メールを送る際に、よく活用されている署名機能。署名にはたくさんのメリットがあるため特にビジネスで利用されていますが、メールの署名内容の作成時に気を付けておきたいポイントとはどんなものでしょうか。
今回は、メール送信の際に署名をする意味やそのメリット、気を付けたいポイントなどを紹介します。さらに署名内容を考える際に参考にできるテンプレートやGメールでの署名機能の使い方もチェックしていきましょう。
メール署名とは
そもそも「署名」とは、基本的に「本人自身の手によって氏名を書くこと」です。自分で記入すると筆跡鑑定ができるため、自分自身の意志で同意したということを証明できます。
一方、メールでの署名とは、受信者に「送信元はどんな人なのか」を伝えるためのものです。基本的に、メール本文の内容の最後に名前や所属する会社名などを書き加えます。
メールに署名をしておくことで、誰から送られたのか不信感をもたれることなく、スムーズにコミュニケーションを取れるようになるのです。
メールで署名を作成する3つのメリットとは？
メールに署名をすることは、ビジネスマナーのひとつになっています。ここではメール送信の際に署名をしておくことによる3つのメリットを確認しましょう。
1.名刺代わりになる
メールの署名では、送信元の社名や担当者の名前、電話番号などを記載して送ります。そのため、直接会って名刺交換していない相手であっても、それと同じように相手に自分を認識してもらえるのです。
また、メールを送り合ううちに何度も署名を見ることになるため、親しみを持ってもらいやすくなるでしょう。
2.メールの信頼性を高められる
署名をしておくと、メールの信頼性を高められるメリットもあります。
メールは便利なものですが、知らない人から届くことも多いでしょう。たくさんの迷惑メールが送られてくることもあり、見知らぬ人からのメールは不審に思われて削除されてしまいやすいです。
メールに署名をすることで相手に誰から送られてきたのかが、すぐにわかるようになります。つまり、受信者に安心してメールを読んでもらうためにも署名が必要なのです。
3.興味を持った受信者が連絡しやすくなる
メールに署名をしておくことで、受信者が連絡を取りたいときに連絡先を調べる手間が省けるのもメリットのひとつです。署名に連絡先を記載しておけば、受信者が興味を持ったタイミングで連絡しやすくなります。
署名の作成で確認したい4つのポイント
メールの署名内容を作成する際に、どのようなことに気を付ければいいのかも確認していきましょう。
1．署名に記載する内容
メールの署名で記載する内容は、「会社名」「所属する部署・課の名前」「役職」「担当者の名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」です。あれば、FAX番号や会社のホームページのURLなども載せるといいでしょう。
また、何かお知らせがあれば一緒に載せることもできます。
2．実際に使う前に自分にメールしてみる
メールの署名として設定する内容を整えたら、実際にビジネスで使う前にまずは自分に宛ててメールをしてみましょう。署名だけで見たときに違和感がなくとも、メールの本文と一緒に載せると直したい部分が見えてくる場合があります。
また、送信前にチェックするだけよりも、一度自分の手を離れて実際に受信したメールであるという認識を持つことで、冷静な視線でチェックできるでしょう。受信によってメールのレイアウトが変わる場合もあるため、事前に確認しておく事をおすすめします。
3．状況に合わせた数種類の署名を作っておく
署名に記載する内容は色々とありますが、送る相手全員に対して毎回すべてを書かなくても問題ありません。送信する相手や状況に合わせて、数種類の署名を作っておくといいでしょう。
例えば、社内の人間に対してであれば会社名や会社の住所、ホームページのURLなどは必要ありません。これらを省いておくことで、必要なポイントがわかりやすく、よりすっきりとしたメールにできるのです。
また、社外のビジネス関係者でも、何度も返信をしあっているような状態であれば、状況に応じて署名する内容を短縮することがあります。
4．変更があればすぐに反映する
たとえば「届いたばかりのメールの署名に記載してある電話番号を確認し、連絡をしようとしたら繋がらなかった」となってしまうと、受信者に不信感を持たせてしまいかねません。
メールの署名は名刺代わりにもなる重要なものです。署名する内容に変更点がある場合には、速やかに修正するようにしましょう。
Gメールでの署名の設定方法と3つのテンプレート
Gメールの機能を使うと、簡単に署名が作成できます。その機能の使い方や、実際にメールに載せる署名の内容を考えるときに参考になるテンプレートを見ていきましょう。
Gメールでの設定方法
まずは、Gメールで署名機能を設定する方法からです。
Gメールで画面右上にある歯車のマークをクリックし、設定・全般へと進んでいきます。署名と書いてある欄にある「新規作成」を選択し、今回設定する署名の名前を付けましょう。
作成ボタンを押すと、その名前の隣にフリースペースが出てくるため署名としてメールに載せたい内容を記入します。その下に「デフォルトの署名」の欄があるため、デフォルトで設定した署名を載せたい場合には、設定した署名の名前を選択しましょう。
テンプレート1．ビジネス用の署名
まずはビジネスで使いやすい内容のテンプレートです。
シンプルに必要な情報だけを載せているため、この内容をベースに自分に合ったアレンジを加えるのもいいでしょう。お知らせする情報があれば、それも一緒に載せます。
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〇〇株式会社 〇〇部 〇〇課
係長 鈴木 太郎
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：00-0000-0000 / FAX：00-0000-0000
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@aaaaaa.co.jp
URL：https://aaaaaaaa.com
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テンプレート2．社内用の署名
社内の人間に向けたメールであれば、伝える情報はもっと少なくてもいいでしょう。会社に関する情報を省いてさらに簡潔にした内容のテンプレートを紹介します。
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〇〇部 〇〇課
係長 鈴木 太郎
TEL：00-0000-0000 （内線番号：0000）
携帯電話番号：00-0000-0000
Mail：***@aaaaaa.co.jp
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テンプレート3．英語の署名
海外の人とメールで連絡を取ることもあるでしょう。英語での署名の内容もチェックしてみましょう。
英語での署名の場合には、会社名などよりも送信者の名前を先に記載するのが、基本の署名の書き方です。
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Taro Suzuki（名前）
Sales Department （部署名）
◯◯◯◯ Co., Ltd. （会社名）
Tokyo 000-0000, Japan （会社の住所）
Mail：***@aaaaaa.co.jp
Tel： 00-0000-0000 （電話番号）
Fax：00-0000-0000 （FAX番号）
URL：https://aaaaaaaa.com
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最後に
今回の記事では、メール送信の際の署名に関する解説を行いました。署名には様々な意味があり、仕事での関係であれば署名を記載しておくことはマナーでもあります。
署名に記載する内容や事前に自分宛に試しにメールを送ってみることなど、気を付ける点やテンプレートをもとに、伝えるべき情報をシンプルにまとめた署名を設定しましょう。
