1. イベント企画とは

(1) イベント企画での考え方

イベント企画は、単に楽しい時間を提供するだけでなく、具体的な目的を達成するための戦略的手段です。その考え方の中心には、「誰」のための「何」を「どのように」実現するかという3つの重要な要素があります。

-「誰」: このイベントの対象となる人々、つまりターゲットオーディエンスを明確にします。 -「何」: イベントで何を達成したいのか、目的を設定します。 -「どのように」: 目的を達成するための具体的なアクションプランを考えます。

表で表すと以下のようになります。

要素	内容
誰	ターゲットオーディエンスを明確にする
何	目的を設定する
どのように	具体的なアクションプランを考える

このように、イベント企画においては、目的、ターゲット、方法という3つの要素を明確に理解し、それに基づいた戦略的な計画を立てることが求められます。

(2) イベント企画の目的

イベント企画の目的は何か、それを明確に理解することは非常に重要です。大切なのは、単に「楽しい時間を作る」だけではなく、具体的な効果を目指すことです。

例えば、以下のような目的が考えられます。

1. 【ブランド認知度向上】新製品のローンチイベントなどで、新たな顧客へのアピールや既存の顧客との深い関わりを築く。

2. 【顧客体験の提供】体験型イベントを通じて、顧客に商品やサービスの価値を実感させ、満足度やリピート率を向上させる。

3. 【情報発信】セミナーや学習会を開催し、参加者に特定の情報やスキルを提供する。

これらは一例ですが、イベント企画の目的は多岐にわたります。目的を明確にすることで、その他の計画、アイディア出し、実行が円滑に進むでしょう。

2. イベント企画のステップ

(1) アイディア出し

イベント企画の最初のステップである「アイディア出し」について解説します。この段階では、まず大胆な思考を持つことが重要です。制約を気にせず、可能性を広げるためのアイディアを自由に出しましょう。

以下に、アイディア出しを行う上での具体的なステップを紹介します。

1. ブレインストーミング：参加者全員が自由に意見を出し、アイディアを広げます。

2. マインドマップ：中心テーマから連想する要素を枝分かれさせて整理し、新たな視点やアイディアの組み合わせを見つけます。

3. SWOT分析：自社の強み(S)、弱み(W)、機会(O)、脅威(T)を分析することで、イベントの方向性を設定します。

これらの手法を駆使して、ユニークで魅力的なイベント企画のアイディアを出してください。

(2) プランニング

プランニング段階では、具体的なイベントの内容を詰め込みます。まずは、イベントの日程、場所、参加者の数、予算などを明確に設定しましょう。 次に、タイムテーブルを作成します。何をどのタイミングで行うのかを細かく計画し、全体の流れを把握します。

時間	内容
10:00	開始・挨拶
10:30	メインイベント
12:00	休憩
13:00	サブイベント
15:00	クロージング・感謝の言葉
15:30	終了

また、必要な物品や設備をリストアップし、準備が整うようにします。イベント当日をスムーズに進行させるためにも、このプランニング段階での準備は重要です。

(3) 実行

「実行」フェーズはイベント企画の中心となる部分です。全ての計画が具現化され、イベントが実際に開催されるのがこのステージです。

まず、計画を細部まで見直し、準備が整っていることを確認します。適切な場所と時間が確保されているか、必要な設備や資材は用意されているかをチェックします。

次に、スタッフ全員が自分の役割を理解していることを保証します。具体的なスケジュールやタスクリストを使って、誰が何を、いつ行うのかを明確にしましょう。

最後に、イベント当日にスムーズに進行するよう、問題が生じたときの対策も考えておくことが重要です。例えば、天候や参加者の動向、設備のトラブルなど、想定外の事態への対応策を事前に準備しておきましょう。

これらの適切な実行フェーズの管理は、イベント成功への鍵となります。

(4) 事後分析と改善

イベント開催後は、事後分析と改善が重要です。参加者の反応やフィードバックをもとに、イベントの成功点と改善点を明確にします。以下にその具体的な手順を説明します。

まずは、アンケート調査を行いましょう。参加者の満足度や感想、改善案を直接聞くことができます。これらの情報は次回のイベント企画に活かす貴重な資源です。

次に、スタッフ間で振り返りの会議を実施します。具体的な反省点や改善案を出し合い、次回への反映を目指します。

手順	内容
1	アンケート調査
2	スタッフ間での振り返り会議

最後に、改善案を具体的な行動計画に落とし込み、次の企画に生かします。これらのステップを踏むことで、イベントはより良いものに進化していきます。

3. アイディア出しのコツ

(1) テーマを設定する

テーマの設定は、イベント企画の最初のステップです。テーマは、イベントの目的と目標を具現化し、参加者に何を期待すべきかの指針を提供します。具体的なテーマ設定の例を以下に示します。

1. 企業イベントの場合：

• 新製品のローンチ

• 社員のチームビルディング活動

• クライアント向けのアプリシエーションパーティー

2. 個人または非営利団体のイベントの場合：

• チャリティーファンドレイジング

• テーマ特化したワークショップ

• コミュニティフォーラムや交流会

テーマを設定する際は、イベントが提供する価値とそれがターゲットオーディエンスの関心にどのように対応するかを明確にすることが重要です。これによって、イベントの方向性を明確にし、企画の各段階での意思決定を助けます。

(2) ターゲットオーディエンスを理解する

イベント企画の一つの重要な要素は、目標とするオーディエンス、つまり「ターゲット」を理解することです。対象となる人々のニーズや期待を知ることで、彼らが参加を希望するイベントを企画することが可能になります。

具体的には、以下のような観点からターゲットを考えてみてください。

1. 年齢層: 若者向けのイベントならば、SNSでの情報拡散を重視しましょう。中高年層であれば、新聞や地域情報紙などから情報収集する傾向にあるため、そういったメディアを活用すると良いでしょう。

2. 趣味・関心: ファッションや音楽、アートなど、ターゲットの関心分野に合わせた内容を考えると、より高い参加率が見込めます。

このように、ターゲットの特性を理解し、それに基づいた企画をすることが成功への鍵となります。

(3) ユニークな視点から考える

イベント企画を進める際には、ユニークな視点から考えることが大切です。それは、あなたのイベントが他の数多くのイベントから目立つための一つのとなります。

例えば、一般的に音楽フェスティバルと言えば多くの人が野外で行われる大規模なものをい浮かべるでしょう。しかし、あえて異なる視点を持つことで、音楽フェスティバルをアートギャラリーやカフェなどの小規模な空間で行うという新たなスタイルを生み出すことができます。

更に、この視点はゲストの関与方法にも影響を与えます。従来の「観客として参加する」ではなく、ゲストがアーティストと直接交流できるワークショップを実施するなど、イベントへの新たな参加方法を提供することも可能です。

ユニークな視点は、新鮮な体験を提供し、人々に記憶に残るイベントとするための鍵となります。イベント企画においては、常に新しい視点から考えることを心掛けましょう。

4. 良いイベント企画の三つの要素

(1) 関連性

関連性とは、企画するイベントが参加者の興味や要望に適合しているか、つまり「ターゲットオーディエンスとの繋がり」を指します。成功するイベント企画には、参加者の求めているものを満たす要素が欠かせません。

例えば、音楽好きの若者を対象にしたイベントでは、人気の音楽アーティストの出演を計画するなど、ターゲットの関心を引く内容が求められます。

また、企業イベントなら、その業界の最新トレンドや知識を提供する講演を企画することで、参加者の関心を引きつけます。

以下に一部事例を表にまとめました。

ターゲット	イベントの内容	関連性
音楽好きの若者	人気アーティストのライブ	音楽への関心
IT業界のプロフェッショナル	最新トレンドの講演	専門知識への関心

このようにイベントの関連性を考えることで、参加者の満足度を高め、イベント成功に繋げることができます。

(2) 体験価値

-(2) 体験価値

成功するイベント企画には、参加者が得られる「体験価値」が重要です。これは、単にイベントを楽しむだけでなく、何か新しい知識やスキル、独特の経験を得られるような価値を提供することを指します。

例えば、料理教室なら、参加者が新しいレシピを学び、自宅でも作れるようになる体験価値があります。音楽フェスティバルなら、ライブ演奏を体験するだけでなく、新たなアーティストを知ることや音楽の新しい視点を得ることが体験価値となります。

体験価値は以下の3つの要素から成り立っています：

要素	説明
知識・スキル	新しい知識技術を学ぶ
体験	独特の経験を得る
感動・楽しみ	感情的な価値を得る

これらの要素を踏まえて、イベント企画時には参加者が得られる体験価値を最大限に引き出すよう考慮しましょう。

(3) フォローアップ

フォローアップは良いイベント企画の重要な要素となります。イベント終了後も参加者との関係を深めるため、適切な後追い手段を用意することが重要です。

まず、参加者への感謝のメッセージを送ります。これは、メールやSNSなどのデジタルな手段を利用するのが一般的です。

次に、参加者フィードバックの収集も欠かせません。アンケートを実施すると、次のイベント企画に活かせる貴重な意見を得ることができます。

最後に、写真やビデオなどのコンテンツを共有します。これにより、イベントの思い出を振り返ると共に、次回イベントへの期待感を高めることができます。

以下に具体的なアクションを表にまとめました。

アクション	方法
感謝のメッセージ	メール、SNS
フィードバック収集	アンケート実施
コンテンツ共有	写真・ビデオ

以上がフォローアップの基本的な考え方とアクションです。これらを念頭に置き、参加者との長期的な関係構築に努めましょう。