「名刺管理ツールで具体的にできることは？」
****「名刺管理ツールを選ぶときにどこに注目すればいいの？」

名刺ツールの導入を検討している方は、

数多くある名刺管理ツールでどのようなことに注目して選ぶと失敗しないのかがわからず困っている方も多いのではないでしょうか。

名刺管理ツールには事前に理解しておくべき選び方がいくつかあり、自分の利用シーンや管理したい方法によって比較していくことが重要です。本記事では、名刺管理ツールを選ぶ時に抑えておくべきポイントと、おすすめの名刺管理ツールを紹介します。

この記事を読むことで適切な名刺管理ツールを選んで、自分の用途にあった名刺管理を効率化しましょう。

名刺管理ツールとは

営業職の方を筆頭に、名刺交換という行為は欠かせず、のちの営業のためにも適切な管理をする必要があります。

名刺管理ツールは、紙の名刺をデータとしてスキャン、デジタルに移行して整理・保管をすることができるツールです。自分でいちいち名刺の整理をする必要がなく、スマホなどで区分けしたりすることができます。

具体的に、名刺管理ツールのメリットは以下の6つが代表的です。

1. スキャンするだけなので、手入力の手間がない
2. 必要時の検索が早い
3. 人脈の可視化なども可能
4. 業種や会社、部署などの分類がしやすい
5. 情報の流出リスクが少ない
6. 他部署などにネット上で共有もできる

ツールによってはこのほかにも細かい特徴がありますが、基本的にこの6つが共通しています。まず、これらのメリットに魅力を感じるかどうかで導入の検討をしてみましょう。

（１）スキャンするだけなので、手入力の手間がない

名刺をスキャンするだけのものが多く、手入力で情報を打って管理する必要がありません。

最近では名刺管理ツールのアプリも多くなっているので、スキャナーを使うことなく簡単にデータベースとして保管することも簡単になってきています。

（２）必要時の検索が早い

新たに営業をかけたい時や業種に絞った営業をかけたい時に、必要な検索項目を設定することで、簡単に名刺を検索することができます。

（３）人脈の可視化が可能

他部署と共有する時に、個々人の担当者がもつ人脈などを可視化することができます。

誰と誰が紐づいているのかなども簡単に確認することができます。

（４）業種や会社、部署などの分類がしやすい

業種以外にも会社や部署など、いろいろな区分で分類することができます。

検索性も高いことから、より自分に合うように適した区分で設定しておくと、欲しい時に必要なリストを抽出することができます。

（５）情報の流出リスクが少ない

紙の名刺と違い、名刺を無くしたりどこかに置き忘れるという流出リスクがなくなります。

特に名刺は個人情報として扱われるため、デジタルにしておくと管理方法としても安心です。

（６）他部署などにネット上で共有できる

会社内での人脈を繋げたい時に、ツール内で簡単に共有することができます。

紙の名刺だと誰がどのような人脈を持っているのかわかりにくいですが、名刺管理ツールではこの悩みを解消してくれます。

名刺管理ツールの選び方

名刺管理ツールの選び方を10個紹介します。具体的には以下です。

1. 料金
2. 初期費用
3. 無料トライアル
4. 契約期間
5. 取り込み方法
6. 閲覧制限機能
7. 導入形態
8. スマホとの連動
9. 他サービスとの連携
10. サポート体制

自社に導入する時には特にどのポイントに注目するかを意識すると、導入した時のミスマッチを防ぐことができます。

（１）料金

名刺管理ツールを選ぶ時に最も基準にされているのは料金です。初期費用や導入時に必要なコストはなくても、月額制やその他のオプションなどで毎月のコストは変動します。

また、利用するユーザーの数や、名刺の管理枚数によっても変動するため、自社の規模とどのくらいクライアントと取引するのかを把握する必要があります。現状の利用数と管理枚数でそれぞれの名刺管理ツールを比較し、一番費用対効果が高いツールを検討してみましょう。

（２）初期費用

名刺管理ツールによっては初期費用が発生するものと、発生しないものがあります。しかし、初期費用が発生しなくても月額料金が割高である可能性もあります。

導入前に料金のシミュレーションをして比較すると適切に選びやすくなります。また、ツールによっては初期費用が明示されていない場合もあるので、その場合は事前に問い合わせしておきましょう。

（３）無料トライアル

費用が高いツールなどは無料期間を設定していることが多く、もし無料トライアルが使える場合は必ず使ってみましょう。特に複数のツールで比較検討している場合は、実際にそれぞれの無料トライアルを実践してみましょう。

どちらの方が自社に合っているのか、もっと他のツールを検討する必要があるのかをよりイメージしやすくなるので、導入する時の失敗をなくすことができます。

（４）契約期間

個人のみが使うスマホアプリなどは契約期間がないこともありますが、企業で導入するような名刺管理ツールには、それぞれ契約期間が設定されていることがほとんどです。

短いものでは3ヶ月からが多いですが、長い場合は1年以上の契約期間が設けられていることもあります。長い契約期間のあるものを選ぶ際には、必ず事前に料金シミュレーションや無料トライアルがあるか、評判は良いのかなど入念に調べておくことがおすすめです。

（５）取り込み方法

名刺の取り込み方法にはいくつかあります。名刺管理ツールを選ぶ時に、どのような取り込み方法を採用しているかを事前に見ておきましょう。スマホアプリではスマホでスキャンできますが、専用のスキャナーを使う場合もあります。

スマホの場合はお手軽ですが、専用のスキャナーはより高精度の読み取りができるなど、それぞれにメリットがあります。一度に大量の名刺交換をするシーンが多い場合はスキャナーがおすすめで、緊急の出先で交換したなどシーンがさまざまな場合は、スマホでの取り込みがおすすめです。

また、利用シーンが多岐に渡るときは、スマホとスキャナーの複数利用も検討するとより効果的になるでしょう。

（６）閲覧制限機能

名刺は個人情報や資産性があるため、セキュリティ対策として閲覧制限やアクセスログが見れるかどうかは重要になります。

まだ社内でオープンにできないやりとりなどが名刺によって可視化されることを防ぐことができるため、閲覧制限が必要かどうか選ぶ時に意識しておきましょう。

（７）導入形態

名刺管理ツールを必要としているのが、一部の部署なのか社内全体での導入が必要なのかによって、導入のしやすさを意識する必要があります。

特に月額で発生する費用が予算と見合うか、データの共有方法のしやすさ、他サービスとの連携など、名刺管理ツールを導入する時に必要な項目を洗い出し、導入しやすいかどうか着目しましょう。

（８）スマホとの連動

営業職など含め出先で頻繁に名刺交換をする場合、すぐにスマホでスキャンしておきたいことがあります。その時に、導入したい名刺管理ツールはスマホアプリに対応しているのかどうかは確認しておくことをおすすめします。

利用シーンや管理体制によってスマホとの連動が必要かどうか変わってくるので、導入の際は利用シーンなども考慮しておく必要があります。

（９）他サービスとの連携

データベースでの管理が一般的であり、必要に応じてエクセルや自社のツールをはじめとして、他サービスとどの程度連携できるのか事前にみておくことがおすすめです。

エクセルを頻繁に利用するにもかかわらず連携ができないと、すべて手入力になるなど、ツールを導入するメリットを十分に活かせない危険性もあります。

（１０）サポート体制

名刺管理ツールを利用・運用することはある程度簡単にできるように設計されていることがほとんどですが、使っていくうちに不明点や問題点が発生することがどうしてもあります。

その時にチャットや電話サポート、もしくは遠隔操作のサポートなどがあるのかは確認しておきましょう。

おすすめの名刺管理ツール30選

名刺管理ツールを検討している方におすすめのツールを紹介していきます。それぞれの商品に対し、選び方のポイントの情報も提示しているので、参考にしていきましょう。

最後に

名刺管理ツールを導入することで、紙の名刺を大量に管理したり整理する必要がなくなります。しかし、ツールにはそれぞれの特徴があり、実際に導入することになった場合は今回紹介した10個のポイントを意識することが重要になります。

今回紹介した30個のツールも参考に、自社に一番最適な名刺管理ツールを導入しましょう。