1. はじめに

ウェビナーとはウェブ上で行われるセミナーのことであり、近年ではその利便性と効率性から様々な企業や団体により活用されています。特に社外ウェビナーは、新たな顧客獲得や情報発信において非常に大きな効果を発揮します。しかしながら、その準備と運営には多くの要素が絡み合い、成功させるためには適切な知識と手順の理解が求められます。

2. ウェビナーとは？

(1) ウェビナーの概要

ウェビナーとは、インターネットを利用し、特定のテーマについて講演やプレゼンテーションを行うオンラインのセミナー形式のイベントです。主催者と参加者が同じ場所に居る必要がないため、地域や時間帯を問わず実施が可能となります。

主な機能としては、

• ライブプレゼンテーション

• Q&Aセッション

• チャット機能

• 参加者のアンケート投票 などがあります。

また、ウェビナーは「ライブ」（リアルタイム）で行われるものと「オンデマンド」（参加者が後から視聴可能）の2つの形式があります。それぞれの形式にはメリットとデメリットがありますので、ウェビナーの目的や参加者の状況に応じて選択します。

(2) ウェビナーの利用シーン

ウェビナーは、幅広い利用シーンがあります。主に、以下のような場面で活用されています。

1. プロダクトデモ：製品やサービスの特性と機能を顧客に対して具体的に示す場面で使われます。

2. 教育・研修：新しいスキルを教える、または既存のスキルを深めるための教育や研修プログラムで利用されます。

3. ニュースリリース：新製品の発表や会社の重要な決定事項を公に発表する場面で、記者会見と同等の役割を果たします。

4. パネルディスカッション：特定のトピックについて専門家が議する場で、視聴者とのQ&Aセッションを取り入れることも多いです。

これらの各場面はウェビナーならではの長所を生かしています。例えば、地理的な制約がなく、大勢の人を一度に集めることができる点や、リアルタイムでの質問・回答が可能な点です。

3. 社外ウェビナーの準備の手順

(1) ウェビナーの目的とターゲットの定義

ウェビナーの準備の一歩目として、ウェビナーの目的とターゲットの定義が必要です。このステップで決定した内容がウェビナー全体の方向性を決定するため、とても重要な要素となります。

まず、ウェビナーの目的を明確にしましょう。製品の説明、新サービスの紹介、ブランドの認知度向上など、それぞれのウェビナーには固有の目的が存在します。具体的な目標を設定することで、その後のテーマ選定やプロモーション計画の策定がスムーズになります。

次に、ターゲットを定義します。参加者にはどのような人々を想定しているのか、理想的な参加者像を明確に把握することが必要です。これはウェビナーの内容やスピーカーの選定、プロモーション方法にも大きく影響します。

以下に表を示します。

ウェビナーの目的	新製品の紹介
ターゲット	20代～30代の新規顧客

(2) テーマとスピーカーの選定

ウェビナーにおける「テーマとスピーカーの選定」は、その成功の鍵を握る重要なステップです。

まずは「テーマ」の選定について。参加者が得ることのできる価値を明確に示す独自性の高いテーマを設定しましょう。その際、ターゲットとする視聴者の関心や業界のトレンドを考慮することが重要です。

次に、「スピーカー」の選定。話題に対する深い知識と豊かな経験、そして聴講者を引きつける話術を持つスピーカーを選ぶことが求められます。テーマに合致した専門家やインフルエンサーを起用することで、ウェビナーの魅力と価値をさらに向上させることができます。

以下にテーマとスピーカー選定のポイントをまとめた表を示します。

ポイント	考慮事項
テーマ選定	対象者の関心, 業界トレンド
スピーカー選定	専門性と話術, テーマとの合致性

適切なテーマとスピーカーの選定は、社外ウェビナーを成功させるためには欠かせない要素です。

(3) ウェビナープラットフォームの選択

成功する社外ウェビナーの準備に欠かせないのが、適切なウェビナープラットフォームの選択です。まずは、目的とターゲットに合わせて、どのような機能を必要とするのかをリストアップしましょう。例えば、多くの参加者を想定しているのであれば、大規模な参加者数に対応できるプラットフォームが望ましいでしょう。また、質問やコメント機能が充実したプラットフォームは、よりインタラクティブなウェビナーを実現します。次に、以下のような観点から候補を比較し、最適なものを選んでください。

【表】

• 「参加者数の上限」

• 「画面共有機能」

• 「リアルタイムチャット機能」

• 「録画・保存機能」

• 「スマートフォン対応」

• 「料金」

これらを考慮に入れた上で、自社のニーズに最も合致したウェビナープラットフォームを選択しましょう。スムーズなウェビナー運営のためには、選んだプラットフォームの操作方法を予め十分に理解しておくことも重要です。

(4) プロモーション計画の策定

ウェビナーの成功は、対象とするオーディエンスに適切に情報を伝えるプロモーションが重要です。まず、ウェビナーの目的に合う目標オーディエンスを特定します。その上で、オーディエンスが情報を得る主なチャネル（SNS、Eメール、ウェブサイトなど）を考慮に入れたプロモーション計画を策定します。

具体的なステップは以下の通りです：

1. ターゲットオーディエンスの特定

2. プロモーションチャネルの選定

3. メッセージ作成（ウェビナーの内容、スピーカー情報、日時等）

4. 実施日程の設定（リマインダーを含む）

これらを順番に行い、一貫性のあるプロモーションを行うことで、オーディエンスからの参加意欲を引き出し、成功につなげます。

(5) テストランの実施

「テストランの実施」は、社外ウェビナーを成功させるために必須となります。このステップでは、ウェビナーがスムーズに行われるか確認するために、本番前に全体の流れを一度試すことが重要です。

まずは、使用する機材やソフトウェアが適切に機能するかテストします。音声、映像、インターネット接続など、ウェビナーの質を左右する要素がすべて正常に動作するか確認しましょう。

次に、プレゼンテーションの内容や進行の流れを確認します。ここでは、スピーカーがプレゼンテーションを自然体で進行できるよう、リハーサルを行います。

また、参加者側からの視点も忘れずに、ログイン手順や画面操作方法もテストします。参加者がストレスなくウェビナーに参加できる環境を整えることが求められます。

これらのテストランを通じて問題点を見つけて改善することで、本番でのトラブルを未然に防ぎ、質の高いウェビナーを実現できます。

4. 社外ウェビナーの運営のポイント

(1) パートナーシップと連携

社外ウェビナーの運営では、パートナーシップと連携が重要です。特に、社外のスピーカーや参加者との連携は、ウェビナーの内容をより魅力的にするキーとなります。

まず始めに、スピーカーとの事前打ち合わせを念入りに行います。内容の確認や進行の流れ、技術的なトラブルへの対応策などを共有することで、スムーズな運営を目指します。また、参加者への情報提供も欠かせません。事前の告知メールには、ウェビナーのテーマやスピーカー情報、参加方法などを明示し、参加者がウェビナー当日を迎えるまでの流れを理解できるようにします。

以下に、パートナーシップと連携の実施ステップを表にまとめました。

ステップ	内容
1. 事前打ち合わせ	内容確認・進行の流れ・トラブル対策等の共有
2. 参加者への情報提供	テーマ・スピーカー情報・参加方法等の告知

これらを踏まえ、より一層ウェビナー運営の成功に向けて進んでいきましょう。

(2) モデレーションと進行

社外ウェビナーの運営では、スムーズなモデレーションと進行が重要となります。

まず、モデレーションのポイントは、会話の流れをスムーズにし、スピーカーと参加者とのコミュニケーションを円滑にすることです。明確なアジェンダとタイムスケジュールを設定し、それを遵守することで、ウェビナー全体の流れをコントロールします。

モデレーションポイント	詳細
会話の流れ	スピーカー間や参加者間の発言の調整、適切なタイミングでの話題提供等
コミュニケーション	質問への対応、フィードバックの収集、参加者への配慮等
アジェンダとタイムスケジュールの遵守	開始・終了時間の厳守、各項目の進行管理等

進行については、進行役が主導し、技術的なトラブルや突発的な問題に対応します。この時、予めトラブルシューティングの手順やバックアッププランを準備しておくと安心です。

以上、モデレーションと進行の管理が社外ウェビナーの成功に大きく寄与します。

(3) インタラクティブな要素の導入

ウェビナーの成功へと導くための重要な要素として、インタラクティブな要素の導入が挙げられます。これはウェビナーを通じて聴講者とスピーカーが相互にコミュニケーションを取ることで、より深い理解と関与を促す手法です。

具体的には、Q&Aセッションやアンケート、ライブポーリングなどがあります。これらを適切に利用することで、参加者がウェビナーの内容により積極的に参加し、理解を深めることが可能です。

インタラクティブな要素	説明
Q&Aセッション	参加者の疑問を直接解消し、深い理解を促す
アンケート	参加者の意見や感想を把握し、ウェビナーの質を向上させる
ライブポーリング	参加者の意見をリアルタイムで確認しながら進行

これらの要素を取り入れることで、単なる一方通行の情報提供から、参加者との対話型のセッションに昇華させることが可能です。

(4) フォローアップ活動

ウェビナー終了後のフォローアップ活動は、成功の鍵となります。このフェーズで、参加者へ感謝の意を示し、さらなるエンゲージメントを促すことが可能です。

まず、ウェビナー終了後すぐに、「参加ありがとうございました」のメールを送りましょう。このメールには、ウェビナーの録画リンクやプレゼンテーション資料を添付することで、参加者が内容を再確認できるようにしましょう。

さらに、アンケートも併せて送ることをおすすめします。これにより、参加者のフィードバックを得て、次回の改善点を見つけ出すことが可能です。

以下は、フォローアップ活動の一例です。

活動	内容
感謝のメール	ウェビナー参加の感謝を伝える
録画リンク・資料の提供	ウェビナーの内容を再確認できる
アンケート	参加者のフィードバックを得る

これらの活動は、参加者との長期的かつ有益な関係を築くための重要なステップです。

5. 社外ウェビナーで成功するための秘訣

(1) 聴講者を惹きつけるストーリーテリング

ウェビナーは、単なる情報伝達手段ではありません。話す内容を効果的に伝えるためには、ストーリーテリングの技法が大切です。

まず、具体的な事例を用いて視聴者が共感できるストーリーを作りましょう。次に、そのストーリーを通じて我々が解決したい問題または達成したい目標について明示します。ウェビナーの進行中は、このストーリーを基軸に話を進めていきます。

以下の表に、ストーリーテリングの一例を示します。

事例	問題	解決策	結果
A社の製品開発	市場動向に合わせた開発が追いつかず売上が伸び悩んでいた	我々の提案した新しい開発手法の採用	製品開発のスピードが向上し、売上が上昇

このような形で、視聴者に情報だけでなく、感情移入できるストーリーを提供することで、ウェビナーはより効果的なものとなります。

(2) 有益な情報提供

ウェビナーで成功するためには、聴講者に対して有益な情報を提供することが不可欠です。そのためには、以下のポイントが重要となります。

1. テーマに沿った情報： ウェビナーのテーマに関連する最新の情報や専門知識を共有してください。これにより、参加者はウェビナーを通じて必要な知識を得ることができます。

2. 実用性のある情報： 参加者が実際の業務や生活で活用できる情報も重要です。具体的な事例やヒントを提供することで、参加者にとって価値のあるウェビナーになります。

3. 適時更新： 情報は常に更新されています。ウェビナー開始前に最新の情報を確認し、それを反映させることが求められます。

これらのポイントを押さえ、参加者が得られる情報の質を確保しましょう。これが社外ウェビナー成功の一部となります。

(3) 時間管理とリスク管理

時間管理とリスク管理は、ウェビナーが順調に進行し、参加者が満足する秘訣です。

まず、時間管理について。ウェビナーはオンラインでのセミナー形式のため、各セクションの開始・終了時間を明確に設定し、それを厳守することが求められます。一部の内容が長引くと全体のスケジュールが乱れ、参加者の離脱を招きます。以下に時間管理の基本的なスケジュール例を示します。

【ウェビナー基本スケジュール】

1. 開始5分前：開場・音声確認

2. 開始時間：イントロダクション

3. 開始5分後：本編開始

4. 終了10分前：Q&Aセッション

5. 終了時間：クロージング・アナウンス

次に、リスク管理について。ウェビナーは技術的な問題が発生する可能性があります。事前にリスクを洗い出し、それぞれの対処法を用意しておくことが重要です。例えば、ネットワーク接続が途切れた場合、事前録画した内容を流す等の対策が考えられます。

6. まとめ

この記事では、ウェビナーの概念から社外ウェビナーの準備と運営のポイント、成功の秘訣までを網羅的に解説しています。ウェビナーの目的やターゲット設定、テーマやスピーカーの選定、使用するプラットフォーム、プロモーションの策定、テストランの実施などが重要な準備手順として挙げられました。また、運営の際にはパートナーシップと連携、モデレーションと進行、インタラクティブ要素の導入、フォローアップ活動が重要で、時間管理とリスク管理を押さえることが成功の秘訣とされています。