企業が利益を出すには売上を伸ばすか経費を削減する必要があります。

昨今は企業間の競争力が激化していることから売上を伸ばすことが難しくなり、社内で完結させられる経費削減に取り組む企業も多いです。しかし、経費削減といっても何から手を付けて良いか分からず、途方に暮れてしまう人も少なくありません。

今回はそんな方向けに、経費削減のアイデアや削減を進める上でのポイントを紹介します。

経費削減を進めるプロセス

経費削減はやみくもに進めても求める効果が得られないため、何よりまずプロセスを定めて一つずつ進めていくことが大切です。ここでは経費削減を進める3つのプロセスを紹介します。

1.ターゲットを設定する

経費削減を行ううえではまず、削減可能な経費にはどんなものがあるかを把握しましょう。とはいえ、企業では多数の勘定科目があり、どこを見て選び出せば良いか分からなくなるかもしれません。

勘定項目とは帳簿をつける際の項目のことです。経費削減の対象となる勘定科目を選定する際は「全体に占めるウェイトが高い勘定科目からはじめる」「簡単にできそうなものを選ぶ」の2点が重要になります。

多額のコストが生じている科目なら経費削減の余地が残されている場合が多く、簡単にできれば経費削減の効果をすぐに実感できるでしょう。

どちらにせよ、現状の正確な把握が大切です。税金のように全体に占めるウェイトが高くても難易度が高い場合、タクシー代のように簡単にできるけど額が小さい場合などもあるのでターゲティングは慎重に行いましょう。

2.現状を分析しアイデアを出す

ターゲットが決定したら、その費目について更に分析を進めていきましょう。

• 現状どれくらい費用がかかっているか
• 削減できる部分はどこなのか

例えば光熱費一つとっても、ガス代か電気代どちらにターゲットを絞るかによって取るべき施策が変わってきます。丁寧に分析を行い、削減できる部分はどこなのか特定しましょう。

ターゲットの詳細な分析が完了したら経費削減案の立案に移ります。経費削減を行うには社員の協力が不可欠ですから、アイデアを出す際は社員の意見も聞くよう努めましょう。

無駄なコストが発生しているならカット、会社にとって必要なコストであるものの削減の余地があるなら業務のやり方を変えるなどして経費削減のための処置を取る必要があります。

できる限り多くの意見を募り、有効な施策を考え出しましょう。

3.目標を立てる

経費削減案の実行にあたっては目標を立てて進みましょう。具体的な数値設定が無ければ本当に効果が出ているのか判然としません。また、目標があることで社内のモチベーションアップにも役立ちます。目標は最低でも以下の2つについて定めてください。

• 達成目標金額
• 達成目標

達成時期も決めておくことで効率的に経費削減を進めることが可能になります。実行の上では定期的に進捗状況を確認し、目標が達成可能かチェックしましょう。達成が難しければ目標の値を下方修正するなど柔軟に対処してください。

ペーパーレス化の経費削減アイデア4選

経費削減における代表的な施策と言えば「ペーパーレス化」です。ペーパーレス化の推進によって、用紙代や印刷代を節約できます。また、環境面への配慮や電子政府化の実現など社会的・国際的な観点からもペーパーレスは推奨されており、時代に適合した施策です。

ここではペーパーレス化の経費削減アイデアを4つ紹介します。

1.会議資料はメールで事前に送付する

会議で使用する資料は印刷せずに、出席者に対し「資料は各自持参をお願いします」という文言と共にメールで事前に送付しておきます。こうすれば、出席側と開催側が双方二重で印刷をかけてしまう事態が無くなるでしょう。

可能ならば会議自体も各自パソコンを持ち寄ってもらったり、プロジェクターを用意してスクリーンで流す形式にしたりするなど、ペーパーレスで行える環境を整備してください。

最初は戸惑いが生まれますし導入コストも発生しますが、長期的な視点に立てば経費削減に繋がります。メールによる会議資料の事前配布だけならば比較的簡単です。ペーパーレス会議化の実施はともかく、メールの資料配布は実施するようにしましょう。

2.コミュニケーションツールを導入する

社内のコミュニケーション用に、ChatworkやSlackといったコミュニケーションツールを導入するのもおすすめです。コミュニケーションツールを導入することで、これまでメモ用紙等を用いてやり取りしていた電話などの伝言を、紙なくして行えます。

基本的な機能を使うだけならChatworkやSlackは無料で利用できるため、コストをかけずにペーパーレス化が実現可能です。

コミュニケーションツールの導入は、経費削減に寄与するだけではありません。同じ場所にいなくともコミュニケーションが取れるようになるため、リモートワークや在宅勤務制度の普及にも役立ちます。

3.書類の保管をデータ保存に移行する

今まで紙で保管していた書類を、スキャンしてデータ保存に移行するのもおすすめです。紙に印刷する必要が無くなるため、用紙代・印刷代の節約になります。

また、この施策の特徴的な点は「保管コスト」がかからなくなること。というのも、知らず知らずのうちに保管場所の確保のために地代が生じている場合があるからです。データ保管に移行すればハードディスクやクラウドといった実態が無いスペースで保管できるので、場所代は必要ありません。

情報のバックアップを取る意味でも有利に働くでしょう。紙でのみ保管しているとファイルが無くなればおしまいですが、データに残してあれば消失のリスクは低くなります。

4.裏紙や2in1設定を利用し紙を削減する

社内の打ち合わせや会議などで使用する資料は裏紙や2in1設定を利用し、用紙を削減しましょう。人によっては資料に裏紙を使用することに嫌悪感を抱くかもしれませんが、事前に施策として共有しておくことで解決できます。

裏紙を使用する場合は社員の個人情報や社内の機密事項などが記載された紙を使用しないよう注意してください。また、社外の人がいる会議で裏紙を使用するのは失礼にあたりますので、社員教育の徹底で周知しておくことが必要です。

固定費の経費削減アイデア7選

固定費とは、端的に言えば毎月必ず一定の金額が発生する経費のことです。

カットできれば大きなコスト削減が実現できるので、まずは固定費の削減が可能かチェックすることをおすすめします。固定費の経費削減アイデアを7つ紹介するのでぜひ参考にしてください。

1.家賃を下げる

家賃を下げるのは難しいと思われるかもしれませんが、やり方を工夫すれば十分カットできます。

事務所が賃貸であれば大家さんや不動産仲介会社と粘り強く交渉することで、家賃の値下げに応じてくれるかもしれません。交渉の際は周辺相場の情報など客観的な根拠を提示すると成功しやすくなるでしょう。

また、賃料が安価な地域・ビルに拠点を移すのも一つの手段です。ただし、事務所の所在は家賃だけで単純に決められる性質のものではないため、アクセスのしやすさや仕入れ先との距離など様々な事情を総合的に考慮して決定するようにしましょう。　

2.消耗品はストックを見直しまとめ買いする

ボールペンやのり、ホッチキスの針といった消耗品はどうしても必要になるものです。

消耗品の購入にかかる費用の削減には、まず余分が生じていないか在庫の確認からはじめましょう。各部署での必要な個数をとりまとめて、必要な分だけ購入するようにすれば余分の削減につながります。

のりはA店、ホッチキスの針はB店、ボールペンはC店という風に用品ごとに仕入れ先が異なる場合は、できる限り購入店舗をまとめるようにしましょう。まとめ買いをした方が発送料など事務コストの削減が可能です。

今はネットでも消耗品の購入が可能ですので、ネットでの一括購入への変更をおすすめします。ネットなら価格比較が容易にできるため購入先の選定もしやすいです。

3.利用しない場所の電気はこまめにオフにする

オーソドックスで簡単に固定費が削減できる方法に、「利用しない場所の電気をこまめにオフする」ことが挙げられます。

トイレや廊下などのスペースは常に人が往来する可能性があるので、電気がつけっぱなしになりやすいです。「利用時以外は消灯」と書いた張り紙を貼っておくだけでも効果はあるでしょう。初期費用はかかりますが、センサー式の照明に変えると、人がいなくなれば勝手に消えるので電気代削減につながります。

また、昼休みに執務室の電気をオフにするのもおすすめです。昼休みに電気がついていなければ、この時間を利用して仕事をする人が減ります。結果的に就業時間内で仕事を終わらせるよう業務効率化への意識も高まるでしょう。

4.経費精算や出張管理システムを導入する

システム導入によって固定費を削減する取り組みは多くの企業が行っています。

経費精算や出張管理など専門的な分野に特化したシステムを導入すれば、関連業務をそれ一つで完了させられ、業務効率化・経費削減が実現可能です。出張先など経費を使った時点で社員自身が入力できるシステムであれば、リアルタイムで支出の把握が可能になります。「経費の見える化」が実現すればどれだけ経費が生じているか確認作業が容易になり、モチベーションアップや経費削減の施策の考案にも役立つでしょう。

システム導入のための初期費用は生じますが、経費削減が実現すれば初期コストも回収可能ですので、長期的な視野に立ち導入を検討してください。

5.サーバー代や固定回線など通信費を見直す

サーバー代や固定回線などの通信費が適正な水準なのか見直しをかけましょう。IT関連機器や電気機器は実際には使用しない機能が備わり、オーバースペックに陥っている場合もあります。

例えば、メールやホームページでしかサーバーを使用しないにも関わらず、よくわからないからと販売元に勧められた高スペックのサーバーを利用している場合などです。

こうした機械は得意不得意がはっきり分かれる部分なので、社内に詳しい人がいないと通信費に無駄が生じている可能性があります。場合によっては外注して現在の通信費が適切な水準か確認してもらう必要もあるかもしれません。

6.マニュアル導入で人件費を削減する

人件費は会社の中でかなりのウェイトを占める勘定科目です。人員整理の実施も一つの手ですが、従業員は会社の大切な資源なのでそう簡単に解雇はできません。

マニュアルを導入して業務効率化を図り、残業を抑えて人件費を削減するのが現実的な手段です。仕事の進め方が分かっていないと、人に聞いたり考えたりする手間が生じて余計に時間がかかってしまいます。

単純作業など考える必要が無い仕事はマニュアル化を進め、労働時間の短縮化を図りましょう。

7.オンライン会議を導入し交通費を削減する

対面での会議からオンライン会議へと移行すれば、交通費を削減することが可能です。

外部で打ち合わせや研修がある場合、多くの企業が会場までの交通費を肩代わりしています。社員の定着のためには避けられない費用ですが、できれば削りたいと考える経営陣は多いでしょう。

オンライン会議が可能な体制を整えれば、社内や、場合によっては家にいながら会議に出席することが可能です。現在はコロナ禍により社会的にもオンライン会議実施への要請が強まっています。新人研修をオンラインで行う企業も出始めており、この機会にオンライン会議への移行を進めることもおすすめです。

経費削減を成功させるポイント

従業員のモチベーション維持に尽力する

経費削減を成功させるには従業員のモチベーション維持に重点を置くのが大切です。経営側からすれば経費削減をすれば利益が増えるため、取り組む意義はありますが、従業員側にとってはそうでありません。経費削減のために業務の進め方を変えても給料には反映されないためです。

この意識の違いを埋めるために、従業員のモチベーション維持には全力で取り組みましょう。経費削減の目標を達成できたらボーナスをアップさせるという報酬的な制度を実現できればベストです。

しかし、余剰資金が少ないと中々このように太っ腹な対応は難しいはず。視点を変えて、経費削減は業務効率化も同時に行われるケースが多いことに着目してみましょう。「経費削減を進めれば労働時間も減るぞ！」と伝えれば、従業員の意欲も高まることが期待できます。

費用に占める割合が高い勘定費目から取り組む

経費削減に取り組む際は費用に占める割合が高い費目をターゲットとするのが大切です。一度に多額のコストカットが可能で効果を実感しやすいでしょう。一般的には人件費が最も高いコストと言われているため、人件費の削減から取り組むのがベターです。

しかし、製品やサービスを提供するのは人なので人件費をむやみにカットしていては業務の停滞を招くことになります。このため、家賃や光熱費など固定費のなかでも比較的コストが高い勘定費目も合わせて経費削減に取り組むのがおすすめです。

費用に占める割合が高い費目を中心に経費削減を進めれば、目標の達成が容易になります。

経費削減はチーム一丸で取り組むのが大切

経費削減をうまく進めるにはチーム一丸で取り組むことが最も大切だと言えます。いくら経営陣が必要性を訴えても、従業員の理解を得られなければ効果は得にくいでしょう。従業員一人ひとりが、会社のために経費削減は何としても進めなければならないという意識を持つことが重要です。

そのためには、これまでも述べてきたように従業員のモチベーションアップが不可欠。意識が低い社員は紙の無駄遣いを止めなかったり、頻繁に事務用品を紛失したりしてしまいます。

経費削減の効果を上げるには誰一人としてサボらず、決定したルールを守らなければいけません。従業員が他人事として捉えないためには経費削減の必要性を粘り強く訴えて、実施の際には現場の声も吸い上げる必要があります。

経費削減を通じて会社やチームの連帯意識を強めるくらいの強い気持ちで取り組みましょう。

最後に

経費削減の進め方や有効なアイデア、成功のためのポイントを伝えてきました。経費削減は、企業の利益を上げるために必要不可欠な取り組みです。うまく進めるには適切なターゲット費目の選定が重要になります。全体の経費に占める割合が高い費目を重点的に取り組むとすぐに効果が得やすいです。

代表的な経費削減策となるペーパーレス化と固定費の削減について、11個のアイデアを紹介しました。どれも実施すれば効果が高いと見込める施策ばかりなので、ぜひ参考にしてください。

経費削減はチーム一丸となって取り組むことが大切になります。実施主体となる従業員のモチベーションの維持に力を注ぎ、全員で目標を達成しましょう。