バックオフィスとは総務や人事といった事務処理を担当し、顧客とは直接関わらないものの円滑な企業経営には欠かせない部門のことです。本記事では、バックオフィスの基本的な知識から効率化するための方法、また効率化することで得られるメリットまで詳しく解説します。

バックオフィスの意味を解説

バックオフィスとは事務業務や管理業務といった会社全体の管理に関わる部門のことです。一方、バックオフィスに対照的なフロントオフィスとは、営業やマーケティング、販売など売上に直結する部署のことを言います。ここではバックオフィスとはどういう内容の仕事なのか、またバックオフィスと呼ばれる職種や業務について説明します。

バックオフィスとは後方支援部門のこと

バックオフィスとは、総務や人事、経理といった職種のことで、直接顧客と関わる仕事ではありません。企業が活動するためには、「ヒト・モノ・カネ」の全てを円滑に動かす必要がありますが、バックオフィスはまさにこの役割を果たす部門と言えるでしょう。

バックオフィスに対してフロントオフィスとは営業や販売など顧客に直接関わり、利益に直結する部署です。バックオフィスは、フロントオフィスを陰ながら支える後方支援部門のような役割を果たしています。

バックオフィスと呼ばれる職種と業務

バックオフィスと呼ばれる職種は、次の通りです。

• 人事・労務
• 総務・庶務
• 財務・経理
• 法務

人事は、人材採用から教育、配置、評価に至るまで人に関する業務を担います。労務は、過重労働やハラスメントなどを防止し、良好な労働環境の維持に努める業務です。

総務や庶務は、ほかの部署が担当し得ないような細々とした仕事を担当します。例えば、オフィスの設備管理や文房具といった備品管理、電話対応、株主総会の運営、データ入力・管理などで、幅広いのが特徴です。従業員が気持ちよく働けるように細やかな目配りが欠かせず、すべての部署と関わります。

財務・経理は、企業内のお金を動かす部署です。財務は、会社全体のお金を管理し、資金調達や資産運用などを行います。経理の業務は、従業員の給料計算や給与明細の作成、伝票作成、帳簿処理などです。

法務とは、その名前の通り法律関係を担当します。契約関係や社内のコンプライアンス管理、訴訟などの業務です。

バックオフィスを効率化する3つの方法

バックオフィスを効率化するためには、業務を自動化すること、アウトソーシングを利用すること、クラウド型システムを導入することの3つが挙げられます。バックオフィスは欠かせない業務であるものの、多くの人と時間を要するのも事実。そのため昨今、多くの企業でバックオフィスを効率化しようとする動きが見られます。

1.業務を自動化する

業務を自動化する方法として、パソコンの作業をロボットに置き換えるRPAサービスやAIの活用が考えられます。RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略です。RPAでは、入力やチェック業務といった単純な作業をロボットが代わりに行います。

このような最新技術を活用した業務自動化をDX（デジタルトランスフォーメーション）と呼び導入する企業が増え続けていますが、この流れは今後も加速するでしょう。

2.アウトソーシングを利用する

アウトソーシングを利用する企業も増えています。とくに中小企業ではそれほど多くの従業員を抱えることができないため、電話対応やデータ入力、給料計算などの一部の業務を外部の専門業者に委託する会社が少なくありません。クラウド型や自動化と異なり、煩わしい業務を外部の専門業者に丸投げでき本業に専念できます。

3.クラウド型システムを導入する

クラウド型システムを導入するのもひとつの方法です。

例えば、勤怠管理などがその代表例でしょう。入退室管理システムを単独ではなく給与計算サービスと連携して活用すれば、給与計算も自動で行うことが可能です。さらにクラウド型システムを導入することで、情報共有や業務の分担も容易になるでしょう。

ほかにもインターネットバンキングや行政のオンライン申請サービスなど、便利なシステムは増え続けています。便利だからとむやみにシステムを取り入れず、自社にとって欠かせない業務内容を洗い出し、本当に必要なシステムだけを導入することが大切です。

バックオフィスの効率化による3つのメリット

バックオフィスを効率化することで得られるメリットとは、人件費の削減、本業への専念、ヒューマンエラーの軽減の3つです。業務量が膨大で、どうしても多くの人員が必要だったバックオフィスを効率化することで得られるメリットは計り知れないでしょう。

1.人件費を大幅に削減できる

バックオフィスを効率化することで得られる最も大きなメリットは、人件費の削減や生産性の向上が挙げられるでしょう。バックオフィスの仕事内容は多岐に渡り、多くの人員や時間を要します。業務を自動化したりクラウド型サービスを活用したりすることで、業務時間を短縮でき、ひいては人件費の削減につながります。

また紙媒体でバックオフィス業務を行っていた場合には、IT化やシステム導入によりデータをPC内で管理できペーパーレス化が実現。印刷代や管理費用も削減できます。

2.従業員が重要な業務に集中できる

バックオフィスを効率化することにより、従業員は重要な業務に集中できるようになります。従業員が持つ能力を最大限に発揮できるようになり、モチベーションの向上にもつながるでしょう。また労働時間が短縮され労働環境が良くなることで、離職率低下や組織の活性化といったメリットも得られます。

3.ヒューマンエラーを少なくできる

ロボットやクラウド型システムの活用で単純なヒューマンエラーを少なくすることができます。バックオフィスではデータ入力や二重チェック、転記といった単純作業が多くなりがちですが、どれほど気をつけていてもヒューマンエラーは起こるもの。こういった単純作業こそ、ロボットやシステムを活用することで正確さが担保されます。

最後に

バックオフィスは企業にとって重要な役割を果たす部署ですが、膨大な人員と手間を必要とするため、効率化を図ろうとする企業が増えています。最新の技術を使ったシステム導入などにより様々なメリットを得ることが可能ですが、効率化する方法はいくつかあり、その企業にとって最も適した方法を採用することが大切です。