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シェアオフィスとは?コワーキングスペースとの違いや選ぶ際のポイントを解説

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公開日: 2020.12.20
更新日: 2021.08.01

会社や個人が仕事場を共有するシェアオフィス。働き方改革の推進やフリーランスの増加、新型コロナウイルスの流行によるテレワークへの移行など、近年は働き方も多様化しています。それに伴いシェアオフィスのニーズは増え、都心を中心に広がりを見せてきました。

そこで今回は、シェアオフィスについてメリットや注意点、選び方などを詳しく紹介します。

目次
目次

シェアオフィスの特徴や機能とは?

シェアオフィスとはどのようなものなのか、ここではシェアオフィスの特徴や機能など、基本的なことについて紹介します。

シェアオフィスの特徴について

シェアオフィスとは、ひとつのスペースを複数の会社や個人が共有するオフィスのことです。これまでも同じ業種の会社がフロアを共有するという形態はあったものの、シェアオフィスは様々な業種が同じスペースを共有する点で新しい利用形態といえるでしょう。

1人でオフィスを借りるよりも家賃などの負担を抑えられるうえに、設備やサービスが整っているのがシェアオフィスの大きな特徴です。すぐに事業を始められるため、資金が限られる起業家にとってはありがたい存在といえるでしょう。

シェアオフィスで利用可能なサービス・機能

利用できるサービスや機能は、運営会社によって様々です。利用する前には、業務に必要なサービスや機能が整っているかを確認する必要があるでしょう。

一般的なシェアオフィスで利用できるサービス・機能には、次のようなものがあります。

作業スペース

作業するスペースは一番基本的な機能です。フロア全体に広い作業スペースが設け、自由にデスクを利用できるところもあれば、打ち合わせやサイレントエリアなど、目的ごとにエリアを区切っているところもあります。

仕事に集中できる個室ブースを設けているところもあるので、仕事の内容に合わせ、より適した作業スペースのあるシェアオフィスを探すのがよいでしょう。

会議室

ほとんどのシェアオフィスでは会議室が用意されており、会議や打ち合わせに利用できます。広さや数は、シェアオフィスによって様々です。

定期的な打ち合わせを行いたい場合は必要なときにいつでも利用できるかを確認しておく必要があります。

住所の利用

ほとんどのシェアオフィスで住所の利用ができます。名刺や自社のホームページに住所を記載することは、会社や個人の信用のためには欠かせません。登記できるシェアオフィスもあり、法人化することも可能です。

郵便受け取りや電話代行

住所を公開すれば郵便物が届きますが、多くのシェアオフィスで郵便受け取りのサービスを提供しています。専用の電話回線や電話代行のサービスを設けているところもあり、業務をスムーズに進めることが可能です。

貸しロッカー

貸しロッカーを備えているシェアオフィスも多く、仕事に必要なものはすべてロッカーに保管できます。パソコンや書類などを、そのつど持ち込むのが大変という場合は、ロッカーがあるシェアオフィスを探すのがよいでしょう。

レンタルオフィスやコワーキングスペースとは何が違う?

シェアオフィスと似たものに、レンタルオフィスやコワーキングスペースがあります。それぞれの違いを見てみましょう。

レンタルオフィスとの違い

シェアオフィスとレンタルオフィスは、専用の個室があるか否かというのが大きな違いです。シェアオフィスにも個室ブースがいくつかありますが、レンタルオフィスは完全な個室になります。

仕事に必要なデスクや情報機器、備品などを備え、鍵付きでセキュリティもしっかりしているのが特徴です。賃貸借契約で事務所を借りるよりも低コストで借りられるというメリットがあります。

コワーキングスペースとの違い

コワーキングスペースとは、異なる職業や仕事を持つもの同士が共有するスペースのことです。シェアオフィスとよく似ていますが、コワーキングスペースはさらに広い概念になります。

シェアオフィスは施設そのものを指しますが、コワーキングスペースという場合「コワーキング」という共働するワークスタイルの方に重点が置かれる場合が多いでしょう。コワーキングが行われる場所であれば、カフェなどオープンスペースもコワーキングスペースと呼ばれることもあります。

とはいえ、実際の運営では両者の区別は曖昧です。コワーキングスペースと呼んで運営されているシェアオフィスも多く、厳密な区別はされていないといえるでしょう。

シェアオフィスを利用するメリットと注意点

シェアオフィスには多くのメリットがあります。その内容を具体的に紹介しましょう。

立地のいい場所にオフィスがある

多くのシェアオフィスは駅から最寄りの場所にあり、立地のいい場所にあるのが特徴です。毎日の通勤に便利なのはもちろん、取引先を迎える場合にも交通の便が良い場所は喜ばれます。営業面でのメリットは大きいでしょう。

また、利便性の高い住所を対外的に表示することは、会社のステータスを高めることにもつながります。

交流によって人脈が広がる

シェアオフィスは、様々な異なる仕事をする人たちとの交流が図れる場所でもあります。交流が深まることで人脈が広がり、思わぬビジネスチャンスが巡ってくることもあるでしょう。

シェアオフィスの中にはイベントを催すなど、コミュニティを活性化させる運営をしているところもあります。事業拡大のために人脈を広げたいと考えている人は、このような取り組みを行っているシェアオフィスを探すとよいでしょう。

共有スペースの利用が可能

シェアオフィスは共有スペースが充実しているのも魅力のひとつです。ミーティングルームやセミナールームなどがあるシェアオフィスは、よりビジネス活動の幅を広げることができるでしょう。

デザイナーなどクリエイティブ系の仕事向けに、写真撮影のスペースや作品などを展示できるギャラリーなどを設けているシェアオフィスもあります。

また、仕事の合間にコーヒーや軽食を取れる休憩のスペースを置くシェアオフィスも多く、リフレッシュして仕事の効率を高めることができます。

コストを抑えられる

シェアオフィスの大きなメリットは、コストを抑えられる点です。賃貸借契約で事務所を借りるとなれば敷金などの初期費用や毎月の家賃、光熱費などが必要になります。

その点、シェアオフィスは月額料金などで済み、その多くが事務所の家賃よりもはるかに低額です。設備や備品を揃える手間もなく、速やかに事業を開始できます。費用だけでなく開業準備にかける時間も削減でき、本業に集中できるのもメリットです。

シェアオフィスを利用する際の注意点

メリットの多いシェアオフィスですが、利用する際には注意したい点があります。シェアオフィスのデメリットともいえる部分ですが、気をつけることで上手に利用できるでしょう。

周囲の音とセキュリティ面には注意を払う

シェアオフィスは様々な人と共有するため、避けられないのが周囲の音やセキュリティの問題です。

周囲の騒音

シェアオフィスは共有スペースが多く、周りの会話がよく聞こえます。「騒音で仕事に集中できない」という人は、防音がしっかりした個室ブースを備えたシェアオフィスを探す必要があるでしょう。

セキュリティ対策

また、セキュリティ面でも注意が必要になります。盗難や情報漏洩などを防止するには、会員でない人も一時利用ができるシェアオフィスは避けたいところです。電子システムによる入退出制限管理や防犯カメラを設置している、エリアごとの入室制限を設けているなど、セキュリティ対策をしっかり行っているところを選ぶのがよいでしょう。

ほとんどのシェアオフィスでは共有の無線LANを使用していますが、IDやパスワードを設けて会員のみがアクセスできるなどの対策をとっていることも重要です。基本的に他人とネットワーク環境を共有することになるため、自身でもセキュリティ対策を万全にする必要があります。ファイルやプリンタの共有設定を解除する、SSL通信を利用するなど、情報が漏れないための対策を行いましょう。

PCの画面が他人の目に入りやすい環境でもあるため、個人情報を扱う仕事や機密性の高い仕事は特に注意が必要です。

シェアオフィスを選ぶときのポイント3つ

自分に合うシェアオフィスを選ぶときは、押さえておきたいポイントがあります。

立地条件と営業時間

取引先との打ち合わせが多い仕事の場合、シェアオフィスの立地条件は重要な要素です。顧客とのつながりを長く保つためにも、できるだけ駅から近いところを選びましょう。

多くのシェアオフィスは駅から近いところにありますが、例外もあるため確認が必要です。契約前には現地に出向き、駅からの距離などを実際に測ってみることをおすすめします。

営業時間も大切なポイントです。1日の営業時間ができる限り長く、土日祝日も利用できるところがよいでしょう。顧客と面談する仕事の場合は、いつでも迎えられる環境にしておくことが大切です。

住所・登記利用の可否や個室プランの有無

住所や登記の利用を考えている人は、こちらも事前にしっかり確認が必要です。中には利用できないシェアオフィスもあるので、うっかり契約してから利用できなかったということのないように注意してください。

静かな環境で集中したい人は、個室プランの有無もチェックしましょう。仕切りのないオープンスペースだけのシェアオフィスもあります。実際に見学に行き、どのような環境かはしっかり確認しておきたいところです。

設備の充実度

できるだけ設備が充実しているのが理想的ですが、当然ながら充実していればそれだけ月額料金も高くなる傾向があります。予算の範囲内で、必要な設備は最低限揃っているかを確認しておきましょう。

シェアオフィスの主な設備には、次のようなものがあります。

  • 複合機(コピー、FAX)
  • ドリンクスペース
  • ホワイトボード
  • プロジェクター
  • 個人ロッカー
  • 個室ブース
  • 宅配ロッカー
  • 郵便受け
  • 流し台
  • シャワー室

「少なくともこれだけは業務上必要」という設備があるかどうかを、しっかりチェックしてください。

シェアオフィスに向いている作業・業務とは

シェアオフィスは個人事業主やフリーランス、テレワークをしている人に便利なスペースです。独立したばかりでコストを抑えたい場合、OA機器など設備が揃っていてすぐに業務ができるシェアオフィスは助かるでしょう。

その中でも、特にシェアオフィスが向いているのは次のような作業・業務です。

PCがあれば可能な作業

ライターやWebデザイナーなど、PCひとつあればどこでも作業できる仕事はシェアオフィスが向いています。PCさえあれば成り立つ仕事は自宅でもカフェでも業務が可能ですが、仕事をする環境が整えられたシェアオフィスは理想的なスペースです。

自宅ではオンとオフの切り替えが難しく、カフェでは周囲の会話が騒々しいうえに長時間は居づらいというデメリットもあります。その点、シェアオフィスであれば仕事をする場所として適度な緊張感があり、能率も上がるでしょう。

また、自宅だけの仕事では人との交流が限られますが、シェアオフィスならいつも顔を合わせる利用者とのコミュニケーションも図れます。気分転換ができ、モチベーションも上がるでしょう。

セミナーやカウンセリングなど来客がある業務

セミナーやカウンセリングなど、来客がある業務もシェアオフィスに向いています。セミナーを活用して顧客を増やしたい場合、まず悩むことがセミナールームを確保することです。毎回、セミナーの人数に見合う部屋を探すのは大変で、必要な設備を揃えるのにも労力を要します。

セミナールームを備えたシェアオフィスなら、探す手間がありません。いつでもセミナーの予定を入れることができ、コストも抑えることもできるでしょう。

カウンセリング業にとってもシェアオフィスは便利です。会議用の個室があるシェアオフィスを選び、カウンセリングを行う時間だけ個室を借りるという使い方ができます。他の時間は自由に共有スペースで仕事ができるのも便利です。

また、受付サービスのあるシェアオフィスなら、セミナーやカウンセリングで顧客を迎える場として申し分ありません。

シェアオフィスに向かない作業・業務とは

反対に、シェアオフィスが向かない作業・業務もあります。どのような仕事が向かないのか、詳しく紹介します。

占有スペースが必要な作業や業務

ある程度の占有スペースを必要とする作業や業務は、物理的にシェアオフィスの利用が難しいでしょう。大きな機械を必要とする製造業や、販売のために店舗が必要な販売業などが代表的です。

これら業種でも、経理などの事務作業だけシェアオフィスを利用するという使い方ならできるでしょう。

機密情報を取り扱う作業や業務

法律上、守秘義務がある作業や業務はシェアオフィスに不向きです。弁護士や税理士など士業の業務が代表的ですが、これら機密情報を取り扱う業務は、基本的に共有スペースで作業するシェアオフィスはリスクがあります。

賃貸の事務所以外で探すなら、完全個室のレンタルオフィスがよいでしょう。

シェアオフィスの契約までの流れ

シェアオフィスは希望すれば誰でも利用できるというわけではなく、審査や面談が必要です。ここでは、シェアオフィスを契約するまでの流れについて説明します。

入居には審査が必要

シェアオフィスの入居審査は、賃貸借契約ほど厳格ではありません。中には申込書のみで入会できるところもあり、希望者との面談を審査に代えているところもあります。

審査の方法や必要な書類等はオフィスによって異なるため、事前によく確認しておきましょう。審査の一連の流れは、次の通りです。

「内覧の予約→施設の内覧および説明、もしくはオンラインによる説明→面談と必要書類の提出→審査→契約・入金→利用開始」

必要書類は主に次のようなものになります。

<法人>

  • 代表者の身分証明書
  • 法人登記簿謄本
  • 会社定款やホームページの写しなど
  • 印鑑証明書
  • 法人の実印

<個人>

  • 身分証明書
  • 住民票
  • 事業計画書やホームページの写しなど
  • 印鑑証明書
  • 実印

公的書類はどれも、3ヶ月以内に発行したものを求められることがほとんどです。必要書類は事前に調べ、早めに準備しておきましょう。

審査に要する日数は2〜7日ほどで、通過すればすぐに利用を開始できます。

最後に

働き方の多様化とともに需要が増えているシェアオフィス。各地にオープンが進むとともに、ニーズに合わせて様々な設備やサービスが展開されています。

働きやすいか、セキュリティは大丈夫かなどを事前によく調べ、自分に合ったシェアオフィスを見つけましょう!