ある程度組織が大きくなり、「さらなる成長には変化が必要だ」となった際など様々なタイミングで組織改革が行われます。そんな時に、組織改革はどう進めたらいいのでしょうか。今回は、組織改革をするメリットや成功に導くための考え方や進め方について確認していきましょう。

組織改革と実行するメリットを解説

まずは組織改革とはどんなものなのかと、それを実行する場合のメリットを解説します。

そもそも組織改革とはどんなもの？

組織改革とは「組織の変化を促し、状況の変化に対応して組織の改善に繋げること」です。近年では、経済情勢の変化や働ける世代の人口が減っていくことによる労働力の低下など、様々な要因が企業の組織作りに影響を及ぼしています。企業が成長していくためには、それらの様々な要因に柔軟に対応ができるような組織改革を進めることが重要です。

具体的な方法としては、まず組織の構造や運営方法を確認して問題点や改善可能な部分を見つけ出します。そしてITツールの導入による業務の効率化、女性が働きやすい環境への方向転換など様々な改革によって問題点を改善していくのです。なお、組織ごとに課題は違うため、それぞれに合った改革方法が必要になります。

組織改革が必要な理由や実行するメリット

組織改革が必要となる理由や実行することによる組織へのメリットなども確認していきましょう。

先述したとおり、今後の社会では経済情勢の変化や働ける人口の減少傾向など、時代に合わせた様々な変化が起きます。働ける人口が激減するということは、今後も今まで通りの対応を続けていては人手が足りなくなる企業が多くなるということ。企業はその内部だけと関わっているものではないため、このような企業外部の変化についていくためにも柔軟な変化が必要です。

組織改革が行われることで働き手が少なくなる前に対策ができ、今後の社会の変化に対応可能になります。また、限られた人材の数の中で成果を最大限あげられるようにするためにも、組織改革は重要です。組織改革がうまくいけば働き方改革にもなり、業務のやり方を見直したことで効率的に働けるようになります。

ITツールの導入によって社員それぞれ仕事の進捗が理解しやすくなり、組織内部のコミュニケーションが改善されるといったメリットも考えられるでしょう。組織改革によって人事評価制度についても見直しがされた場合には、モチベーションアップも期待できます。

組織改革が成功した事例の紹介

実際に組織改革が成功したインターネット関連の業務を行う会社の事例を紹介します。初めに実施した組織改革では失敗して逆に業務がしづらくなったものの、その後新しいシステムの採用・活用をし、業務が改善されたケースです。

同社では営業した情報を共有できる新システムを導入したことで、営業先との関係がどんな状態になっているかが社内の人間にすぐに伝わるようになりました。そのため、管理職から従業員へのフォローアップ業務が的確にできるようになり、対応がスムーズに。さらに管理職への報告作業やそのための資料作りがいらなくなり、業務の効率化が進んだことで仕事にかかっていた時間の減少に成功しました。

組織改革を成功に導くには

このように、組織改革が成功すれば様々なメリットがあります。組織改革を成功に導くにはどうすればいいか、考え方やポイントなどを確認しておきましょう。

組織改革を成功させるための考え方

組織改革がうまくいけば働きやすい環境になるとはいっても、人間は基本的に変化を嫌うものです。実施した場合には、反対に回ったり面倒くさがったりする従業員もいることに注意しなければなりません。組織改革を成功させるためには、まずは従業員の理解を得る必要があります。

よく考えられた新しい業務のやり方・ツールでも、従業員からの十分な理解が得られないと、うまく活用されないままの状態となってしまいます。さらに、現場で、以前のやり方による業務も残っていた場合、二重の対応が必要となり余計に時間がかかることも。こうなるとモチベーションが下がってしまうため、組織改革を進めるには「本当に新しいやり方がうまく浸透しているか」を確認しましょう。

組織改革の進め方・ポイント

組織改革の進め方やポイントも紹介します。コッターが提唱する「8段階プロセス」などが組織改革の進め方の基本です。「8段階プロセス」の流れを見ていきましょう。

まずは「1.組織の課題を従業員にも知ってもらい」ます。ここでは、例えば、残業が多すぎる、という課題があったとします。「2.その課題に対応するためのチームを作り」、残業を減らすために業務を効率化できるところはないかといった「3.改革のビジョンを描き」、それを「4.周知・徹底」させます。そして「5.従業員たちの自発的な対応をうながして、その障害となるものは取り除いていく」のです。

従業員の中で、危機意識が高まれば自発的に動く人が増えます。ただし、先述した通り人間は基本的に変化を嫌うものなので、反対する人など改革への障害があるかもしれません。そうなった場合に改革を進める企業と反対する人との間で板挟みにならないよう、企業としてサポートしていく必要があります。

組織改革は長期的な視点で行うものではありますが、なかなか結果が出ないとやる気をなくしてしまうかもしれません。そのため、改革を始めてから「6.短期的な成果を見つけて、効果があることを周知」します。例えば、早く成果を上げるために、まず改革を一つの支社だけに限って実施してその支社を全体でサポートする、などです。さらに、「7.組織改革を進め」ていき、最終的には「8.その組織の中の文化・やり方だとして定着」させていくのです。

ここでポイントとなるのが、従業員の共感を得られるようなビジョンの設定やプロジェクトのマネージャーを決め、権限を与えること。さらに対抗する従業員との矢面に立つプロジェクトマネージャーへ、マネジメント層からの的確な助言・サポート、そして組織改革に積極的に取り組んだ従業員への評価や報酬制度を整えることです。従業員の共感が得られるビジョンを掲げれば、誰もが働きやすい環境が整います。

さらに、プロジェクトマネージャーを決定して権限を与えることで周りに働きかけやすくなります。改革の実施に伴っておきる摩擦でプロジェクトマネージャーが疲弊してしまわないようなサポートも重要です。

積極的に取り組んだ従業員をきちんと評価することでさらにやる気を出してもらい、周りの従業員も主体性をもって業務に取り組めるようになります。これらを意識して組織改革に取り組みましょう。

世界的コンサルが提唱したフレームワークも参考に

世界的なコンサルティング会社が提唱しているフレームワーク「7S」も組織改革の参考になります。「7S」とは「戦略」「組織」「システム」「スキル」「スタッフ」「社風」「社の価値観」のこと。これらはソフト面の「4S」とハード面の「3S」に分かれており、組織の全体像の把握やそれぞれの要素によってどのように影響があるかが判断できるようになります。

7Sはすべての要素が影響し合っているため、改革を行う際は1部分だけではなく他の要素への影響も考えなくてはいけません。例えば、「高級路線に変更しよう」と戦略を変えたのであれば、スタッフも高品質な商品やサービスについて知る必要があり、高いスキルが求められるのです。

本やセミナーでの勉強、コンサル会社への相談も

組織改革については、様々な内容の本やセミナーなどがあります。実際に組織改革に取り組みだす前に、それらでの勉強を行い、どのようにすれば反発が少なくスムーズに改革ができるのかを検討してから実施したほうがいいでしょう。

また、コンサルティング会社へ組織改革についての相談をするのもおすすめです。本やセミナーでは「どの会社でも当てはまる一般的な内容」が述べられることが多いですが、コンサルティング会社の場合には自社に合ったプランニングをしてもらえます。よりイメージしやすく実践的な内容となるでしょう。

最後に

今回は組織改革について、どのようなメリットがあるのかや成功させるためのポイントなどを紹介しました。組織改革がうまくいけば効率的に仕事ができるようになり、従業員の満足度に貢献したり組織を成長させたりといった効果があります。

しかし、うまく進めていかないと従業員との亀裂のきっかけになってしまう可能性もあるのです。どのように進めていけばいいのかを確認し、効果的な組織改革を行いましょう。