「成功確率UP！効果的なイベント企画書の作り方とは？」

イベント企画会社

「成功確率UP！効果的なイベント企画書の作り方とは？」

株式会社ストラーツ

公開日: 2023.08.17

更新日: 2023.08.17

1. はじめに

イベントの成功は企画書の作り方に大きく依存します。本記事では、効果的なイベント企画書の作り方と詳細な書き方、注意点を解説します。これらのポイントを押さえ、一つひとつ丁寧に企画書を作成することで、あなたのイベントは大成功を収めること間違いありません。

2. イベント企画書とは？

(1)企画書の目的とは？

企画書の目的は、一言で言えば「イベント開催のアピール」です。しかし、それだけでは不十分。企画書は、あなたが開催したいイベントの「全体像」を見せるためのツールであり、そのイベントがなぜ必要なのか、どんな意義を持つのかを理解してもらう第一歩となります。

具体的には、以下のような点が目的となります。

イベントの目的・目標を明確に伝える
イベントの具体的な内容・スケジュールを提示する
必要な予算や資源を明示し、調達を促す
各関係者の役割や責任を理解してもらう

これらは、イベント企画書に必ず含まれるべき要素であり、企画書を作る目的そのものであると言えるでしょう。

(2)効果的な企画書の特徴

効果的なイベント企画書は、以下の3つの特徴を持っています。

具体性： 何を、どのように行うのか、目的や目標、活動内容を具体的に記載します。あいまいな表現や抽象的な内容は避け、具体的な事項を明確に提示することが大切です。
明瞭性： 企画書は多くの人に読まれます。そのため、専門用語や難解な表現は避け、誰が読んでも理解しやすい言葉を用いることが求められます。
一貫性： 企画全体の流れや内容が一貫していることが大切です。各項目がつながり、全体としての一貫性を持つ企画書は、説得力があります。

これらを意識することで、企画の魅力を最大限に引き出す企画書を作成することができます。

3. 成功確率UP！企画書の作り方

企画書を作成する際の最初のステップは、イベントの「目的」と「目標」を明確にすることです。これは、何を達成しようとしているのか、どういう結果を期待しているのかを具体的に示すためのものです。

まず、「目的」はイベントがなぜ必要なのか、何を解決しようとしているのかを説明する部分です。例えば、「新製品の認知度を上げる」、「社員のコミュニケーションを増やす」などが考えられます。

次に、「目標」は数値や期限を設定し、目的の達成度を測定できるようにする部分です。例えば、「イベント後1ヶ月で新製品の認知度を50%上昇させる」、「イベントで社員間のコミュニケーション回数を前月比20%増やす」など具体的な数字を設定します。

このように明確な目的と目標を設定することで、企画書は具体性と説得力を持つことができ、成功確率がUPします。

(1)目的と目標の明確化

イベント企画書作成の第一歩は、その目的と目標を明確にすることです。目的は、イベントを開催する理由やその背景を示すもので、「何のために？」という問いに答えます。例えば、「新製品のPRが目的」というような形です。

一方、目標は、そのイベントで達成したい具体的な結果を示します。数値化できるものが望ましく、「新製品のPRを行い、来場者数1000人を目指す」など、具体的な数値を設定します。

この二つを明確にし、「目的＞目標」の関係性を持たせることが重要です。

【表1: 企画書の目的と目標の例】

目的	目標
新製品のPR	来場者数1000人達成

以上のように、目的と目標を設定し、それらが一体となった形でイベント企画書に記述することで、その企画の方向性を明確に示すことができます。

(2)対象者の明確化

イベントの成功を左右する重要な要素の一つが対象者の明確化です。この段階では、「誰に向けてのイベントなのか」をはっきりさせることが求められます。

具体的な対象者を設定することで、その後の活動内容の詳細な説明や予算、スケジュールの作成がスムーズに進みます。また、対象者を明確にすることで、イベントがその人たちにとって魅力的で価値あるものであることを示すことができます。

例えば、下記のような表を作成し、視覚的に捉えやすくするのも良いでしょう。

対象者	目的
学生	新たな学びや情報収集
ビジネスマン	ネットワーキングや情報交換

対象者の明確化は、企画書作成の初期段階で行いましょう。これにより企画全体の方向性が見えてきます。

(3)活動内容の詳細な説明

イベント企画書では、活動内容の詳細な説明が重要となります。参加者やスポンサーがイベントの全体像を理解しやすくするためです。まず、イベントのテーマを明記してください。その上で、具体的なプログラムやタイムスケジュールを記載します。

例えば、以下のような表を作成すると、活動内容が一目でわかりやすくなります。

時間	プログラム	詳細
10:00~10:30	オープニングセレモニー	出演者の紹介等
10:30~12:00	メインイベント	詳細な内容の説明

さらに、各プログラムにおける目的や役割、必要なリソース等も明記すると、より具体的な理解を助けます。これにより、企画書を読む人がイベントの流れを把握しやすくなるため、企画に対する理解と共感を得やすくなります。

(4)予算とスケジュールの作成

予算とスケジュールは、企画書の中でも特に重要な要素です。まずは予算について。事前に必要な経費を見積もり、細かく分けて記載します。具体的には、会場費、装飾費、広告費などの詳細をリストアップしましょう。また、見積もりだけでなく、どこから資金を調達するのか(スポンサー、参加費など)も併せて記載することが求められます。

次にスケジュールです。イベントの準備から当日、そして後片付けまでの流れを明確にし、それぞれの作業にかかる時間を記載します。具体的な例を以下に示します。

作業内容	期間	担当者
会場予約	2ヶ月前	Aさん
装飾資材の調達	1ヶ月前	Bさん
当日の設営	当日の午前	全員

以上のように、予算とスケジュールを明確にすることで、イベントの進行をスムーズに進め、成功に繋げることができます。

4. 企画書の書き方とポイント

(1)具体的で分かりやすい言葉を使う

企画書は、多くの人が理解するための重要なツールです。それゆえ、具体的で分かりやすい言葉を使いましょう。専門用語や難解な表現は避け、一般的な読者でも理解できる言葉を用いることが大切です。

例えば、「アトラクションの種類」を説明する部分では、以下のように表形式で簡潔に示すと良いでしょう。

アトラクション名	概要
フォトブース	参加者が写真を撮れるスペース。プロのカメラマンが撮影。
ワークショップ	専門家による講義や実践的な学びの場。

このように、短く明瞭な文章で具体例を交えて説明することで、読者に企画内容を具体的に伝えることが可能になります。初めて企画書を見る人でも、すぐにそのイベントの魅力や内容を把握することができるでしょう。

(2)ビジュアルを効果的に使う

ビジュアルは、文章だけでは伝えられない情報を視覚的に表現する強力なツールです。企画書には、イベントの全体像を示すフローチャートやタイムライン、予算分配を示す円グラフなど、情報を明確で直感的に伝えるビジュアルを効果的に活用しましょう。

例えば、タイムラインを使えば、イベントの準備から当日までの流れを一目で把握できます。これにより、企画の進行度や時間管理がはっきりと伝わります。

また、予算分配の円グラフを用いれば、各項目に割り当てられた経費の比率を視覚的に理解できます。これにより、資金の使い道が明確になり、承認やスポンサーへの説明もスムーズに行えます。

ビジュアルは、企画書の理解度を大幅に高め、イベント成功への確信を与える重要な要素です。適切なビジュアル表現を活用し、企画内容の魅力を最大限に引き出すことを心掛けましょう。

(3)一貫性を持たせる

企画書全体の一貫性は非常に重要です。そのため、明確なテーマや目標を設定し、それに対して全ての項目が統一されていることを確認しましょう。例えば、「文化祭で最高のカフェを作る」という目標を立てた場合、それに関連する活動内容、必要予算、ターゲットとなる人々など、すべての項目がその目標を実現するためのものであることを示すことが大切です。

また、文章の一貫性も重要です。語彙や文体、トーンなどがブレないように気をつけましょう。言葉遣いや語尾が一貫していれば、読み手は企画が整理されていると感じます。

【表1】一貫性の確認ポイント

項目	内容
テーマ・目標	全ての項目がテーマ・目標に結びついているか
活動内容	テーマ・目標達成に必要な内容か
予算・スケジュール	テーマ・目標達成に照らして妥当な予算とスケジュールか
文章の一貫性	語彙、文体、トーンなどがブレていないか

このように企画書の一貫性を保つことで、読み手に混乱を与えず、企画の信頼性を高めます。

5. 企画書作成の注意点

(1)企画の独自性を出す

企画書を作る際は、自社の企画がどのように他と差別化されているのか、その独自性を明確にすることが求められます。特に、他の同様の企画と一線を画する要素を具体的に示すと、読者がその価値を理解しやすくなります。

例えば、以下のような視点から独自性を表現できます。

【内容】：例えば、特別なゲストを招待する、未体験のアクティビティを提供するなど。
【形式】：ワークショップ型、対話型など新鮮な形式を導入する。
【場所】：特殊なロケーションで開催するなど。

これらの要素は企画書の中で大きく扱い、具体性を持たせることで、企画の特異性と魅力を引き立てることができます。

(2)リスク管理の説明

リスク管理は企画書作成の重要な一部です。予測可能な問題や困難が発生したときの対応策を明記することで、信頼性を持たせ、企画の成功に繋げます。

具体的には、以下のような内容を含めると良いでしょう。

可能性のあるリスク：天候不順やゲストのキャンセルなど、予測可能なリスクを列挙します。
リスク対策：各リスクに対して、具体的な対策を記載します。例えば、雨天時には会場を屋内に変更するなど。
緊急連絡方法：問題が発生した際の緊急連絡パートナーとその連絡方法を記載します。

以下に簡単な表を示します。

可能性のあるリスク	リスク対策	緊急連絡方法
天候不順	会場を屋内に変更	電話・メール
ゲストキャンセル	代替のゲストを用意	電話・メール

リスク管理はイベント成功の鍵となります。しっかりと計画しましょう。

(3)評価・振り返りの方法を明記

イベントが終了した後の評価・振り返りの方法を明記することは、企画書の重要な要素です。これにより、目標が達成されたか、どの部分が改善すべきかを把握し、次回への改善策を見つけることが可能となります。

具体的な方法としては、アンケート調査や参加者のフィードバック収集が一般的です。以下に例を示します。

【表1】評価・振り返り方法の例

方法	内容
アンケート調査	イベント終了後、参加者へ満足度や意見を尋ねる
フィードバック収集	イベントスタッフからの意見や改善案を集める

また、評価・振り返りの結果は数値化し、視覚的に理解しやすいようグラフなどを使って表示すると効果的です。