耐久性を計算しているのです。

目安をもとにして割り出した大体の使用枚数のとおりに使った場合、5年間ほどはもつように設計されています。

耐用年数を超えての使用も可能

耐用年数が税制上の決まりごとだとわかったところで「それならもっと長く使い続けることは可能なのか」という点が気になる人がいるのではないでしょうか。この答えは「可能」です。複合機は壊れていない場合には、耐用年数を超えてもそのまま使い続けることができます。

ただし、耐用年数を超えて使い続ける場合、故障したときにメーカー側に部品が用意されていない可能性が高くなります。そのため商品の納品まで時間がかかり、修理が完了するまでに待たされることもありうるのです。その間、業務に支障をきたすことが考えられるでしょう。

そのようなことを避けるためにも、耐用年数が近づいてきた複合機は交換することをおすすめします。複合機を入手するための方法は、購入だけではありません。複合機本体自体は買わずにリース（借りる）契約をすることも可能です。

この場合には3年や6年などで契約する形で、契約が満了した後に新しい複合機に替えることができます。耐用年数が過ぎた後、いつ壊れるかわからないまま使い続けるよりも、リース契約を検討するほうが良いかもしれません。

複合機を長く使用するために気をつけたいこと

複合機の耐用年数は5年間ですが、これより短い期間で壊れてしまうこともあるでしょう。ここでは複合機をできる限り壊さずに使い続けられるように気をつけたいことを紹介します。

想定する使用枚数に合った複合機を選択

先述の通り、複合機にはそれぞれに目安となる使用枚数が決められており、メーカーによってその目安に合わせた設計がされています。印刷ごとに部品にダメージが蓄積されていくため、設計時の目安枚数よりもたくさん印刷するなど自社で使う使用枚数に合っていない複合機を選んでしまうと、早い時期での故障に繋がりやすいです。

たくさん印刷できるように設計されている機種は、その分印刷によるダメージで壊れにくいようにと強度があげられています。複合機を選ぶ際は、ひと月で使う使用枚数がどれほどになるのか計算しましょう。

なお、たくさん印刷ができる複合機は壊れにくいものの、その分パーツのコストが高いため、おのずと複合機自体の価格は上がります。故障が心配だからといって、オーバースペックのものを購入する必要はありません。実際の使用量に合わせたスペックを選択するのがおすすめです。

使い方やメンテナンスも重要

複合機を壊さずに長く使用するためには、使い方やメンテナンスの仕方も気をつけたいところです。定期的なメンテナンスを欠かさないことや、日常的に手入れをすることなどは長く使うための重要なポイントだといえるでしょう。

複合機は機械なので、雑な扱いをすると壊れやすくなってしまいます。多すぎる量のコピーを一気に行うことを控えたり、トナーの入れ替えやコピー紙の補充の際にあまり「ガシャン！」とさせないようにするなど、日頃から丁寧な取り扱いを心がけましょう。

最後に

今回は複合機の耐用年数とは何のことなのか、何年なのかなどを紹介しました。複合機の耐用年数は5年間ですが、実際に使える年数は使い方によって長くすることも短くすることもできます。

耐用年数を超えた場合に故障した際の対応などを考えると、耐用年数まで壊さないように大事に使ってその後新しい複合機に交換することがおすすめです。複合機を購入するのか、リース契約をするのかも選べるため、自社のニーズに合わせて選択しましょう。

どちらにしても、想定していた使用期間までは壊さずに使いたいものです。長く使用するために気をつけたいポイントを確認して、複合機を壊さずに快適に使えるよう心がけてください。