仕事をスムーズに進めるために社内コミュニケーションは大切です。働き方の多様化に伴い、その必要性が再認識されています。

今回は、社内コミュニケーションが不足すると起こる問題や活性化するための課題について説明し、促進のために役立つツールや企業の導入例を紹介しましょう。

社内コミュニケーションが大切な理由

社内コミュニケーションは仕事に関する情報を共有し、業務をスムーズに進めるために欠かせません。業務の効率化によって、生産性も高まります。社員同士の交流は、お互いのスキルを高め合うことにもなるでしょう。良好な人間関係は社員の定着にもつながり、離職率が低下します。

社内コミュニケーションが求められる背景

今日、社内コミュニケーションに課題を感じている企業も多く、その背景には次のような事情があります。

働き方の変化

政府の「働き方改革」により、社員の働き方も変化しています。フレックスタイム制を導入する会社が増え、リモートワークで働く社員も増加傾向です。そのため、全員が定時出社をする会社が少なくなり、社員同士が交流する機会も減少しています。

このような状況が、社員間のコミュニケーションを減らす要因になっているのです。その改善策として、働く形態や時間帯が異なる社員同士でも情報を共有することができる方法が模索されています。

雇用形態の多様化

会社員は正社員で終身雇用という形態が一般的だった時代に比べ、現在は雇用形態も多様化しています。契約社員や派遣社員、パート、アルバイトなどの非正規雇用が増えており、1つの会社でさまざまな雇用形態の人たちが働いているケースも少なくありません。異なる雇用形態は、従業員間の交流を妨げる一因になっているといえるでしょう。

社内コミュニケーション不足で起こる問題

社内コミュニケーションが不足すると、どのようなことが起こるのでしょうか？想定される3つのことについて紹介します。

コンプライアンス違反が起こる

社内コミュニケーションが不足すると従業員同士の仲間意識や連帯感が薄れ、規律に反する行為や独善的な行動が起こりやすくなります。コミュニケーションが取れている場合はお互いを監視する機能も果たしますが、交流がなくお互いが何をやっているかわからない状況は、コンプライアンス違反が生まれる可能性もあるでしょう。

社員のモチベーションが下がる

社員間の交流があれば、お互いの業務を知ることで切磋琢磨する状況が生まれます。競争意識も芽生えて、スキルアップにもつながるでしょう。忙しいときは助け合うこともできます。他部署との交流では業務を広い視野で捉えることができ、仕事について有益な情報を得ることもできるでしょう。

一方、交流のない職場では自分の業務をこなすだけで成長の機会がありません。問題が起きても助け合うことができず、解決を長引かせる可能性があります。そのような毎日では、社員のモチベーションも下がってしまうでしょう。

取引先とのトラブルが起こりやすい

社内コミュニケーションで情報を共有していれば、顧客や取引先との話もスムーズに進みます。しかし、社員間に交流がなく他の業務を把握できていない場合、問い合わせを受けても的確な対応ができません。それにより先方の不信感を招き、トラブルも起こりやすくなります。

社内コミュニケーションの3つのメリット

社内コミュニケーションを促進するメリットとして、主に次の3つがあげられます。

1.業務が円滑に進み生産性が高まる

社内コミュニケーションが円滑な場合は情報が共有され、お互いに連携し合って業務がスムーズに進みます。問題が発生したときも早期発見が可能で、協力し合い早い解決が期待できるでしょう。業務が効率よく進むことで、会社の生産性も高まります。

2.企業の信頼度がアップする

社内コミュニケーションが活発な会社は情報が行き渡っているため、取引先や顧客からの問い合わせにも対応がスムーズです。早いレスポンスや適切な対応が可能になり、企業の信頼度も上がるでしょう。社会的信用を得ることで、会社のブランド力も高まります。

3.社員の定着率が高まる

コミュニケーションの取れている会社は社員同士が助け合うため、仕事がやりやすくなります。社員のモチベーションは高まり、会社に定着しやすくなるのがメリットです。

社員間の交流だけでなく上司と部下など縦の交流も活発化することで、従業員エンゲージメントも上がるでしょう。従業員エンゲージメントとは、会社への信頼や貢献意欲を表すものです。上下間の交流で信頼関係を築くことで社員の満足度は上がり、より会社の発展に貢献したいと頑張る意欲が高まるでしょう。

社内コミュニケーションに役立つ6つの施策

社内コミュニケーションの重要性が注目される今日、その活性化に向けてさまざまな取り組みが行われています。社内コミュニケーションに役立つ施策のおすすめ6つを紹介しましょう。

1.経営層と社員の定期面談や交流会

縦の交流を図るためには、経営層と社員の定期面談や全社会議などの場を設けることが効果的です。方法としては、上司と1対1でミーティングを行う「1on1」や昼食懇談会などがあげられます。1on1は部下の成長を促進することを目的に、週1回の目標管理や業務進捗管理を行うものです。定期的な面談で交流を深め、部下との信頼関係を築きます。

全社会議で経営層が社員に直接情報を発信することは、社員に「自分たちは信頼され、期待されている」という安心感を与えるでしょう。また、会議の場で経営層は経営方針やビジョンを伝えることで方向性を共有し、社員も目標を達成する意欲が高まります。

役員と社員が定期的に昼食をとる懇親会も有効です。リラックスした雰囲気のなかで意見を交換することは役員と社員の壁をなくし、より深い信頼関係を生むでしょう。

2.社内報を作る

社内報の発行も有効です。ただし、社内コミュニケーションの活性化に役立てるには内容を重視しなければなりません。興味が持てる内容でなければ、目を通してもらえないでしょう。

普段の仕事ではなかなか知ることのできない情報を掲載する、社員のインタビューやアンケートを載せるなど、読ませるための工夫が必要です。媒体には紙と電子があり、それぞれにメリットがあります。紙媒体は手元に置いていつでも読め、デザインの自由度も高く読ませる工夫がしやすいでしょう。

電子媒体は印刷などのコストがかからず、作成してすぐに配信できるのが利点です。社内環境により、読まれやすいのはどちらか検討しながら作るとよいでしょう。

3.レクリエーションを行う

ボーリング大会などのレクリエーションの開催も、社内コミュニケーションを活性化する施策としておすすめです。レクリエーションでは、仕事中にはわからない社員の意外な一面を知ることができます。普段は交流のない、他部署の社員と親しくなれるメリットもあるでしょう。

部活動の制度を採用している企業もあります。普段は交流のない社員でも好きなことを共有して接点を持つことができ、積極的にコミュニケーションがとれるでしょう。新入社員も、早く職場環境や人間関係に慣れることができます。

4.社員食堂を設置する

福利厚生の一つである社員食堂は、古くから部署を超えて社員同士が交流できる場所として人気です。社員の健康を考えたメニューを工夫しているところも多く、積極的に社内コミュニケーションが行われています。

ただし、導入や運営にコストがかかるため、どの会社も気軽に採用できる方法ではありません。食堂を作るのは難しい場合でも、部屋を一つ開放して配達弁当サービスなどを利用すれば、昼休憩に社員が交流できる場になります。

5.社内通貨の活用

近年、社内コミュニケーションの活性化に役立つとして人気なのが社内通貨です。社内限定で使用できる企業独自のポイントシステムで、カードのようなものやオンラインで管理されているものなど、様々な形態があります。

貯まった通貨は企業が用意した商品やサービスに利用できる、賞与の査定になるなど、給与とは異なるインセンティブとして供与されるのです。社内通貨が与えられる場面は、目標の数字を達成した場合や残業をしなかった日に与えるなど多様となっています。

社員同士が感謝を伝えるため、社員通貨を贈り合うという運用方法もあり、言葉だけではない目に見える形での感謝を伝えることで、社員のモチベーションも高まるでしょう。

6.様々な研修を設ける

様々な研修を設けるのも、社内コミュニケーションに役立つ方法です。ただスキルアップを図るだけでなく、参加した社員同士が話を交わすきっかけになります。

職種別研修など一般的な研修のほか、リラックスして参加できるライトな研修を定期的に開催すると、コミュニケーションの活性化に役立つでしょう。自由に意見交換し合えるワークショップ形式や、グループワークを取り入れた研修などがおすすめです。

社内コミュニケーションの課題と対処法

社内コミュニケーションは、施策を導入するだけですぐに活性化できるわけではありません。いくつかの課題があり、それらをクリアすることも必要です。ここでは、社内コミュニケーションにおける課題と対処法を紹介します。

2つの課題

社内コミュニケーションを促進するうえで課題となるのは、次の2点です。

雑談がしづらい

コスト削減のため業務の効率化を図る会社も多く、勤務時間内に仕事を終えて残業をなくすなどが推奨されています。そのような会社では業務以外で社員と交流を深める時間の余裕がない場合もあり、雑談がしづらい雰囲気になるでしょう。

また、働き方の多様化により社員同士が顔を合わせる機会も減っています。同じ時間帯に同じ場所で働いていれば、休憩時間などに声をかけ合う機会はあるでしょう。しかし、テレワークや時間帯のずれる社員同士は、交流のタイミングがつかめないというのも課題の一つです。

社員が協力しない

社内環境によっては、社内コミュニケーションのハードルが高くなるケースもあります。年齢層が幅広い、多くの部署に分かれているため連携が取りづらい、性別が偏っているなど、その原因は様々です。

コミュニケーションに関する価値観もそれぞれ異なり、交流を図ることに消極的な人もいるでしょう。年齢の近い社員との交流はできても、経営層には壁を感じるという社員もいます。

このように、様々な理由で社員の協力を得られないことも、社内コミュニケーションの活性化を阻む要因の一つです。

おすすめの対処法

これらの課題に対しては、次のような対処法をとるとよいでしょう。

コミュニケーションツールの導入

雑談がしづらい雰囲気の職場では、あえて雑談の時間を作るという方法があります。会議やミーティングの場所では発言しづらいという人も、雑談としてなら気軽に話せることが多いからです。雑談も業務の一環として考え、定期的な時間を設定します。雑談の時間に使う休憩スペースを設置すれば、より交流しやすい環境が作れるでしょう。

また、雑談がしづらいのは上司への遠慮もあります。仕事をしないで雑談をしていると思われたくない部下もいるでしょう。そのような場合は上司が積極的に関わり、コミュニケーションを取りやすい雰囲気にしていくことも大切です。

雑談のタイミングがわからない場合には、グループウェアやビジネスチャット、社内SNSなどのコミュニケーションツールを活用するという方法があります。業務とは関係なく自由なやりとりができる場所として設定すれば、コミュニケーションがとりやすくなるでしょう。

部署が多く、連携が難しい会社でもグループウェアなら効果的です。業務でわからないことの質問や相談などを気軽にできる体制にすれば、コミュニケーションも活発になるでしょう。

社内イベントの実施

日常的な会話によるコミュニケーションが苦手な人が多い場合は、社内イベントの開催で交流しやすい場を作る方法も有効です。

社員旅行のような社内をあげてのイベントもありますが、ゲーム大会やお花見、誕生日会など楽しめるイベントなら交流もしやすく、コミュニケーション促進につながるでしょう。

また、テレワークでもイベントの開催はできます。仕事のあとオンライン上で開催するリモート飲み会では、各自でお酒やつまみを持ち寄り気軽に語り合えるでしょう。飲み会に参加できない人が多い場合は、オンラインランチ会もおすすめです。オンライン上でゲームを楽しむリモートゲームなども、コミュニケーションを活性化するのに役立つでしょう。

社内コミュニケーションの具体的事例

社内コミュニケーションを活性化させるための取り組みやツールを導入している企業はたくさんありますが、そのなかでもユニークな取り組みをしている会社を紹介します。

株式会社メルカリ

フリマアプリを運営する株式会社メルカリでは、会社がランチ代を補助する制度を設けています。単に福利厚生としての補助ではなく、社員同士のコミュニケーションを促すという趣旨で導入された制度です。

ランチは次のような、多彩な内容で行われています。

• メンターランチ： 新入社員が入社日から1週間、メンターと一緒に社内の様々なチームの人とランチする
• ウェルカムランチ：混信を目的に、新入社員と経営層がランチする
• シャッフルランチ：毎月、全社員からランダムに組み合わせた5〜6名のチームが、他部署との交流促進のためにランチする

会社ではランチ代の立て替えや費用申請などが社員の負担になると考え、制度を利用しやすくするためにツケ払いを採用しています。社員がよく訪れるレストランにツケ払いを交渉して承諾を得るなど尽力し、導入に至ったのです。

株式会社サイバーエージェント

株式会社サイバーエージェントは、インターネット広告事業で国内トップシェアを誇る会社です。同社では上司と部下による1対1の「月イチ面談」を実施しており、「先月・今月・中長期」という3つの期間を議題に面談を行っています。先月の成果に対する振り返りを行い、今月のアクションを議論、中長期のキャリアについて話をするという内容です。

強制ではなく「推奨」という形で行われ、部下とのコミュニケーションで信頼関係を築くことを目的にしています。この面談を行った結果、上司・部下の双方が「安心できる」という感想を持ち、面談の効果が高いことがわかりました。月イチ面談を取り入れてから、数年で離職率が一気に下がったという成果も得られています。

最後に

社内コミュニケーションは業務を円滑に進め、生産性を高めるというメリットがあります。社員の定着率が上がり、顧客との関係が良好になることで企業の信頼度を高めるという効果もあるでしょう。コミュニケーションに役立つ施策やツールは豊富にあります。記事も参考にして自社の環境に合うものを見つけ、ぜひ社内コミュニケーションを活性化させてください。