KPTとは、「振り返り」により業務を改善する手法です。シンプルな方法ながらあらゆるシーンで役立ち、課題を共有して改善すべきことを明確化する方法として広く利用されています。
本記事では、KPTとはどのような方法なのかを詳しく解説。また、行う手順や役立つツールを紹介します。
KPTとは
KPTはアメリカのプログラマーが発案し、ソフトウェア開発手法のひとつである「アジャイル開発」によって広まった手法です。開発工程を短い期間で繰り返す手法は、あらゆる業務の改善に役立ちます。KPTとはどのような方法なのか、紹介しましょう。
振り返りの手法
KPTは、現在取り組んでいる仕事やプロジェクトを改善するため、振り返りを行う手法です。簡単に言えば過去の反省を行うことですが、ただ頭の中で考えているよりも、紙に書き出して問題を客観的に整理することで多くのメリットをもたらします。付箋とペン、ホワイトボードなどがあればすぐにでき、パソコンで行うことも可能です。
「Keep・Problem・Try」で構成
KPTは「Keep・Problem・Try」の頭文字をとった言葉です。現状を振り返る際に、次のような3つの項目をそれぞれ書き出して分析します。
- Keep：今後も続けるべきこと
- Problem：問題点で反省するべきこと
- Try：問題を解決して次に行うこと
KPTでは問題点「Problem」を書き出すだけでなく、今後も続けること「Keep」と次に行うこと「Try」も書いていきます。そのため、多面的に問題と向き合えるというのがメリットになるのです。
KPTをうまく行う3つの進め方
ここでは、KPTを上手に進めるための手順を紹介します。
1.スペースを3つに分けて書き出す
KPTを行うには、付箋とペン、さらに付箋を並べるためのホワイトボードなどを用意します。付箋は項目ごとに色を変えたり、ペンの色を変えたりすれば見やすくなるのでおすすめです。
まず、ホワイトボードに「Keep」「Problem」「Try」の3つのスペースを作りましょう。真ん中を線で区切り、左側の上に「Keep」、下に「Problem」右側に「Try」のスペースを作ります。その後、メンバー各自が、プロジェクトや業務に対して続けるべきこと、改善すべきこと、次に行うべきことを付箋に記入していきましょう。
「Try」はできるだけ具体的な内容で書くことが大切です。例えば「頑張る」「早く納品できるようにする」などは抽象的で、具体的な行動の指針にはなりません。
2.書き出したものを整理する
付箋に書き出したら、該当するスペースに貼っていきます。貼り出したあと内容を整理して表を完成させてください。その後は書き出した内容を実践していき、その結果をKPTの表を見ながら振り返りを行いましょう。
3.実行した結果を振り返る
KPTで大切なことは、実行した結果に対し、できるだけ短いタームで振り返りを繰り返すことです。KPTの表を使い、「できたこと」「できなかったこと」を振り返って付箋を並べ替えます。「Try」で実践できたことは「Keep」の欄に移し、今後も実践していきましょう。
「Problem」で解決できたものは取り除いてください。振り返りは定期的に繰り返すことが大切で、そのたびに表を更新しながら問題をクリアしていきます。
振り返りの際に問題があがっても、誰かを批判するのはやめましょう。どのように改善するかにフォーカスして話し合うことが大切です
KPTに役立つツール
KPTには便利なツールもあります。多人数による会議形式で行う場合はホワイトボードが便利ですが、記録を残せないのがデメリットです。これまで行ったKPTで振り返った内容を確認したい場合や、効率的にKPTを行いたい場合には、ツールを使うとよいでしょう。おすすめを2点紹介します。
AKPTon
オンライン上のホワイトボードでKPTができるツールです。個人用とプロジェクト用に分けて作成でき、チームでもリモートでKPTが実施できます。会議を始めると前回の「Try」が表示され、実践できたかのチェックが可能です。
ホワイトボードには全員の意見が表示され、オンライン会議で自由に振り返りができます。過去に作成したホワイトボードもすべて保存されるため、個人やチームの成長がいつでも確認できるのがメリットです。
Trello
ボードやリスト、カードを自由に使ってKPTができるツールです。プロジェクト管理やタスクの整理、チームワークの促進をすべて一カ所で行えます。作業が増えたら他の機能へと拡大でき、無制限に作れるのが特徴です。
カードを開けばチェックリストや期限、添付ファイル、会話などが確認できる仕組みになっています。締め切りの管理やフィードバックの作成など、あらゆる作業を管理してチームと共有できる便利なツールです。
最後に
KPTは、シンプルな作業で効率的に業務の改善ができる手法です。付箋とペンを用意するだけですぐに実践できます。実効性を高めるには、できるだけ早いタームで繰り返しを行うことが大切です。
KPTのメリットは、問題を可視化し、全員が同じ方向を見て自由に意見が出し合えること。ツールを使えば、リモートワークにも使えます。問題を早く解決して業務を円滑に進め、生産性を高めたいと考える方は、ぜひKPTの手法を取り入れてみてください。
