1.はじめに

イベント運営は、成功要因が多数存在し、その一つ一つが複雑に絡み合っています。設営から運営、後片付けまで一連の流れを自社の力だけで行うことは、企業の業務負担を著しく増大させます。また、素人が運営するイベントでは、見落としがちな細部や専門的な知識が必要となる部分で失敗する可能性も高くなります。

そんな中、最近ではイベント運営を外部の専門会社に任せる企業が増えてきました。外部会社にイベント運営を委託することで得られるメリットは多々あります。本稿では、その中でも特に重要な5つの理由について深掘りします。これを読めば、あなたも必ず外部会社にイベント運営を任せたくなることでしょう

2.イベント運営を外部会社に任せる利点とは

(1)専門的な知識・経験がある

イベント運営を外部会社に任せる大きな利点のひとつは、専門的な知識と経験が豊富にあるという点です。外部会社は、日々様々なイベントを手がけるため、その度に新たな知識を得て経験を積んでいます。これらの経験は、イベントのプランニングから当日の運営まで全般的に活用され、より良いイベント開催を実現する糧となります。

また、専門的な知識を有する者が集まっているため、その知識を駆使して様々な問題に対応することが可能です。トラブルや突発的な事態が発生した際も、即座に有効な対応策を打つことができます。これは、経験を重ねることができる環境と、専門的な知識があるために実現できることです。

下記の表に、専門的な知識と経験が活用される具体的な場面をいくつか挙げてみます。

専門知識・経験	活用場面
イベント企画能力	全体のコンセプト作り、具体的なプログラムの策定
最新のトレンド把握	新しい観客を惹きつける企画の提案
リスクマネジメント	事故やトラブル発生時の迅速な対応

以上からもわかる通り、専門的な知識と経験はイベント運営において非常に重要な要素であり、これを持つ外部会社にイベント運営を任せることは有効な手段と言えるでしょう。

(2)時間とコストの削減

イベント運営を外部会社に任せると、時間とコストの削減が期待できます。

まず、時間についてですが、プロフェッショナルなイベント会社は、適切な人員配置やスケジュール管理を行うことでイベント運営にかかる時間を大幅に削減することが可能です。これにより、自社の従業員が他の業務に集中する時間を確保できます。

次にコストについてですが、イベント会社は様々なネットワークを持っているため、必要な物品の調達や場所の手配などを低コストで実現することができます。以下の表は、イベント運営を自社で行った場合と外部会社に任せた場合のコスト比較の一例です。

	自社運営	外部会社
物品調達費	$500	$400
場所手配費	$1000	$800

このように、イベント運営を外部会社に任せることで、時間とコストの両方を効率的に削減することが可能です。

(3)新たな視点・アイデアの提供

新たな視点とアイデアの提供は、イベント運営を外部会社に任せる大きなメリットの一つです。

(1)独自の視点からのプランニング

外部のプロフェッショナルな会社は、社内チームが持つ前提や制約にとらわれず、新鮮な視点でイベントの企画・設計を行うことが可能です。これにより、既存の枠を超えた斬新なイベントが実現可能となります。

(2)過去の成功事例の活用

また、多くのイベントを手掛けてきた経験を活かすことで、過去の成功事例を参考にしながら新たな企画を提案することができます。これは独自のノウハウと経験による強みであり、自社だけでは得られない価値です。

(3)クリエイティブな提案力

さらに、外部会社は時に自社の枠を超えたクリエイティブな提案をしてくれます。これにより、参加者にとって思い出深く、印象に残るイベントを実現することが可能となります。

以上の理由から、新たな視点・アイデアの提供は外部会社にイベント運営を任せる大きな魅力と言えるでしょう。

3.専門的な知識と経験の活用

(1)プロならではのテクニック

イベント運営の外部会社ならではの利点の一つに、プロフェッショナルとしてのテクニックがあります。これは、長年の経験や専門的な知識に基づき、効果的なプロモーション手法やターゲットに合わせた施策設計を可能にするものです。

例えば、集客を目指すイベントでは、適切なSNSの活用や、ウェブ上での情報拡散手法などを駆使します。また、参加者に印象深い体験を提供するためには、ステージングや演出の工夫も欠かせません。

以下の表に、具体的なプロのテクニックをいくつか列挙しました。

プロのテクニック	説明
SNS活用	イベントの情報を広く伝えるために、各種SNSを使ったプロモーションを行います。
演出の工夫	参加者に感動を与えるために、照明や音響、ステージングなどの演出を工夫します。
マーケティング施策	ターゲットに合わせたマーケティング施策を設計し、集客効果を高めます。

これらは、イベント運営のプロフェッショナルならではのテクニックであり、成功へと導く重要な要素となります。

(2)トラブル対応力

イベント運営における最大の利点は、外部会社が持つ確かな「トラブル対応力」にあります。一例として、音響システムが突然ダウンした場合、専門的な知識と経験がなければ、即座に対処することは難しいでしょう。しかし、イベント運営のプロフェッショナルである外部会社ならば、豊富な経験から即座に適切な対応策を見つけ出し、実行に移すこと可能です。

また、事前のリスク管理も外部会社の役割の一つです。過去の経験から起こり得るトラブルを予測し、それに備えた準備を整えておくことで、事態が発生した際も迅速に対応することができます。

これらの事例から、イベント運営を外部会社に委託することで、安心してイベントを進行することが可能となることが分かります。

(3)最新トレンドの把握

外部会社が持つ専門的な知識と経験の中に、イベント業界の最新トレンドを把握しているという点は非常に重要です。イベント運営では、参加者が新鮮な驚きや感動を得られるよう、常に新しい試みが求められます。

外部会社は、多数のイベント運営を手掛けているため、どのようなアトラクションや装飾が人気で、何が効果的であるかを熟知しています。また、世界中のイベント情報をキャッチアップし、その最新の動きを自社の運営にフィードバックすることが可能です。

たとえば、パンデミックが起きた場合でも、オンラインイベントの開催や、感染症対策を施したリアルイベントの運営手法など、時流に合わせたサービスを提供することができます。これらは、一般的な企業が自社だけで運営するには難しい課題であり、外部会社の存在が大いに役立ちます。

4.時間とコストの削減

(1)人員配置の効率化

イベントの運営を外部会社に委託する最大のメリットの1つは、人員配置の効率化です。社内でイベントを運営すると、通常の業務に加えてイベント準備という追加業務が発生し、結果的に業務量が増えます。一方、運営を外部会社に任せることで、社内スタッフは本来の業務に集中し、成果を上げることが可能になります。

また、外部会社はイベント運営専門のスタッフを所属しているため、各局面に適切な人員を配置することが可能です。これにより、イベント運営全体のスムーズさと効率性が大きく向上します。以下にその例を表形式で示します。

人員配置	社内運営	外部会社運営
プランニング	〇	〇
宣伝・広報	△（本業と並行）	〇
運営・設営	△（本業と並行）	〇

※〇：高効率、△：効率低下（本業と並行して作業が必要）

これを見て分かる通り、人員配置の効率化は、イベントの運営を外部会社に任せる大きな利点であり、成功に繋がる要素です。

(2)コスト削減の具体例

イベント運営を外部会社に委託することで、具体的にどのようなコスト削減が期待できるのでしょうか。

まず、一つ目は人件費です。自社でイベントを運営する場合、新しく担当者を雇用したり、既存の社員に余計な業務を負担させることなく、外部会社に全てを任せることで、人件費を削減することが可能です。

また、二つ目は設備・機材のコストです。イベント運営には特殊な設備や機材が必要な場合がありますが、これらは一度しか使用しない場合が多く、高額な出費となり得ます。しかし、外部会社に委託すると、彼らが持つ設備・機材を利用することが可能となり、大きなコスト削減に繋がります。

最後に、三つ目は広告宣伝費です。イベントを成功させるためには適切な宣伝が欠かせませんが、この作業も外部会社に一緒に任せることで、広告宣伝費を削減することが可能となります。

以上のように、イベント運営を外部会社に委託することで、様々なコスト削減が期待できます。

(3)費用対効果の高さ

イベント運営を外部会社に任せることは、費用対効果の面から見ても非常に効果的です。まず、一般的に自社でイベントを行う場合、その準備や運営には専任のチームが必要となります。しかし、専門的な知識がないため、そのチームを育成するには時間とコストがかかります。

一方、外部会社を利用すれば、既に経験と知識を持つ専門家が即座に活動を開始できます。これにより、人材育成にかかるコストを大幅に削減できるだけでなく、プロフェッショナルなサービスを得ることができます。

以下の表に、自社で運営する場合と外部会社に依頼した場合の例を示します。

	自社運営	外部会社利用
人材育成費用	高い	なし
専門的なサービス	自己研鑽が必要	即座に利用可能
運営コスト	無駄が多い	効率的

このように、費用対効果の観点から見ても、イベント運営を外部会社に任せることは明らかに有利です。

5.新たな視点・アイデアの提供

(1)独自の視点からのプランニング

イベント運営を外部会社に任せると、新鮮な視点でのプランニングが期待できます。それは、自社では持つことのできない外部視点からの提案力があるからです。

自社でイベントを企画すると、自社のサービスや商品に執着してしまい、新たな視点を持つことが難しくなります。それに対して、外部の専門会社は自社の事情にとらわれず、一歩引いた視点からアイデアを提供します。

また、外部のイベント運営会社は多くのクライアントと仕事をしてきた経験があります。その経験を活かし、業界や企業の垣根を越えた新たな視点でプランニングすることが可能です。

以下に自社内運営と外部委託の違いを表にまとめました。

【表1：自社内運営と外部委託の違い】

	自社内運営	外部委託
視点	自社の視点が中心	多角的な視点からの提案可能
提案力	自社サービス・商品中心	幅広い経験を活かした提案
アイデア	既存の枠に限定される可能性	自由度の高いプランニング

このように、イベント運営を外部会社に任せることで、新たな視点からのプランニングが可能となります。

(2)過去の成功事例の活用

イベント運営を外部会社に任せる大きなメリットの一つが、過去の成功事例の活用です。

外部会社は様々なイベント運営を手がけてきた経験を持つため、その中から同じようなテーマや規模のイベントで成功した事例を抽出し、参考にすることが可能です。

例えば、以下の表のように具体的な成功事例とそこから学べるポイントを一覧化することができます。

｜成功事例｜学べるポイント｜ ｜:----:｜:----:｜ ｜A社の展示会｜ターゲットに合わせた施策｜ ｜B社のセミナー｜有効なPR手段｜ ｜C社のパーティー｜会場レイアウトの工夫｜

これにより、過去の失敗を繰り返すことなく、成功へとつながる可能性が高まります。新たにイベントを始める際には、ぜひ外部会社の経験値を活用してみてください。

(3)クリエイティブな提案力

イベント運営の外部会社には、様々な企画や提案が求められます。その中でも、特に重要なのが"クリエイティブな提案力"です。

外部会社は、さまざまなイベントを手掛ける中で、多角的な視野や斬新なアイデアを持っています。それらが生み出すクリエイティブな提案は、イベントを成功に導く重要な要素となります。

たとえば、以下のような具体的なアイデアが考えられます：

【表1】

提案内容	効果
オンラインとリアルを組み合わせたハイブリッドイベント実施	参加者の範囲を拡大
最新テクノロジー（VRやAR）を活用した演出	印象的な体験を提供
SNSと連動したキャンペーン展開	拡散効果と参加意欲の向上

これらの提案は一例ですが、外部会社のクリエイティブな提案力が、イベントの魅力を最大限に引き出し、成功に導くことを実感していただければ幸いです。

6.まとめ

外部のイベント運営会社は、多くの企業や組織のイベントを手掛けているため、さまざまな視点やアイデア、そしてクリエイティブ力を持っています。これらは、自社だけでイベントを企画・運営しているとなかなか得られない利点です。外部のプロフェッショナルに依頼することで、これまで自社では考えられなかった斬新なアイデアや独自の視点からの提案を受けることが可能になります。

また、外部会社はビジネスの視点からもイベントを考えてくれます。例えば、どのようなイベントが一番効果的であるのか、目的に合った形式は何か、どのような内容にすれば参加者が満足するのか等の提案をしてくれます。これらは、企画段階での参考になるだけでなく、イベント運営全体の品質向上にもつながります。

さらに、外部会社のクリエイティブな提案力は、イベントが成功した際のブランドイメージ向上にも寄与します。オリジナリティあふれるイベントは参加者の記憶に残りやすく、結果として自社の認知度や評価を高める効果も期待できます。

以上の理由から、外部のイベント運営会社のクリエイティブな提案力は非常に重要です。自社だけでは思いつかないアイデアや視点が得られ、イベントの品質を高め、成功へと導きます。