新型コロナウイルスの影響でリモートワークが普及してきた今、オフィスを解約する企業が増えています。しかし、解約方法を一歩間違えると違約金が発生する場合があるため注意が必要です。
この記事では、オフィス解約が増えている原因や、解約のメリットと注意点について紹介します。さらに、オフィス解約時に違約金が発生する条件、そして失敗しないオフィスの解約方法を徹底解説。実際に解約する前に損することがないよう、この記事を参考にしてください。
新型コロナで増加するオフィス解約
新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐために、テレワークが増えています。コロナ禍でオフィスを解約せずに持ち続けることのリスクを確認しましょう。
感染拡大を回避するためテレワークが増加
2020年以降、新型コロナウイルスの影響から、首都圏を中心にテレワークを導入する企業が増えています。
日本テレワーク協会の調査によると、従業員数30人以上の都内の企業のうち、2020年3月時点でテレワークを導入している企業は全体の24%でした。ところが、その後の緊急事態宣言を経て、同年4月では62.7%まで大幅に増加したのです。
テレワークが拡大すると、出社する人が少なくなり、必要とされるオフィスの面積は縮小されていきます。経理部門など、社員への給与明細の郵送、取引先への請求書や領収書などの郵送業務が自宅でできれば、オフィスはほぼ必要なくなるでしょう。
オフィスを持ち続けることのリスク
飲食業界をはじめ、アパレル業界でも、コロナ禍では軒並み業績が悪化し、倒産する企業が増えています。先の見えないコロナ禍で、高額な家賃が発生するオフィスを持ち続けることに不安を覚える人も多いでしょう。このコロナ禍においても、アフターコロナのことを考えてオフィスを持ち続けようと考えている企業もあるかもしれません。
しかし、今のオフィスは、本当にその規模で最適なのでしょうか。オフィスの面積を縮小して、もっと安い家賃のオフィスに借り換えるという選択肢もあります。
また、不動産業界自体が不況に陥り、賃貸借契約を結んでいるビル自体がなくなることもあるでしょう。解約せずに今のオフィスを持ち続けると、突然居場所を失うリスクがあることを覚えておく必要があります。それでも、自分だけのオフィスがあると事業取引もしやすく、会社経営のモチベーションにもつながるものです。
今のオフィスを持ち続けるのか、それとも解約してオフィスを持たない「会社」を目指すのか、あるいは解約して面積の小さなオフィスに縮小するのか。会社の今後のあり方を再考して、最適な選択肢を選びましょう。
オフィスを解約することのメリットとは
オフィスを解約することのメリットとして、3つ挙げられます。
1つ目は、家賃という大きな固定支出をカットできることです。家賃は上がることはあっても、下がることはなく、会社の大きなランニングコストとなっています。オフィスを解約することで、この固定支出を丸ごと削減できるのは、大きなメリットでしょう。
2つ目は、居住地にこだわらず優秀な人材を雇用できる可能性が広がることです。オフィスを持たないということは、フルリモートを実現することでもあります。フルリモートに移行すれば、社員間の連携が難しいという側面はあるものの、人材確保の面ではメリットになるのです。
例えば、東京でオフィスを構えていた会社でも、フルリモートに移行すれば北海道から沖縄まで、住んでいる場所に関わらず能力の高い人材を雇用できるでしょう。人材を探す領域が日本全国に拡大するため、優秀な人材を雇用できる可能性が高まるのです。
これまで出会うことがなかった人材を確保することは、会社にとって大きなメリットになります。
3つ目は、感染リスクゼロになることです。オフィスを持たないと、人と会う機会が軽減されます。満員電車に乗ることなく、ミーティングをオンラインで実施すれば、感染リスクはほぼゼロになるでしょう。
オフィスを解約する際の注意点とタイミング
オフィスを解約することには、コストカットや感染リスクの低減など様々なメリットがあります。しかし、実際に解約する前に損をしないよう、解約の際の注意点と適切なタイミングを確認しましょう。
企業としての実態がなくなる
オフィスを解約した後、別のオフィスに借り換えることなくフルリモートに移行すると、企業としての実態がなくなります。例えば、業者や顧客が来訪したいというアポイントを取って来ても、自社に招待できなくなるでしょう。
企業としての実態がなくなると、特に保守的な企業からの共感が得られにくいかもしれません。
郵便物の受け取りや来客については、レンタルオフィスを借りるなどして、一時的に対応することも可能です。もしものことを考えて、月額で小さなレンタルオフィスを借りることも検討してみてもよいでしょう。
アフターコロナでもオフィスなしが最適解かわからない
オフィスを解約する理由が、「新型コロナウイルスの感染拡大予防」の場合は、特に注意が必要です。2022年現在、ワクチンが開発され、接種も始まっています。つまり、このままコロナ禍が続くとは限らないということです。
仮に、今後新型コロナウイルスの治療薬が開発される場合、再びオフィスが求められる社会になるかもしれません。しかし、その時また同じ場所にオフィスを構えられるとは限らないのです。
オフィス解約はテレワークが軌道に乗ってから
オフィス解約におすすめのタイミングは、テレワークが社内に浸透した時です。これまで出勤をして済ませていた仕事をオンラインで完結できるようにしないと、オフィスを解約しても仕事に支障が出てしまうでしょう。
テレワークが浸透する前にオフィスを解約すると、社員も「これから本当に大丈夫だろうか」と不安になってしまいます。
アポイントメントや商談、成約前後の書類作成や書類の送付など、これまでオフラインで行ってきた業務のすべてをオンラインで行えるように準備しておくことが大切なのです。
ここでは、オフィス解約をスムーズに実行するために、テレワーク導入前の注意点について紹介します。
オフィスがなくなった場合のワークフローを考えよう
オフィス解約は突発的に行うのではなく、段階的に行うことをおすすめします。まずはテレワークを週3日などで行い、テレワーク時の問題点を洗い出しましょう。チーム内の連携が取れない、決済までの手続きが遅くなるなど、ワークフロー周辺で問題が発生する可能性があります。
このような問題は、ワークフローを可視化させて管理するHubspotやSalesforceといったツールで解決できることが多いです。週3日の導入で問題なく仕事が進められるようになってからオフィスを解約した方がよいでしょう。
テレワークが定着する前の見切り発車は危険
テレワークが定着する前にオフィスを解約すると、立替精算や顧客とのコミュニケーションなどに支障が出る可能性があります。
「多くの企業がフルリモートでもうまくやっているから」と、見切り発車せずに、まずは自社でテレワークを定着させましょう。仮に、テレワークが定着しなかった場合は、もっと規模の小さなオフィスに借り換えるという選択肢もあります。
違約金を発生させない解約方法
オフィス解約に適したタイミングを知らないと、違約金が発生する場合があります。違約金を発生させないための解約方法を確認しましょう。
解約通知なしでは違約金発生の事例も
オフィスを解約する際、オフィスビルのオーナーや管理会社に解約予告を行います。解約予告を行うことで、オーナーや管理会社は次の借主を探す期間に入ることができるでしょう。
一般的には解約予告を行うのは、退去を希望する日の半年前までです。解約予告をしてから、実際にオフィスを出る日までの期間のことを解約予告期間といいます。
この解約予告期間に、退去する日を早めてしまうと違約金を支払わなければなりません。実際に違約金が発生する事例も出ているため、解約予告期間を厳守し、予告期間よりも解約手続きを前倒しにするのはやめましょう。
解約通知書を作成・送付する
違約金を発生させないためには、必要事項がきちんと盛り込まれた解約通知書を作成して送付する必要があります。
タイトルは「賃貸借契約解約通知書」として、送付する日付・貸主・借主の氏名・物件名・物件の住所・電話番号・移転先・解約日・立会い受け渡し日・敷金返還先の口座情報を記載しましょう。
重要書類なので、書類を作成したら普通郵便ではなく、内容証明でオーナーや管理会社宛てに送付します。この時、控えのコピーを取っておくことを忘れないようにしましょう。
また、オフィス契約時に高額の敷金を取られている場合は、敷金の返還先の口座情報を間違わないように注意しましょう。オフィスを移転せず、オフィスを持たない形態に移行する場合は、特に重要な事項です。何十万円単位のお金が返ってくることもあるので、口座情報を間違えていないか、複数の目で確認することをおすすめします。
解約通知を行う際には契約書にある予告期限を厳守する
解約通知を問題なく行うためには、事前に交わした賃貸借契約書にある予告期限をよく確認しましょう。一般的には半年前までに予告すればOKですが、例外もあります。
例えば、「1年前まで」と期間が長期になっていることもあれば、「3ヶ月前まで」と短期になっている場合もあるのです。契約書の期限を確認し、違約金が発生しない期限内に上記の解約通知書を作成して送付するようにしましょう。
最後に
新型コロナウイルスの影響でテレワークが普及すれば、オフィスを持たない企業が増えるのは必然的です。都心でもオフィス解約が増えている今、自社のテレワークが軌道に乗るかどうか、今後の新型コロナウイルスの状況などを踏まえてオフィス解約のタイミングや是非を見極める必要があります。
その上で、オフィス解約や移転を決断した場合は、違約金を発生させないように注意して解約手続きを進めましょう。解約手続きに必要な書類に盛り込むべき事項は、この記事を参考にして、記入漏れのないようにすることをおすすめします。
