毎日増える書類を、きちんと整理できていますか？必要な書類をどこに置いたのかわからなくて、書類探しに大切な時間を奪われてしまう…という方も多いでしょう。

今回は、仕事効率を上げるための書類整理の方法について紹介します。具体的なアイデアやグッズも紹介するので、ぜひ参考にしてすっきりとした空間で作業を進めていきましょう。

書類整理で仕事の効率化が進む3つの理由

「書類整理している時間がもったいない」「どうせ探せば見つかるのだから」と考える方も多いでしょう。しかし、そうではありません。書類整理をして作業の効率化を図ることは、仕事の面でも精神面でも大きなメリットがあるのです。

書類整理を定期的にすべき3つの理由を紹介しますので、ぜひご覧になり、「書類整理をしよう！」という前向きな気持ちを固めてください。

タイムロスが減る

書類整理をすると、書類を探す時間を節約することが可能です。書類整理ができていない場合、時間が経過すればするほど目当ての書類が見つかりにくくなる傾向があります。

「書類探しだけで午前中が終わってしまった」というようなことにならないためにも、普段から書類を整理し、必要なときに必要な書類を出せるようにしておきましょう。

書類を探すストレスが減る

書類を探すという作業はストレスフルです。「こんなことに時間を取られるのは無駄だ」という自己嫌悪だけでなく、クライアントや上司から「早く出してくれないと困る」と急かされて焦りが生じるかもしれません。

必要な書類が見つからないと作業を進めることができないため、作業時間も大幅に遅れてしまいます。次のアポイントメントがあるときや、どうしても定時に退勤しなくてはいけないときには、さらに焦りが強くなりストレスを感じることでしょう。

常に必要な書類を出せるように整理しておくと、自己嫌悪や焦りといったストレスを感じることが減ります。気持ちよく働くためにも、書類整理は必須といえるのです。

アイデアが消えないうちに作業ができる

良いアイデアを思いついても、関連する書類をすぐに出せないとアイデアが消えてしまうかもしれません。「書類が見つからないから、アイデアだけをメモしておこう」と付箋等にメモ書きしても、書類を整理できていない方は机の上やパソコン周りも片付いていない傾向にあるため、メモすら紛失する可能性があります。

せっかく浮かんだ良いアイデアを作業に反映させるためにも、常に書類や机は整理しておきたいものです。また、デスク回りが整理されていないと、頭の中もごちゃごちゃになり、系統立てて仕事を進めていくことが難しくなる可能性があります。

書類整理が苦手な方が陥りがちな状況

ご自身は書類整理が得意なほうだと思われますか？「書類を探すのにそんなに時間はかかっていないから、まあ得意なほうかな」と思っている方も、本人が意識していないだけで、「なんでいつも書類探しに時間がかかっているの？」と周囲から呆れられているかもしれません。

書類整理が苦手な方が陥りがちな状況を3つ紹介しますので、思い当たる点がある方はすぐにでも書類整理に取り掛かりましょう。

仕事机が片付かない

「すぐに必要になるから」という理由で、進行中の案件関連の書類をすべて仕事机の上に置いていませんか？また、机の上の小さな本立てなどの狭いスペースにすべて押し込んでいる方も多いでしょう。

そもそも仕事というものは、区切りをつけることが難しいものです。長期間にわたって修正や再依頼が来ることもあり、なかなかすっきりとは終わりません。

「進行中の案件だから」「すぐに必要になるから」と言い訳をせずに、基本的にはすべての書類を片付け、仕事机をすっきりとさせておきましょう。

いつもイライラして考えがまとまらない

「今日中に取り掛かるから」という理由で、机の上に書類をたくさん置く方もいます。しかし、複数の業務の書類を置いておくということは、その人の中ではそれらの書類に関係する案件は進行中ということです。

複数の仕事を同時進行している時は、常に頭の中がすっきりとせず、何かに追われているような気持ちになってしまいます。そのため、イライラすることが多く、新しいことを考えようとしても頭の中で考えがまとまらないでしょう。

イライラすることが多い方、特に急ぎの案件があるわけでもないのに焦燥感を覚える方は、書類整理を始めることで気持ちも切り替えることができるかもしれません。

紛失が多く信用を失うこともある

書類を探して見つかれば良いのですが、見つからないこともあるでしょう。とはいえ、見つからないことと紛失したことは同じ意味とみなされてしまいますので、クライアントや上司、同僚から信用を失うことにもなりかねません。

何度も紛失が続くと、大切な案件を任せてもらえなくなる恐れもあります。長期的に見れば給与や昇進に響くこともあるので、今すぐ書類整理をして状況を改善させる必要があるでしょう。

仕事ができる人になる！書類を整理する手順

仕事ができる人で、書類整理が苦手な人は滅多にいません。書類だけでなくデスク回りのものをきちんと整理し、必要なときに必要なものを取り出して、タイムロスを作ることがないのです。

また、どんなに潜在能力が高い人でも書類の管理ができていないと信用を落とし、仕事ができているにも関わらず評価が低くなってしまうでしょう。高い評価を得られる仕事ができる人になるためにも、ぜひ書類を整理する手順を覚えて実践してください。

1．書類を時系列で分ける

まずは書類を時系列で分けましょう。案件やクライアントとは関係なく時系列で書類を分けると、「先月の仕事だからこのフォルダを探せば良い」と保管場所を特定しやすくなります。

万が一、作業をした時期を忘れたとしても、スケジュール帳やオンラインメモを検索することで確認することが可能です。スケジュール帳で確認できないときは、一緒に仕事をした同僚に尋ねてみることができます。

仕事内容で分けるデメリット

案件ごとに書類を分ける方も多いですが、いくつかの業務が重なっている案件もあるため、すっきりと分離できない可能性もあります。また、クライアントごとに書類を分ける方も少なくありませんが、複数のクライアントが関わっている案件の場合はラベリングが難しくなるでしょう。

仕事が長期間にわたっている場合は、同一案件でも不要な書類が出てきます。新しいデータや最新の条件が反映されていない資料を使ってしまうなら、業務に支障をきたすこともあるでしょう。

常に最新のデータ・条件で仕事を進めていくためにも、書類は時系列に分けて管理することをおすすめします。

2．クリアファイルとファイルボックスに収納

同時期の同業務の書類に関しては、クリアファイルに入れておきます。クリアファイルに入る書類が多くなる場合には、一連の書類はホッチキスでまとめておくほうが良いでしょう。

クリアファイルに入れた後で、「週ごと」「月ごと」に分けたファイルボックスに入れます。数カ月が過ぎたファイルボックスは、一度、不要な書類がないか見直してみることも大切です。

後で参考になると考えられる書類や再依頼等の継続性のある案件の書類だけを、「年間」のファイルボックスに入れて残しておきましょう。

3．ファイルとボックスをラベリング

適宜、書類をすぐに取り出すためにも、ファイルとボックスは分かりやすいようにラベリングしておきましょう。見出しを書き込めるタイプのクリアファイルなら、ファイルボックスから取り出さなくても中身を確認できます。

また、書類を自分以外のスタッフが使うことも想定し、誰が見てもすぐに案件内容や時期が分かるようにラベリングすることも大切です。ファイルボックスに記す年は西暦で統一し、「2018年は平成？令和？」などと悩まなくて済むようにしておきましょう。

4.　収納場所を選定

私物・共用物品に関わらず書類や筆記用具、小物にあっては、収納場所となる定位置を決めましょう。
これは、工場などにおいて工具を扱う際に使われている手法であり、探す手間と労力を局限化することができます。
また、一目で使用中の有無が判断可能であり、書類や物品の紛失防止に役立ちます。

さらに、使用頻度を基準に収納場所を選定することも効果的です。
使用頻度が高い書類や物品は、身近な場所や手の届く範囲内に置いておくと利便性が高まるでしょう。
逆に週に１度程度といった使用頻度が低い書類や物品にあっては、自身のデスクから遠ざけるべきです。
たまにしか使わないにも関わらず、意味もなくデスク周辺に物が置かれていませんか？
余計な物があるだけで仕事の効率は下がります。
使用頻度の低い書類や物品は思い切って他の収納場所に移してみましょう。

5.　収納方法の統一

私物に限らず、共用物品にあっても収納方法のルールを設けてみましょう。
それにより、会社や部署としての共通認識が生まれ統一感のあるオフィスとなります。
何より、オフィス風景の見栄えが良くなります。

具体的には、クリアファイルやファイルボックスは色や大きさで分類する。
書籍類にあっては、高さや厚さ、奥行きの順で並べる。
小物や筆記用具にあっては、小物ラックなどがあればベストでしょう。
小物などは、少しでも乱雑に置かれていると散らかっている印象を与えてしまいます。
書類よりも取り扱いには気を配る必要があります。
また、ボックスなどに一括保管することもおすすめの方法です。

書類整理に使える便利グッズ

「なかなか書類整理がうまくいかない」という方も多いのではないでしょうか。「書類を時系列で分類したのに、どこにあるのか探す手間が減らない」と悩む方もいらっしゃるでしょう。

書類整理がうまくできないのは、もしかしたら使っている文具や整理用品に問題があるのかもしれません。書類整理に役立つ便利グッズを3つ紹介しますので、ぜひ参考にして整理環境の改善に役立ててください。

スマホ対応型テプラ

クリアファイルやファイルボックスにラベリングする場合には、できれば手書きよりも印字したもののほうが見やすいでしょう。手書きでは読みにくいケースもあり、インクの濃さも均一でないため書類の見落としにつながることもあります。

とはいえ、わざわざパソコンを使ってラベルを作成するのは大変です。ラベル用紙に打ち出す手間もかかり、印字ずれでかえって見にくい状況になることもあるでしょう。

手軽にラベルを印刷できるツールとして人気のテプラですが、キーボードを打ち出す作業は決して簡単とは言えません。

手軽に美しいラベルを作りたい方は、スマホ対応型のテプラを利用してみてはいかがでしょうか。スマホなら文字打ちに時間がかかりにくいので、わずかな時間でラベルを作成することが可能です。

ファイル内蔵ボックス

「クリアファイルをチェックする際に見落としが多い」という方は、ファイル内蔵ボックスを利用してみてはいかがでしょうか。ひとまとまりの書類をホッチキスでとめて投げ込むだけという手軽さで利用できるので、書類整理が苦手な方も簡単に時系列に書類を分類することができます。

また、ファイルごとに取り出すこともできるので、投げ込んだ書類を整理したいときにもボックス全体を持ち運ぶ必要がありません。時間が経ってから書類の要不要をチェックする際の作業も減らせるので、時間をかけずに書類整理を行いたい方にもおすすめです。

伸縮するブックスタンド

他のスタッフと共有する書類は、クリアファイルやファイルボックス、ファイル内蔵ボックスなどを使って書類棚で管理します。しかし、書類の中には個人で管理するものもあるでしょう。また、緊急性が高い案件の書類なども、すぐ手に取れる状態で管理しておきたいものです。

仕事机の上にブックスタンドを置いておくなら、必要な書類をすぐに取り出せます。ブックスタンドの中でも伸縮性のある種類を選べば、書類の量に合わせて幅を変えられて便利です。

レターケース

フリーデスク制を採用しているオフィスであれば不要かもしれませんが、自身の専用デスクをお持ちであれば、レターケースは書類整理に欠かせないアイテムとなっております。
その理由は、「利便性」と「見栄え」が圧倒的に優れているからです。

レターケースには、一般的なサイズであるＡ４書類やクリアファイル、小物を収納することができます。
デスクに置けるサイズであるため、必要な書類や小物をすぐに取り出すことが可能です。
そのため、デスク周辺にあっては、レターケース一つで整理整頓が可能と言っても過言ではありません。

また、レターケースの活用により、オフィスの印象を大きく変えることができます。
一言にレターケースと言っても、機能性や素材、色などの組み合わせから何百種類と存在します。
デスクやオフィスの雰囲気と合わせることにより、レターケースそのものがインテリアとしての役目を果たしてくれます。

針なしホッチキス

普段の仕事において、紙の書類を扱うことが多い方に打って付けのアイテムです。
紙の書類をまとめる際にホッチキスを使用することは定番の方法かと思います。

しかし難点として、１度綴じた書類をばらす際にホッチキスの芯を外すという手間が発生します。
さらに、１度ホッチキスで綴じているため、再度綴じようにも穴が重複するなどして見栄えが悪くなりがちです。

それらの悩みを解決してくれるのが、穴を開けない針なしホッチキスです。
とじ部に凸凹を発生させることにより、書類を綴じる仕組みとなっています。
とじ部を外したい時は、こするだけで外すことが可能です。

また、ホッチキスの芯を使用しないため、余計にかさばることもありません。
書類をまとめて整理する方におすすめしたい一品です。

書類整理がうまくいくポイント

書類を完璧に整理しても、それで終わりではありません。毎日新しい書類が生まれ、取り出さなくてはいけない書類も次から次へと増えてしまいます。

永遠に続く書類整理の作業を効率よく進めるポイントについて解説しますので、ぜひ実践して、すっきりとした環境で仕事を行いましょう。

手が届くところにまとめる

必要な書類はすぐに手が届く場所にまとめましょう。自分の仕事机の上や中、立ち上がってすぐに手に取れる位置の書類棚に置いておきます。手の届くところに書類があると取り出しやすいだけでなく、片付けやすくなるでしょう。

使いやすく整理されたファイルボックスのある書類棚があっても、あまりにも遠い場所にあると書類を片付けるのが面倒になってしまいます。そして手元にいつまでも書類を置いておいたり、近くの書類棚に一時的に片付けたりする可能性があり、一度整理をしてもすぐに「あの書類はどこだったっけ？」ということになってしまうでしょう。

つまり手近なところにすべての書類を整理しておくことで、整理した状態が長続きしやすくなるのです。美しく整った環境で仕事をするためにも、手近に書類を片付けられるように工夫してください。

書類の平置きはNG

書類そのものはもちろんのこと、クリアファイルに片付けた書類も平置きしてはいけません。平置きすると書類を探す作業に時間がかかるようになり、整理する前とあまり変わらなくなってしまいます。

また、書類を平置きにして積み上げると、かなりの重量になるため、移動させるのも大変です。無理に下の書類を取ろうとして書類の山が崩れてしまい、大切な書類が滑り落ちて汚れたり、机の裏などに入って紛失してしまったりすることにもなりかねません。

必ず書類は縦向きに立て、ファイルボックスや本棚に置くようにしましょう。

名刺も時系列でまとめよう

名刺もすぐに溜まってしまうものです。新しい取引先が生まれたり、特定の取引先からは何十人もの社員から名刺をもらったりすることもあるので、名刺用のファイルに会社ごとに分類して入れると、何度も抜いては入れ直す作業が必要になります。

名刺も書類と同じく、時系列にまとめるようにしましょう。時系列でまとめると名刺用ファイルに順番に入れていけばよいため、名刺の並び順を直す手間を省くことができます。

名刺を受け取った日付を付箋等で記しておくと、名刺を探すときの手掛かりにもなるでしょう。そして、名刺用ファイルがいっぱいになったらファイル自体に日付をラベリングしておくと、必要な名刺をすぐに探し出せるようになります。

定期的に不要書類を捨てよう

書類は毎日増えます。放置しておくと書類棚がいっぱいになり、新たな書類棚を購入しなくてはいけなくなるでしょう。業務が増えて書類が増えることは良いことですが、不要な書類のために新しい書類棚を購入するのは無駄なコストを増やすだけと考えられます。

定期的に書類を確認し、不要な書類は関係者に声をかけてから処分するようにしましょう。時系列に書類をまとめているなら、古い書類がどれかすぐに分かりますので、不要書類のチェック作業も簡単に進められます。

なお、名刺も時系列に並べることで要不要をチェックする作業を簡略化することが可能です。しかし、クリアファイルやファイルボックスで整理する書類とは異なり、1枚ごとに薄いフィルムに入れるタイプのファイルを使っている場合は、捨てた名刺のスペースが開いてしまい、名刺をすべて取り出して入れ替えするという手間のかかる作業が生じます。

時間に余裕があるときに、まとめて名刺を整理して空いた空間を埋めていくこともできますが、「名刺は処分しない」という方針を取るのもおすすめの方法です。

毎日大量に生じる書類とは異なり、名刺はどんなに増えても机の収納スペースを圧迫するほどには増えません。時系列で名刺を溜め、整理はせずにそのまま「人脈図鑑」という認識で保管しておくようにしましょう。

PDF化

様々な方策により書類の整理整頓や収納を行っても、オフィスの広さにも限界があります。
書類が増えればそれだけ保管スペースが必要となり、余計なコストが発生します。
また、個人的な資料は、いずれ何かの仕事で役に立つだろうと考え、ついつい残してしまうものです。

そんな時に活用できるのが、書類のPDF化です。
パソコン上で保管するため、オフィスでの保管スペースは必要ありません。
コスト削減はもとより、書類の減少により整理整頓がより簡単に行えます。

そして最大のメリットは、「検索性の向上」です。
書類をデータ管理することにより、自ら書類を探す手間が省けます。
必要な書類は、パソコン上の検索機能で簡単に取り出すことが可能です。
また、職場における情報共有にあっても非常に容易となります。

書類整理の成功事例

ここでは、それぞれの企業において実施された整理整頓に伴う成功事例について紹介します。
整理整頓によってもたらされる恩恵を知ることにより、より前向きに取り組むことができるかと思います。

コストの大幅削減

ペーパーレス化を導入することにより、コストの大幅削減が可能となります。
その最大の要因は「印刷コスト」の削減です。

印刷コストと一言で言っても、トナーやインク代、用紙代やメンテナンス代など多岐にわたります。
ある企業ではペーパーレス化に伴う印刷代の削減により、年間にして約70％（約50万円）のコスト削減に成功しています。

また、オフィスにおける書類の保管スペースを削減することができます。
大量のキャビネットや書庫などが不要となり、オフィスをより有効活用することが可能です。
これにより、デスクや会議室の増加、さらには社員の増員など売り上げ増加に繋げることができます。

文書の共有化

文書の共有化は、共同での編集や作業において真価を発揮します。

以前は特定の書類を印刷するなどして、配布していたかと思います。
しかしそれでは、作業の変更に伴う書類の編集などには対応することができません。

文書の共有化は、そのような悩みを解決してくれます。
パソコン上のデータを共有するため、書類の編集にあっても随時共有することができます。
それにより、お互いの認識に齟齬が発生することもなくなり、共同での仕事を効率的に進めることが可能です。

また、ファイルへのアクセス権限を付与することにより、社外の人間との打ち合わせや仕事の外注にも活用することができます。

働き方改革を実現

2019年の「働き方改革関連法」施行、さらには２０２０年以降の「新型コロナウイルス」感染蔓延に伴い、世間では働き方改革の実現が急速に進められています。
その代表例が「リモートワーク」です。

もともとは、ICT（情報通信技術）を利用し、時間や場所を有効活用できる「柔軟な働き方」として導入されました。
しかし、新型コロナウイルス感染拡大防止のため会社への出社を制限する必要に迫られ、在宅勤務に伴う「リモートワーク」が急激に推進されました。
結果的にこれが、「柔軟な働き方」として定着することとなります。
新型コロナウイルスに伴い、半ば強制的に「柔軟な働き方」が取り入れられた形となりました。

しかし、以前のようなオフィスでの仕事を前提にした働き方では、リモートワークは成り立ちません。
オフィスに保管しているであろう書類がなければ仕事にならないのが現状だと思います。

それを解決するための方法が「ペーパーレス化」です。
全ての書類をPDFとしてパソコン上にて共有することにより、自宅でのリモートワークが可能となります。

これにより、「残業時間60％削減」や「社員数4倍増員」、「オフィス面積半減」などの実績を挙げている企業が多数存在します。

最後に

書類を整理することで机回りがすっきりとするだけでなく、頭の中もすっきりと整理でき、作業効率の向上も期待できます。また、書類紛失のリスクを減らすことができるため、クライアントや上司、同僚からの信頼を維持することにもつながるでしょう。

書類の山を整理するのは大変ですが、一度整理をして、クリアファイルやファイルボックス、ラベルなどの用具を用いた整理システムを構築してしまえば、後は常に整理できた状態を維持することができます。

整理した状態を維持するためには、案件別やクライアント別ではなく時系列に書類をまとめることもポイントです。ぜひ実践して、仕事効率を上げていきましょう。