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レンタルオフィスとは?メリットや選び方のポイントについて解説

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公開日: 2020.12.18
更新日: 2021.08.01

レンタルオフィスは、少人数経営やフリーランスとしてオフィスを持たない人に人気のオフィスです。実際にレンタルする前に、レンタルオフィスのメリットや、選び方をよく把握しておきましょう。

目次
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レンタルオフィスの特徴

レンタルオフィスには、仕事に必要なデスク、椅子、書棚、Wi-Fi環境などがあらかじめ整っており、専用の個室を借りることもできます。施錠できるタイプの個室であれば、基本的にパソコンや書類はオフィスに置いたままでもOKです。

従来の賃貸オフィスのように初期費用をかけずに好立地の場所で仕事ができるレンタルオフィスは、固定のオフィスを持たない新しい経営のあり方を実現できます。ここでは、そんなレンタルオフィスの特徴を確認しておきましょう。

専用のスペースで作業ができる

レンタルオフィスには2つのタイプがあります。広めの敷地面積で、どこに座るかは自由になっているフリーオフィスは、利用料金が安く利用しやすいのが特徴です。

一方で、他の人の目があると集中できない、情報管理のためにも個別のスペースが欲しいという人のために、専用スペースがあるレンタルオフィスもあります。

専用スペースの種類も豊富で、他の座席との間に仕切りがあるタイプをはじめ、ドア付きの完全個室タイプから選べるレンタルオフィスが多いです。専用スペースには必要な備品は揃っているため、快適な環境の下で仕事に集中できるでしょう。

専用スペースの大きさも様々。幅広いタイプが用意されており、1人用~複数人用まであります。1人でビジネスをスタートするフリーランスの方なら1人用タイプ、起業して間もないベンチャー企業が使いやすい複数人用タイプと、事業の大きさや目的によって使い分けることが可能です。

会議室などの共用スペースの利用が可能

レンタルオフィスでは、個人の作業だけではなく、複数人で使える共用スペースもあります。共用スペースでよくあるのは、会議室、休憩コーナーです。共用スペースは、レンタルオフィスを利用する人が、共同で使用する場所です。ただし、会議室は一定の時間で区切り、予約制で使用されるのが一般的。会議室の入り口に、タブレットが設置されていて、予約希望の人が早い者勝ちで予約をとるというレンタルオフィスもあります。

会議室には、大き目のデスクと複数の椅子、ホワイトボードなどが備え付けてあるのが一般的です。入り口のセキュリティもきちんとしていて、部外者が利用時間中に入れないシステムを取っているところが多くなっています。そのため、クライアントをレンタルオフィスの会議室に招いて会議をすることも可能です。

おもてなしのお茶は、共有スペースで自由に使える自動販売機やドリンクスペースのお茶などを利用できます。レンタルオフィスの休憩コーナーは、基本的に無料で利用できるところが多く、また自動販売機や電子レンジなどが設置されていて、お昼休憩をとるなど、ちょっとした休憩に使用可能。大き目のテレビが備え付けてあったり、BGMが流れていたり、フリーで読める雑誌が置いてあるレンタルオフィスも多くなってきました。

共用スペースでは、異業種の人との交流が生まれることも特徴です。フリーランスの人や、会社を立ち上げたばかりで人脈が欲しいという人も、この共用スペースでのふとした会話から人脈を築くきっかけになることもあるでしょう。

充実したサービスがある

レンタルオフィスでは、自宅に勝る充実した設備・サービスがあります。会議室にはプロジェクターやマイク、スピーカー、共用スペースにはコピー機を設置しているところも。カフェを併設しているレンタルオフィスもあり、仕事をしながら淹れたてのコーヒーや軽食を楽しむこともできるでしょう。

パソコンの持ち運びが面倒という人にも、パソコンの貸し出しを行っているレンタルオフィスもあります。もちろんほぼすべてのレンタルオフィスでは、Wi-Fi完備で、モバイルWi-Fiを持ち込まなくてもサクサク仕事ができる点も特徴です。

一部のレンタルオフィスでは、来客対応を代行してくれるサービスもあります。レンタルオフィスだと複数の企業が同じフロアで仕事をしていますが、そのため来客者はどこを訪ねたらいいのかわかりにくいという側面もあるのです。来客者のこのような不安を解決できる受付サービスがあるレンタルオフィスなら、オフラインのビジネスも行いやすくなるでしょう。

さらに充実したレンタルオフィスでは、会議に必要な書類作成を代行してくれるサービスを提供しているところもあります。主に少人数でビジネス展開をしていて、書類作成にまで人材を確保できない場合には、この書類作成サービスはかなり助かるでしょう。もちろん、別途料金がかかりますが、本業に時間を集中投資したいという人にはおすすめのサービスです。

他のオフィス形態の特徴と相違点

レンタルオフィスとその他のオフィスのとの違いは、どのような点なのでしょうか。

  • 一般的なオフィス

一般的なオフィスといえば、ビルの特定のフロアを賃貸で借りるタイプでしょう。賃貸契約が事前に年単位で行われるのが一般的です。オフィスの場所が決まっていて、郵便物も受け取ることができます。

自社オフィスがあることでクライアントからの信頼を得やすく、顧客の獲得につながりやすいという側面もあるのです。在庫を抱えるようなビジネス形態の場合は、このような昔ながらの住所固定のオフィスが向いているでしょう。

しかし、このように賃貸契約を結ぶオフィス形態には、ネガティブな特徴もあります。例えば事業が途中で頓挫したり、オフィスを縮小しようと思ったりしても、年の途中で解約すると、違約金が発生するケースがあるのです。事業を小さく始めて、何度もトライアンドエラーしてみたいという人に取って、身動きが取りにくいかもしれません。

またビジネスに有利な一等地を賃貸で借りるとなれば、オフィスの家賃も月額で大きなコストがかかります。水道・光熱費などのインフラにかかる費用も、オフィスの家賃とは別に固定の支出としてかかり続けるのです。

さらにプリンター、デスク、椅子などの備品をリース契約ではなく購入している場合、下取りに出したり処分したりと、事業を縮小したり、たたむ場合のリスクが大きいでしょう。いちいち引っ越す際にオフィスの家具を運び出すのも、時間と手間という大きなコストがかかります。書類整理に使用していたキャビネットやバインダーなど、大きな荷物から小さな荷物まで、いちいち移すのは大変です。

  • レンタルオフィス

一方、レンタルオフィスはこのような一般的な賃貸のオフィスと異なり、不動産管理会社との賃貸契約を結ぶ必要がありません。

多くのレンタルオフィスは月額制となっているため、途中で解約しても痛手は負うことがないでしょう。備品もすべてレンタルのため、身軽にオフィスを移ることができます。

つまり、賃貸のオフィスに比べて初期費用が極めて安く、新規事業を始めるのに向いています。一等地のレンタルオフィスでも、賃貸オフィスに比べればかなりお得な月額利用料で使用可能です。

そのため、新規事業立ち上げで小さく事業を始めたいと考えている人には、レンタルオフィスのように身軽に動けるタイプのオフィスの方が向いていると言えるでしょう。

レンタルオフィスに似たタイプのもので、「コワーキングスペース」と「バーチャルオフィス」があります。コワーキングスペースとは、広い空間で解放されたオフィスに、デスクと椅子が設置されたものです。

パソコンが設置されているコワーキングスペースもあります。コワーキングスペースは、時間単位で利用することができますが専用スペースではないため、荷物を置きっ放しにすることはできません。自分だけのオフィスではなく、他の人と同じ空間を使ってそれぞれの異なる仕事をするのがコワーキングスペースです。

  • バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、レンタルオフィスのように実際にそこが仕事をする場所ではないという点で大きく異なります。つまり、法人登記のために住所登録が必要で、住所を借りるための架空のオフィスとも言えるでしょう。

バーチャルオフィスは文字通り仮想空間ですから、契約者の多くは自宅や他の場所で仕事をするのです。レンタルオフィスのように出勤せず、名刺に「東京都港区」などの特定の住所を掲載したい場合などに利用されます。

レンタルオフィスを利用するメリット

レンタルオフィスを利用する前に、メリットはもちろん、注意点についてもよく確認しておきましょう。

家具などを準備しなくても良い

レンタルオフィスでは、オフィスデスクや、椅子などの家具はすべて揃っています。月額の利用料に、これらの家具類の費用がすべてセットになっているため、別途料金を支払う必要もありません。

レンタルオフィスによっては、オプションで印刷機やコピー機も利用できます。休憩スペースにはマッサージチェアを設置しているところもあり、まさに至れり尽くせりだと言えるでしょう。

立地条件の良い場所で仕事ができる

レンタルオフィスは、多くの人がアクセスしやすいよう、主要な駅の近くにある傾向があります。駅直結のレンタルオフィスもあり、通勤のしやすさは言うまでもありません。

さらに、お昼休憩や、ちょっとした一息をつくにしても、駅近などの好条件の立地なら、カフェなどの飲食店に困ることもないでしょう。帰りに買い物をしたり、ストックが切れた文房具を買い足したりと、好立地の場所にあるレンタルオフィスは本当に便利です。

法人登記をすることが可能

会社を作りたいけど、オフィスを賃貸するほどの資金がない、という経営者や独立・フリーランスの方にもレンタルオフィスはおすすめです。法人をつくるにあたって、会社が法的に法人として認められるために必要な手続きを「法人登記」と言います。

この法人登記を行う際、会社がどこにあるのか、住所を明記しなければいけません。この法人登記の住所に、レンタルオフィスの住所を使用できるのです。

また、法人登記で銀行口座を新規開設する場合も、住所が必要になります。銀行口座の新規開設にも、もちろんレンタルオフィスの住所を使用できるため、事業を始めやすいというメリットにつながるでしょう。

このように、賃貸でオフィスを借りることなく法人登記できるため、小さく事業を始めたい人に向いています。

用意されている部屋のサイズが豊富

レンタルオフィスは、オフィスのサイズが様々あります。ネットカフェのフリースペースのように、広い敷地に長机と個人用椅子が一定の距離で置いてあるタイプも珍しくありません。このような仕切りのないタイプのレンタルオフィスは、他者の目に触れやすいため、仕事をサボりにくくできるというメリットもあります。

1人用で仕切りのついた書斎のようなタイプも。書棚や荷物棚があり、心地よい仕事の空間を確保できるでしょう。さらに、20畳程度で4〜5人が利用できる会議室のようなスペースを丸ごとレンタルオフィスで借りることも可能です。

少人数のベンチャー企業などは、このような広めのサイズを選ぶことで、連携をとって仕事を進めやすくできるでしょう。

レンタルオフィスのデメリットと注意点

便利で今後も利用者数が伸びていくことが予想されるレンタルオフィスですが、利用する前に確認したい注意点もあります。

利用時間に制限がある

賃貸のオフィスの場合は、ビルの管理で例外はあるものの、基本的に24時間いつでも利用できます。早朝に出勤して朝活したり、納期が迫っていたりする時には遅くまで残業することも基本的には可能です。

しかし、レンタルオフィスの場合は、オフィス自体の開閉時間があらかじめ制限されていることが多くなっています。9:00〜21:00までなど、時間が制限されていると事業の幅も制限されるかもしれません。また、会社で朝活をしたい!という場合も、レンタルオフィスの利用開始時間が制限されていると難しいでしょう。

中には自社ビルをレンタルオフィスにして、レンタルオフィスの出入り口をアプリで自動化し、24時間利用できるところもあります。利用時間の制限が気になる方は、24時間利用できるレンタルオフィスを探しましょう。

内装の変更はできない

自前のオフィスではなく、空間を借りているだけのレンタルオフィスでは、内装を変えられません。壁紙の色が気に食わない、照明は蛍光灯ではなく暖色がいい、などの個人的な好みを反映できないということです。中には「貼ってはがせる壁紙ならOK」など、イレギュラーな対応をしてくれるところもありますが、基本的に内装はいじれないことに注意しましょう。

もちろん床のカーペットも、給湯室のポットやコーヒーメーカーなども選べません。打ちっ放しのコンクリートでできた床が冬季に冷たく感じる場合は、カーペットを敷くのではなく、個人でUSBヒーターなどを用意する必要があります。

ただ、せっかくオフィスを持つからには、内装にもこだわりたいという人は多いでしょう。オフィスの内装にこだわりたいという人は、レンタルオフィスを借りる前に、自分の理想に最初からなるべく近いタイプのオフィスを選ぶことをおすすめします。

セキュリティの管理を徹底する必要がある

レンタルオフィスでは、完全個室ではないタイプのものもあります。座席自由で、仕切りが付いているだけのレンタルオフィスでは、セキュリティのリスク管理を徹底しましょう。

デスクに重要書類や、重要データの入ったUSBメモリを置きっ放しにして休憩をとったり、そのまま退勤したりすると、データが持ち出される可能性もあります。セキュリティの甘いパソコンを置きっ放しにするのも、データが盗まれる可能性があり、おすすめできません。

もっと突き詰めると、レンタルオフィスのWi-Fiのセキュリティもよく調べておいた方が良いでしょう。共有のWi-Fiでは、セキュリティが心配だという場合は、自前でモバイルWi-Fiを用意した方が安心です。

書類はすべて毎日持ち帰り、パソコンには指紋認証などの強いセキュリティをかけるようにしましょう。パソコン自体もモバイル型にして、毎日持ち帰るのが一番安全です。

さらにパソコン自体にもウイルスブロックをかけて、共有のWi-Fiでも安心して利用できるようにしておくと良いでしょう。退勤時にはデスク周りを毎日確認し、自分でセキュリティを守る必要があります。

レンタルオフィスが廃業することもある

レンタルオフィスも一つのビジネスですから、終わりが来ることもあります。どんなに気に入って利用していたレンタルオフィスでも、レンタルオフィス自体が廃業し、撤退することになれば、あなたも別のオフィスに移らなければなりません。

オフィスを移ることは、そう簡単ではありません。日頃からペーパーレス化していれば、まだ引っ越す際に持ち出すものも少なくて済むでしょう。

しかし、日頃から紙ベースで書類を管理している場合は、レンタルオフィスの廃業によって引っ越し費用がかかることになります。家具は月額の利用料金に含まれているため移動する必要はありません。ただバインダーや帳簿のファイルなど大量に保管している場合は、引っ越すのもかなりの時間と手間というコストがかかるでしょう。通常、月額制で利用している場合は、廃業の数ヶ月前に告知があります。

また、契約時の確認事項にも「利用終了の◯ヶ月前には告知する」などの文言が入っているでしょう。万が一のことを考えて、一定期間でレンタルオフィスの第二候補を常にリスト化しておくことをおすすめします。

最後に

レンタルオフィスは、小さくビジネスを始めたい方や、今ある賃貸オフィスを縮小化したい方、個人のフリーランスの方にはメリットがたくさんあります。月額で利用できる、家具などの備品を新たに揃えなくて良いという手軽さは、今後も重宝されるでしょう。

利用する前に、利用時間の制限や、好みの内装かどうかをよく確認することで、後悔のないオフィス選びができます。