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イベント企画書を作成する際の重要なポイントについて徹底解説!

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公開日: 2022.05.10
更新日: 2022.05.10

企業イベントの開催によって短時間で多くの利用者とコンタクトすることが可能になり、さらにターゲットを「見える」することもできます。加えて自社の商品・サービスをリアルに体験してもらえるといった多くのメリットもあります。ただし、イベント成功のためには、きちんとした企画を作成することが必要不可欠です。しかし、開催する際に企画書の作成方法に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

目次
目次

1.イベント企画書の目的を確認しよう

目的もなく、ただなんとなくイベント企画書を作成しようという人はおそらく皆無でしょう。コストと時間をかけてイベント企画書を作成する以上、そこには何らかの狙いがあるはずです。イベント企画書を作成する場合に最も基本的で重要なことは開催するイベントの企画書の目的を明確に設定することです。明確に目的を設定することによって、目的達成に必要なイベント企画書の具体的な内容を考えることが可能になるからです。また、イベント企画書の目的をイベント企画に関与するメンバーに共有することで様々なアイデアを集約することもできます。したがって、イベント企画書を作成する場合には最初に明確に目的を確認することが必要です。

2.イベント企画書の基本的な構成とは

イベント企画書を構成する基本的な項目とは、目的・ゴール・コンセプト・コンテンツ内容・開催概要・集客方法・予算ですが、各項目について解説します。

(1)目的

イベント企画書を作成する場合には、そのイベントの開催目的を定めることが先決です。なぜならば、イベント開催の目的が明確になっていないとイベントのコンテンツ内容や開催概要、そしてイベント開催に必要な予算も決めることができないからです。また、具体的なイベントの詳細を詰めていく際にイベント目的がしっかり定まっていれば方向性がぶれることもなくなりますし、もし道を逸れたとしても軌道修正しやすくなります。

具体例を挙げると、とにかく多くの集客数が必要、というイベントの場合には、幅広いターゲット層が興味を持ち、さらに満足を得られるようなコンテンツ内容が必要になります。また、大規模なイベント会場を抑えることも必要です。反対に、クライアントとの緊密なコミュニケーションが求められる説明会のようなイベントでは、ターゲットをより絞って知らせることが必要で、小規模な会場でも十分でしょう。

(2)ゴール

目的とゴールは似ている概念ですが、ゴールのほうがより具体的なものとして捉えられます。目的に沿った、利益やメリットなどの具体的な成果をあげることがイベント開催の目的なので、定量的な目標値などを設定してゴールとすることが必要になります。曖昧なゴールを設定してしまうと、イベント終了後の振り返り・評価が曖昧なものになってしまうので、イベントを開催した意味が薄れてしまう可能性があります。

また、具体的なゴールを設定することで、より具体的に必要なイベントのコンテンツや集客方法なども決めることが可能になります。具体的には集客人数〇〇人を達成するためにはこういった集客方法がふさわしい、とか、イベント参加者のうち、〇〇人と直接接触して名刺を交換する、といった例を挙げることができます。ゴールとはイベント開催を通して実現したい会社の姿、と言い換えることも可能です。

(3)コンセプト

企画書制作におけるコンセプトとは、企画書全体を貫いている基本的な考え方のことです。コンセプトをしっかりと設定することで、企画書が伝えたいことをより明確にすることができるでしょう。明確なコンセプトは他社が開催するイベントとの差別化や優位性を伝えることにもつながります。

コンセプトを定める際には、具体的には、他のイベントと差別化できるポイントと集客すべきターゲットの2点を決めます。開催するイベントが持つ固有性や独自性に注目して(あるいはそういった特徴を作り出して)アピールすることが可能になります。また、どういった人々(性別・年齢・住所・職業など)を対象にしたイベントなのかを明確にすることでどういったコンテンツにするのか、どのような集客方法がいちばんマッチするのか、といったことを決めていくことができます。

(4)コンテンツ内容

イベントの具体的な内容であるコンテンツはイベントの中核になる重要な項目です。しかし、コンテンツを考えるのは意外と難しいものです。ここでは具体的にイベント内容を考える方法として、イベントのタイトル(名称)から考える、イベント修了後に想定される行動から考える、主要となるコンテンツから周辺のコンテンツを考える、を詳しく説明しましょう。

イベントのターゲットやそのターゲットが抱えている課題を明確に定めて、まずはイベントのコンセプトを決めます。そのコンセプトからイベントのタイトルを決定して、それにマッチアているコンテンツ内容を抽出・選定していくアプローチ方法「イベント・タイトルからコンテンツを考える方法」です。ただし、イベントのコンセプトが明確に定まっていないと曖昧な印象を与えるイベント・タイトルになってしまい、コンテンツ内容も決められない、ということになりかねないので注意が必要です。

イベントが終わった後に想定される行動を設定して、それらの行動から逆算して、そうした行動を引き出すためには、どのようなコンテンツが必要になるのか、あるいはイベントの参加者に対して想定した行動を促すことが可能になるのか、を検討するアプローチ方法が「イベント修了後に想定される行動から考える」方法です。


イベントの参加者に対して明確にアピールすることが可能な商品・サービスや登壇者が想定されているケースでは、そうしたメインコンテンツを軸に置いて周辺のコンテンツを抽出・選定することができます。イベントが終わった後に想定される行動を促進するために、どういったことがあるとイベント参加者の納得感がアップするのか、といった仮説に基づいてコンテンツの構成を決定するアプローチ方法が「主要となるコンテンツから周辺のコンテンツを考える」方法です。

(5)開催概要

イベントの開催概要は企画書に書きやすい項目のひとつです。いつ、どこで、といった基本的な情報は必須ですが、それだけではよい企画書とはいえません。イベント当日だけでなく、イベント前後の準備や後片付けなどでやることやスケジュールなども合わせて企画書に記載しておくことでイベントの全体像を把握することが可能になります。

具体的には、実質的にイベント企画がスタートするキックオフイベントの内容・開催日時・場所、本番当日のタイムスケジュール・開催場所、定例ミーティングの日程、イベントのゲスト・登壇者、用意すべき備品内容と準備日程、告知開始のタイミング、会場設営のスケジュール設営メンバーなど、重要性が高い項目のアクション・スケジュールを記載することが必要です。イベント企画書は最終的に社内承認が必要になるので、承認権限がある人にとって分かりやすいものであることが重要です。そういった点を踏まえると、WBSのような開催概要のほうが承認者には伝わりやすいと思われます。WBSとは「Work Breakdown Structure(作業分解構成図)」のことで、プロジェクト全体の作業を最初に大きな粒度のタスクとして列挙して、少しずつタスクを分解し小さな粒度のタスクの集合として、実行する順序も定義したツリー構造を作るものです。実際にWBSを作成するためにはプロジェクト運営に関する知識や作成時間が必要になるので、簡易的に毎月やるべきことを整理して代用してもOKです。

(6)集客方法

集客方法もイベント企画書の重要な項目のひとつです。企画しているイベントにはどのような方法で参加者を集めるのか、という点は設定したゴールに到達するために最適な方法を検討する必要がありますし、集客手段によって必要となる費用も変化するので後述する予算にも大きな影響を与えます。主なイベントの集客方法には、SNSの活用、ホームページ・メルマガで告知、紙のDMやチラシの配布、などを挙げることができます。

イベント集客にはSNSの力を最大限利用しましょう。誰に対しても手軽に情報発信をすることが可能なので拡散力も強く、しかも短時間で情報が伝わることが期待できます。TwitterやInstagramなどのSNSにはそれぞれに特色があるので、利用者などにも差異があります。したがって、イベントのターゲット層が日常的に使っているSNSを選定して、イベント情報を発信するようにしましょう。イベントに興味を持った人がSNS上で情報を拡散してくれれば、イベントに興味がなかったような人も集客できる可能性がアップします。

自社のホームページや定期的に配信しているメールマガジンなどがある場合には、そうした手段を活用することも必要です。自社のホームページや商品・サービスに関するメルマガは、本来自社や自社が取り扱っている商品・サービスに興味を持っている人が読んでいるケースが多いと考えられるため、イベントの集客効果を生み出す可能性はとても高いでしょう。しかし、集客したいからといって、同じ内容を何度も配信したり、やたら来場をおすすめするような内容になったりしないように注意しましょう。あまりしつこいとメールマガジンそのものを解除されてしまったり、企業に対する信頼性が消失してしまったりするおそれがあります。

アナログな方法ではありますが、ターゲット層によっては、チラシや紙のDMなどが有効になるケースもあります。Eメールの開封率と比較すると紙のDM開封率は約80%と高めなのです。加えて紙のDMはスマホなどと比べると手元に情報が残りやすいので、確認したい際にすぐに取り出して他の人とも共有可能なので、拡散性もあるのです。

少しでもイベントの内容を読んでもらうために、パソコンやスマホではできないような視覚的な効果を取り入れたデザインを使ったり、高品質で良質なタッチの高級な紙を使ったりすると、デジタルでは無理な人間の感性に訴えるデザインにできる点も大きな利点です。チラシを配る場合には配布地域を、DMを送る場合には送付先を、それぞれ絞り込むことが重要です。

(7)予算

イベント企画書において予算は必須かつ極めて重要な項目です。社内承認を受ける場合には費用対効果のコストパフォーマンスが求められることになるので、いくらイベントに予算が必要なのか、という点は承認の可否に大きな影響を与えます。イベントの形式によっては、入場料や物品販売代金などの収益も考えられるので、想定収益も見積もって予算に計上しておくことが必要です。イベント開催に関連して発生することが予想される費用項目は、会場費、 イベント企画・製作費、イベント運営費、会場施工費、 音響・照明・映像費、Web・クリエイティブ費、広報・告知費、ゲスト・コンテンツ費、イベント管理費、などがあります。こうした費用がそれぞれいくらくらい必要になるのか、上述した収入も勘案して、イベント全体の予算を企画書に載せておくことが必要です。

3.通りやすいイベント企画書のポイント

企画書を作成しても承認されなければ意味がありません。承認者に通りやすい企画書の特徴・ポイントとはどのようなものなのでしょうか。具体的にご紹介します。

(1)フォントにも注意!ゴシック体がオススメ

企画書のフォントは実は意外と重要なポイントです。企画書はビジネス文書なので、当然ながらビジネスに相応しいフォントを使用するべきです。普段あまり使われていないようなフォントを使ってしまうと、もしかしたらふざけている印象を与えてしまうかもしれません。おすすめはゴシック体ですが、明朝体も悪くはありません。

ただし、そうしたフォントを使ったとしてもサイズが小さくて読みにくければ問題です。文字を記載する場所に合わせてサイズを調節することも重要です。紙にイベント企画書を印刷することを想定すると、具体的には、タイトルであれば、太字のゴシック体を使ってフォントサイズは16〜18ポイント、見出しであれば、太字のゴシック体でフォントサイズ12〜14ポイント、本文であれば、太字の明朝体でフォントサイズ9〜12ポイント、がそれぞれおすすめです。

また、プレゼン用のソフト(パワーポイントなど)を使ってプレゼンすることを想定した場合には、タイトルであれば、太字のゴシック体でフォントサイズは36〜44ポイント、見出しであれば、太字のゴシック体でフォントサイズは32〜44ポイント、本文であれば、太字のゴシック体でフォントサイズ24〜28ポイント、をおすすめします。

(2)色使いにこだわる

実は色は企画書において非常に重要な要素です。大げさに聞こえるかもしれませんが、企画書の文面よりも強い訴求力を発揮する場合もあり得ます。イベント企画の色使いをコントロールできれば承認者にもアピールすることができる企画書に仕上げることができるでしょう。

企画書を作成する際には、初にテーマカラーを決めます。テーマカラーとは、資料全体を通して、こういうケースではこの色を使用する、という色使いのルールのことです。テーマカラーには読者の理解を促すと共に資料全体の統一感を醸成できる効果も期待できます。また、テーマカラーには原則3色を選ぶようにしましょう。慣れてきたら増やしても問題はありませんが、初心者が色を増やすと取り扱いが難しくなってしまいます。

そして、テーマカラーの色はベースカラー・メインカラー・アクセントカラーとして使います。それぞれの色の利用比率を、おおよそ70%・25%・5%で配分すると企画書全体としての統一感がよくなります。ベースカラーとは企画書の背景に使用する色のことです。メインカラーとは、見出しやアピールしたい部分など、企画書の重要な個所に使う色のことです。企画書に掲載する商品のイメージカラーやコーポレートカラーなどを選択すると効果的でしょう。アクセントカラーとは、特に読み手に注目して欲しい内容や注意書きなどに使う色のことです。少ない面積であってもしっかりとアピールできる色を選択しましょう。

(3)読みやすい文面を心がける

企画書は読みやすいこともとても大切です。例えば、「ですます調」で統一されている文面は読み手に安心感を与えると同時にとても読みやすい文面だと感じてもらえるでしょう。また、小説などでは余韻を与えるために体言止めを使うこともあり得ますが、ビジネス文書であるイベント企画書で体言止めを使ってしまうとメモ書きのような印象を与えてしまうので不向きだといえます。

また、同じ言葉を何回も重ねて使用することや意味がよくわからないカタカナ言葉を多用することなども読みにくい文面になってしまうので避けるべきです。すっきりとした文面にすることで読みやすい印象を読み手に与えるようにしましょう

(4)概念図やグラフを挿入する

イベント企画書をより分かりやすくするためには文字だけでなく、概念図やグラフなどを活用することも考えてみましょう。文字だけの情報よりも図表を用いたほうが読み手により多くの情報を提供できるといわれています。ただし、図表をやみくも多用した企画書はかえって読みにくい印象を与えてしまうので適切に使用することが肝要です。

(5)写真を上手に使う

写真を使うことも効果的です写真は文字に比べると読み手に与えるインパクトが強いので上手に使用することでアピール度がアップします。ただし、上述した図表と同様にあまりにも多用し過ぎるとイベント企画書の目的から逸脱してしまうおそれがあるので注意しましょう。

6)1枚のページに情報を詰め込み過ぎない

多くの情報を1枚のページに詰め込もうとする人は多いのではないでしょうか。たくさんの情報があったほうが読み手に与える情報量も多くなると考えて、そうした企画書を作成してしまうのかもしれませんが、実際には逆効果です。情報量が多すぎる企画書は、まず、とても読みにくいといわざるを得ません。企画書のどこが重要なのか、という情報の強弱もわからないし、だらだらと読みにくい印象を持たれてしまいます。適切な情報量をイベント企画書には載せるようにしましょう

(7)目次を入れる

実は目次はとても重要な役目を果たしています。長めの企画書を読んでいる場合や大勢で企画書の内容を検討するような場合には、企画書のある部分に立ち戻って参照することが多いと考えられますが、もし目次が無ければ企画書のどのページにお目当ての情報があるのか非常に探しにくくなってしまいます。また、目次を読むことで企画書全体の構成がどうなっているのか、ということも把握できるので、企画書の内容理解に大いに役立つとも考えられるのです。

(8)余白を作る

1枚のページに情報を詰め込み過ぎない、と同じような観点ではありますが、余白のない企画書はとても読みにくく、読み手に好印象を与えることはないでしょう。適度な余白を残して企画書は作成するようにしましょう。

4.オンライン・オフラインのそれぞれのイベント企画書で意識すべきこと

オンラインイベントの企画書で意識すべきこととオフラインイベントで意識すべきことは異なります。それぞれの注意点について解説します。

(1)オンラインのイベント企画書の場合

オンラインのイベントでは計測ツールなどの活用によってイベント効果を測定することが可能になります。つまり、定量的な目標・ゴールをきちんと設定しているような企画書にすることができるのです。計測ツールの導入には費用がかかりますが、そうした部分の費用対効果も含めてイベント企画書に記載することをおすすめします。

(2)オフラインのイベント企画書の場合

オフラインのイベントには、その場にいないと臨場感やドキドキ感を感じることができない、という特徴があります。そうしたオフライン・イベントならではの利点を前面に押し出したイベント企画書が必要になります。

5.意義のあるイベントにするために企画書はとても重要

イベントを開催するからにはきちんとした意義があるイベントにしたいと誰もが考えるはずです。意義のあるイベントにするためには企画書は非常に重要なツールとなります。言い換えればイベント企画書とはイベントの設計図です。ちゃんとした設計図がなければちゃんとした製品を作り上げることはできません。同様にきちんとしたイベント企画書に基づいてイベントを開催することで多くの人に喜ばれる、意義のあるイベントにすることができるでしょう。

6.とりかかりやすい「企画書・提案書のフォーマット」

イベント企画書の作成にとりかかりやすいフォーマットをダウンロードしたり、参考になる企画書を公開している様々なサイトがあります。以下に代表例を紹介しますが、こういったものを利用して意義のあるイベントを開催するための企画書を作成してみましょう。

(1)フォーマットのダウンロードが可能なサイトのご紹介

・仕事の役に立つ無料テンプレートやツールを紹介するビジネスサイトの「ビズ研」ではイベント企画書のテンプレートが用意されています。

・「500Mails」というサイトでは9種類のイベント企画書のテンプレートが用意されています。

(2)イベント企画書制作の参考になる企画書公開サイトの紹介

・PRTIMES MAGAZINEの「イベントの企画書の書き方7つのポイント」の記事内に「イベントの企画書の基本構成【テンプレート】」が公開されています。

・「イベントのつくりかた」ではイベント企画書の作成例を公開しています。

最後に

イベント企画書は企画内容がイベントの目的に沿っていて、売上・リード獲得・顧客満足などにつながる意義があるようなイベントに仕上げることが重要です。イベント企画はホームページ制作に似ている面もあります。しっかりと、イベント制作のプロセスを企画書に落とし込むと共に、効率的に、イベント企画書 作成からイベント実施まで勧めるように準備を怠ることなくイベントを成功させましょう。


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