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テレワークに必要なものとは?必須環境や便利グッズをまとめて紹介

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公開日: 2020.12.17
更新日: 2021.03.23

働き方改革や新型コロナウイルス感染症の流行による自宅待機などで、社内勤務からテレワークを中心とした在宅勤務や社外勤務へシフトする企業が増えている傾向にあります。とはいえ、社内と同じあるいはそれに近いかたちで作業を行う環境をテレワークで実現するためには、それ相応の準備が必要です。

では、テレワークで必要なものとして何が挙げられるでしょうか。今回は、テレワークに必要な環境やあれば便利なグッズについて紹介していきます。

目次
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会社勤務と在宅勤務で作業環境は大きく異なる

テレワークとは「tele(離れた場所)」と「work(働く)」を組み合わせた言葉であることからもわかるように、会社から離れた場所で働くことを意味しているのです。具体的には、コワーキングスペースやサテライトオフィスなどレンタルした場所で仕事を行う「社外勤務」と、自宅で作業する環境を作って仕事を行う「在宅勤務」とがあります。

社外勤務、在宅勤務のどちらも会社から離れた場所で仕事が行われるので、テレワークだといえるでしょう。会社勤務と在宅勤務とでは作業環境が異なります。自宅はあくまでも生活するスペースです。

会社での業務を行えるような環境はもともと備わっていないため、テレワークを行うためにはその環境づくりが必要といえます。

在宅勤務に戸惑う会社員

こうした会社勤務と在宅勤務での作業環境が大きく異なるにも関わらず、その差に気づきにくいため在宅勤務に戸惑う会社員もいるかもしれません。働き方改革によって徐々に会社勤務から在宅でのテレワークへ移行した場合であれば、戸惑いは少ないでしょう。

ところが、新型コロナウイルス感染症の流行によりテレワークを余儀なくされる場合であれば、早急に作業環境を整えることが迫られます。PCを使ったデスクワークが中心となった現在、似ているようで大きく異なる自宅でのテレワークに迫られ、戸惑うのは致し方ないでしょう。

デスクワークの場合、環境さえ整えれば会社員が作業に慣れるのは時間の問題です。しかし会社と違って、自宅では顔を合わせたコミュニケーションができません。電話などのリモートでの連絡に頼るほかなく、コミュニケーションの取りづらさに戸惑うケースも見受けられます。

KDDIによる調査では、テレワークのデメリットの1位が「同僚との何気ないコミュニケーションがとりづらい」となっているのです。いずれにせよ、テレワークによるデメリットを理解したうえで、会社の業務が行える環境を整えることが求められます。

テレワークに必要なものと環境とは

では快適にテレワークを行うためには、どんな環境や備品が必要でしょうか。テレワークに必要不可欠なものから、あれば便利なものまで、考え出せばキリがありません。そこで、優先度の高いものから順番に説明していきましょう。

インターネット環境

テレワークで最低限必要なのが、デスクワークのためのパソコンとインターネット環境です。後でも述べるように、ウェブ会議やコミュニケーションツールなどを快適に行うためには、高速かつ安定したネット回線の準備が必要でしょう。マンションやアパートなど、高速なインターネット環境が備わっている場合には問題はありません。

しかし、スマートフォンのみでインターネットへとアクセスする機会が多い現在、マンションや一軒家に十分なインターネット環境が整っていないケースもあるでしょう。その場合には、通信速度の速い光回線の契約をプロバイダと行う必要があります。ただし、光通信の開通までに工事に要する時間が長いこともありますので、注意しましょう。

場合によっては、モバイルWi-Fiを使ってインターネット環境を素早く手に入れることも可能です。開通まで時間がかからないなど導入が容易である反面、セキュリティの問題からテレワークでの使用を禁じる会社もあります。

在宅勤務ではなく社外勤務を選ぶのでしたら、サテライトオフィスやコワーキングスペースでWi-Fiを利用することも可能です。しかし、どんなサービスを提供するのかは各所で異なりますので、事前に調査する必要があります。

後でもで述べるように、リモートデスクトップで社内のPCにアクセスしてテレワークを行う方もいるでしょう。リモートデスクトップでも安全なインターネット環境が提供されているかの確認は必要です。

パソコン周辺機器

会社が、テレワーク用のノートパソコンを支給するケースもあります。しかし自宅で一からテレワーク環境を作るためには、パソコンのほかにマウスやキーボード、ディスプレイなどパソコン周辺機器が必要です。

必要最低限を揃える場合には、これらのパソコン周辺機器の質を追い求める必要はありません。しかし作業効率を考えた場合、質の高いパソコン周辺機器を準備する必要も出てくるでしょう。たとえばキーボードの場合だと、タイピングしても疲れにくいものや打ち間違いの少ないものなど、高性能な製品が多く販売されています。

こうした高性能なパソコン周辺機器は必須ではありませんが、テレワークへ完全移行する場合には作業の効率や快適さを考えたうえで、徐々に高品質な機器を取り揃えるといいでしょう。

もちろん、購入したばかりのパソコン周辺機器だと使い勝手が悪いため、本来備わっている性能を十分に発揮させられません。使い慣れるまでの準備期間を設けるか、使い慣れた機器をテレワークでも使用するといいでしょう。

ウェブ会議で必要なカメラなどの周辺機器

テレワークを行うためには、パソコンにウェブ会議のできるソフトウェアやツールが必要です。そのため、会社の同僚に自分の顔を見せるカメラを用意しましょう。カメラの性能もピンからキリまでありますが、オンライン会議をするのに必要十分なカメラを用意することが重要です。

各種ソフトウェア・ツールを導入しよう 

支給されるノートパソコンを除き、テレワークで必要なソフトウェアやツールを各自でインストールしなければなりません。

セキュリティ対策ソフトウェア

テレワークでもっとも重要なのがセキュリティです。社内勤務の場合には社内ネットワーク内での作業になりますので、重要な情報は外部に漏れ出ないように設定されています。

ところがテレワークの場合には、自宅や「サテライトオフィス」と呼ばれる勤務地以外に設置されたオフィススペースなどパソコンがインターネットと接続した状態で会社のファイルの操作が必要です。

つまり、インターネットを通じて重要な会社情報が漏れ出る可能性があります。会社の秘密情報が外部に流出すると、会社の信用問題にも関わるでしょう。

そこで必要なのがセキュリティ対応ソフトウェアです。マルウェアや外部からの侵入などを防ぎ、会社の重要な情報を外部に流出するのが食い止められます。

社内用のパソコンにリモートデスクトップで接続する方もいるので、セキュリティには万全の注意が必要です。最近ではサーバー上に仮想的にデスクトップ環境を作り機能を集約させた「VDI(仮想デスクトップ)環境」がテレワークで注目されています。

仮想デスクトップ上で会社の情報は留まり、テレワークを行う自宅やサテライトオフィスなど外部へは情報が保持されません。こうしたVDI環境を社内に準備するのも、重要なセキュリティ対策になります。

業務効率化におすすめのツール 

社員を監視する管理職の立場ですと、テレワークによる生産性向上のために業務効率化が可能な環境を整える必要があります。

そこで、社員の勤怠状況を見える化する「勤怠管理ツール」や労働時間や在席状況を確認する「在席管理システム」、社員とのコミュニケーションを円滑にする「ビジネスチャットツール」や、チームでのタスクの進捗状況を「見える化」し管理する「タスク管理ツール」などを準備しましょう。

また、ファイルを保存する「ストレージサービス」や文章や表計算を共有するビジネスソフトなどで、クラウド上のファイルを共有すればチームの作業の効率化が望めます。

デスク周りの作業環境を整えよう

パソコンやインターネット環境、社員たちと円滑に作業を行うソフトウェアやツールを整えたとしても、肝心の作業スペースが仕事に向いていなければ、社内と同じような生産性の高い仕事は行えません。仕事に必要不可欠ではありませんが、あれば便利なグッズばかりですので、ぜひ導入を検討してみましょう。

昇降式デスクなど高機能の机を検討しよう

一般的なデスクの高さは70cmほどです。パソコンの普及していなかった時代の規格であるため、現在のデスクワークに適していません。また身長差もあり、一般的なデスクが自分に最適とも限らないでしょう。

そこで便利なのが昇降式デスクです。自分の身長やデスクワークを行いやすい高さに変えることで、肩や腰への負担を軽くできます。

必要ならば、セカンドディスプレイや資料、お菓子やドリンクを置けるサイドテーブルがあると便利でしょう。

椅子はゲーミングチェアがおすすめ

デスクと同様に、作業を行いやすい椅子を準備しましょう。おすすめはゲーミングチェアです。高反発のウレタン製であったりヘッドレストやアームレストが付属していたりするなど、プロゲーマーが10時間連続でモニターに向かえように設計されています。そのため、長時間のデスクワークには最適のグッズです。

ただし、腰の負担を軽くするために通常のクッションをゲーミングチェアのうえに敷くと、型崩れが起きます。ゲーミングチェア用のクッションもありますので確認しましょう。

テレワークの便利・快適グッズ

比較的優先度の高いグッズを紹介しましたが、テレワーク環境を極めたい方もいるでしょう。そこで、より便利で快適なグッズを紹介します。

モニター

社内用パソコンのように、大画面でデスクワークをするためにモニターを用意しましょう。ノートパソコンのほかにセカンドディスプレイがあれば画面を大きく使えるため、作業効率も上がります。

モニターの性能もピンからキリまであり、画面が明るくて見やすいのはIPS液晶タイプのモニターです。ゲーミングモニターのように周波数の高いモニターは動画やゲームのような早い動きには対応しますが、デスクワークであればIPS液晶で十分ともいえます。

チェアマット

キャスター付きのチェアを使う際に必要なのがチェアマットです。フローリングが傷つくのを防ぎます。またデスクの重みで床が傷つかないよう、デスクとチェアの両方に対応したチェアマットを購入するのもいいでしょう。

フットレスト

デスクとチェアの高さが合わない場合には、フットレストを下に敷くと便利です。足やお尻への負担が軽くなります。

ブルーライト眼鏡

モニターを長時間眺め続けるテレワークは目への負担が大きくなるため、睡眠の障害にもなります。パソコン専用メガネもありますが、透明に近いレンズを使ったブルーライト眼鏡がおすすめです。

ヘッドセットマイク

テレワークで欠かせないのが、同僚とのコミュニケーションでしょう。これを可能にするのが先に述べたようにウェブ会議ツールですが、音声を届けるためのヘッドセットマイクが必要です。

ノイズキャンセリング機能を搭載した、高性能なヘッドセットマイクも販売されています。どの程度の性能をもったヘッドセットマイクがテレワークで必要なのかを確認しましょう。

ドキュメントスキャナー

マルチコピー機からのスキャンも可能ですが、効率よくスキャンするためにはドキュメントスキャナーが便利です。なかにはスキャンされた原稿の種類を判別し、ストレージサービスに転送する機能を搭載したスキャナーもあります。こうした機能は、レシートをクラウド会計ソフトに転送する際には便利です。

ワイヤースタンド

本を開いたままで立てられるワイヤースタンドを用意すれば、姿勢を変えることなく資料の確認が可能です。スマートフォンやタブレットを備え付けるスタンドもありますので、一緒に活用しましょう。

加湿器

冬になると空気が乾燥するため、ウイルスに感染するリスクを高めます。そこで感染予防に役立つのが加湿器です。超音波式などコンパクトでコスパの高い加湿器も登場していますが、菌が繁殖しやすいために毎日の手入れが欠かせません。加湿器もピンからキリまでありますので、使い勝手の良さで選びましょう。

バランスボールなどの運動器具

在宅勤務で忘れがちなのが運動です。会社勤務の場合、移動で案外運動しています。そこで在宅勤務の運動不足を解消するために、バランスボールなどを活用しエクササイズしましょう。同時に免疫力も高められます。

最後に

テレワークに不可欠なものから、あれば便利というものまで多くのグッズを紹介しました。重要なことは、社内勤務と似た環境を自宅などで作れるか、そして生産性向上のための環境整備です。

社員を監視する管理職の目線に立てば、自宅環境でも社員のチームワークを維持できるかが重要となるしょう。