2022年3月21日をもって全国的に蔓延防止措置が解除され「これから様々なイベントを企画して集客をしていきたい」と考えている企業が増えてきています。イベント企画会社は大小あわせて全国に1500社以上あり、それぞれ特徴やメリット・デメリットが違います。費用と時間を掛けてイベントを行う以上、必ず成功させたいものです。安心して企画・進行を任せるには、実績豊富な大手のイベント会社に依頼することが最善です。この記事ではイベントの企画をする際に頼れる、《大手のイベント企画会社の特徴・イベント企画会社の選び方・大手を選ぶメリット》について解説していきます。
１.大手イベント企画会社を選ぶメリット
イベント企画会社選びの時点で、どのようなイベントができるのかの結果が変わってきます。まず初めに大手のイベント企画会社を選ぶメリットを紹介します。
対応能力が高い
大手のイベント企画会社は知名度があり、様々な業種のイベント依頼が入ります。必然的に得意分野も広がり、クライアントの要望を叶える為の経験を多く持ち合わせています。小規模のイベント会社では対応できない分野もありますので、業種や分野を問わず依頼できるのは大手イベント企画会社を選ぶメリットです。
質が高い
大手のイベント企画会社は人材、進行管理、各注意点、イベント終了後のフロー、タイムスケジュールなど、多くの経験があることで品質がブラッシュアップされていきます。
対応エリアが広い
大手のイベント企画会社は日本全国対応しているところが多いです。海外イベントが可能な会社もあります。これは全国各地に支店を持っていたり、下請け会社との連携ができる為です。またメディアとの繋がりもある為、PRや集客に強いといったメリットもあります。
２.大手イベント企画会社を選ぶデメリット
大手のイベント会社はメリットだけではなく、デメリットもあります。大きく分けると「時間が掛かる」「費用が掛かる」この２点になります。大手のイベント会社では様々な業種の人が多く関わるのでクオリティが上がる反面、時間が掛かってしまいます。また同様の理由から費用が高くなります。
３.おすすめの大手イベント企画会社｜15社の特徴と実績
４.依頼する前に明確にしておくべきポイント
イベント会社は、会社により得意なジャンルが違っていたり、できる事できない事が違ってきます。得意なジャンルのイベント企画会社に依頼した方が失敗は少なくなるので、企画したいイベントに合わせて会社を選びましょう。イベント企画会社に相談する前に7つのポイントを明確にしておくことでスムーズに話が進みます。
イベントの目的
イベントの目的や目標を明確にしておきましょう。
大きく分けると、
- ・商品の販促
- ・サービスの認知度UP
などが考えられます。
ゴール地点を明確にしておくことで、ゴールまでの道筋を立てやすくなります。
ターゲット層
イベントを企画する際には「誰に向けて開催するのか」を明確にしておきましょう。ターゲット層により演出や開催場所が変わってきます。
必要なコンテンツ
どのようなコンテンツが必要なのかを確認しておきましょう。
- ・カンファレンス
- ・コンサート
- ・スポーツイベント
などターゲット層に合わせて必要なコンテンツを変える必要があります。
開催時期
イベントの企画から開催までの期間は短くても数ヶ月、長ければ年単位となります。イベントの開催時期を決めておくことで、無理のないスケジュールが立てられます。
開催場所
開催場所は特に重要です。大きめの会場となると、会場の空きがない事も少なくありません。開催時期を設定をしていても必要な会場が抑えられなければ、会場を変更するなどスケジュールに遅れが出ます。イベントを行いたい会場や地域は早めに決めておく必要があります。
どのように進行するのか
誰が主体となり、進行や運営をしていくのかを決めておくことで役割分担し、スムーズに進めていくことができます。
- 統括：全体の指揮、管理者
- 運営：来場者の接客
- 進行：プログラムの進行
このように役割分担をしておくことで、指示系統が明確になり失敗が少なくなります。
予算
予算は予め設定しておくべきポイントです。会場費・人件費・セット代・経費（交通費など）にどれくらいの予算を割けるのかで、イベントの規模や内容が大きく変わってきます。コロナ禍の中では感染症対策費も必要になってきます。費用対効果も計算したうえで予算を決めておきましょう。
５.イベント企画会社の業務内容
イベント企画会社に依頼をしたら、どのような業務を行ってくれるのかを紹介します。
企画・構成
初めにクライアントの要望をヒアリングしたうえでイベントの企画と構成を考案してくれます。予算に合わせて「会場・開催日時・コンテンツ内容」を決めていきます。全体の大まかな流れがこの時点で決まる為、要望はできるだけ詳しく伝えておきましょう。大手のイベント会社なら実績が豊富なため、過去の経験を元に最適なイベント設計をしてくれます。
制作
イベントの大枠が決まった後は、中身（コンテンツ）の設計を行います。「デザイン・演出・PR・組織編成・スケジューリング・機材発注」など業務は多岐にわたります。
設営・リハーサル・本番
事前に設定したスケジュール通りに進行し、セッティング・リハーサルを行います。イベント当日には進行管理を行い、予定通りにイベント全体が進んでいるかを確認しながら運営していきます。
６.大手イベント企画会社の選び方
ここまでイベント企画会社は大手が安心とおすすめしてきました。しかし大手のイベント会社ならどこでもいい訳ではありません。自社にあったイベント会社選びが必要です。比較ポイントを7つ紹介します。
得意分野の確認
前述の通り、イベント企画会社によって得意としているジャンルが違います。これは大手のイベント会社にも言えることで、コンサートに強い会社もあればオンラインイベントに強い会社もあります。自社の希望に合わせて選びましょう。
対応業務の幅
イベント企画会社によって業務の対応できる幅が違います。例えば、地域的に対応ができなかったり、キャスティングできる人の幅が変わってきたりします。事前に何ができて何ができないかは確認しておいたほうが安心です。
過去の実績
過去の実績を確認することで、どのようなイベントを開催し成功させてきたのかの目安になります。過去の実績から、得意ジャンルなどもある程度わかります。
対応できる規模
イベント企画会社の人員数によって対応できる規模が変わってきます。大手のイベント会社であれば下請け業者も抱えているので、あまり心配は必要ないかもしれませんが大規模なイベントを計画している場合は確認しておきましょう。
対応できる地域
イベント会社は全国対応できる会社と、できない会社があります。こちらも大手のイベント会社なら問題ないかと思いますが、念の為に確認しておきましょう。
費用と制作期間
イベントの開催は見積項目が多岐にわたる為、必ず複数のイベント会社で見積を取りましょう。何にいくら掛かるのか内容をきちんと確認し、自社でできる部分は自社対応すれば費用を抑える事ができます。またスケジュールに問題がないかも確認しておきましょう。
オンラインイベントの制作
コロナウィルスがまん延して以降は、オンラインイベントも普及してきました。イベント会社によってはオンラインイベントに対応できない会社もありますので、オンラインイベントを予定している場合は事前に確認しておきましょう。
７.最後に
これから経済回復に向けて多くの企業が様々なイベント開催を企画しています。安心してイベントを成功させる為には、大手のイベント企画会社が必要不可欠です。「会場の空きがない」といった事のないように、予算の規模が決まったら早めにイベント企画会社に相談しておきましょう。
