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バーチャルオフィスとは?できることやメリット・デメリットを徹底解説

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公開日: 2020.12.18
更新日: 2021.04.13

テレワークや在宅勤務などオフィスに出向かない働き方が主流になる中、注目を集めているのがバーチャルオフィスです。バーチャルオフィスを活用すれば、オフィスの実態が無くとも事業を開始できるという利点があります。

しかし、バーチャルオフィスでは何ができるのかイメージが湧かない方も多いでしょう。今回はバーチャルオフィスのメリット・デメリット、できることなどをまとめました。

バーチャルオフィスの仕組みが分かり、自分にとって利用する価値があるか判断できるようになるのでぜひご一読ください。

目次
目次

バーチャルオフィスとは?

直訳するとバーチャルオフィスは「仮想のオフィス」となります。クラウドやネット上にオフィスを構えるようなイメージを持つかもしれませんが、そういったものではありません。

端的に言うと、オフィスの所在地となる住所を借りられるサービスを指します。まずはバーチャルオフィスの概要をチェックしましょう。

住所を借りることができるサービス

バーチャルオフィスは事業上必要な住所を借りることができるサービスです。近年はチャットツールを使って在宅で仕事したり、クライアント先に常駐して作業したりと働く場所と会社の所在地が一致しないケースも多くなっています。

とはいえ個人であれど法人であれど、事業を行っていく上では住所は絶対必要です。こんな時に住所の名義を借りることができるのがバーチャルオフィスとなります。

他人の住所とはいえ、バーチャルオフィスは実態を備えており、クラウド上の空間を自由に使えるようなサービスではありません。「バーチャル」という言葉が持つ意味から考えると勘違いしがちなので注意してください。

借りた住所はビジネスの拠点として利用でき、ホームページや名刺に事業拠点として掲載可能です。また、場合によっては借りた住所名義で法人登記できるケースもあります。

以上のことから、働くスペースとは別に事業上の住所が欲しい人にとってバーチャルオフィスはおすすめです。ちなみに、バーチャルオフィスの運営元はコワーキングスペースやレンタルオフィスの運営者の場合が多いです。

バーチャルオフィスで受けられるサービス

上述した通りバーチャルオフィスの基本サービスは住所の名義貸しです。ただし多くの場合、住所貸しの他に付随サービスを扱っています。

働く場所は別にあるとはいえども、事業拠点はバーチャルオフィス上の住所になるわけなのでオフィスとして最低限の機能は備える必要があるためです。バーチャルオフィスで受けられるサービスを4つ紹介します。

電話番号貸与・転送・電話代行

固定電話番号貸与のオプションを実施するバーチャルオフィスもあります。クライアントにとっては依頼先の会社が電話番号を書いていないと不安を抱くでしょう。

このため、ほとんどの会社で名刺やホームページに電話番号を記載しています。

しかし、事業上の拠点が無いと自宅や個人の携帯電話番号しかもっておらず、個人情報保護の観点から記載がはばかられるケースもあるでしょう。このような場合に電話番号の貸与を受けられれば、非常に便利です。

また、利用するバーチャルオフィスによっては携帯電話への転送サービスやバーチャルオフィスの受付に電話対応を代行してもらえるサービスを展開している場合があります。電話に即座に対応できるとクライアントからの信用は高くなるので、転送や電話代行サービスは重要です。

会議室スペースの貸与

基本的にオフィスを必要としない事業を行っていても、顧客との商談の必要性に迫られたり、他人と共同で仕事するために広いスペースが必要になったりする場合があります。このため、住所だけでなく作業や交渉ができるスペースがあると利便性が高いです。

バーチャルオフィス運営者は元々レンタルオフィスやコワーキングスペースなど作業場を借すサービスを展開している場合が多く、会議室スペースの貸与を行っていることもあります。

会議室スペースの貸与も受けられるバーチャルオフィスならば、急な商談の必要性が生じた場合でも安心です。利用するバーチャルオフィスによって会議室スペースでできる内容に違いがある点に注意してください。

プロジェクターやコピー機などの貸し出しも行っているか、借りられる場合は有料なのか無料なのかといった点も事前に確認しておきましょう。

郵便物転送

事業を開始すれば契約書や請求書など郵便物が届くでしょう。一般的にバーチャルオフィスの基本料金には郵便物受け取りサービスが含まれています。

しかし、受け取った郵便物はいつまでも保管してくれるわけではありません。また全ての郵便物や宅配を保管してくれるわけでなく、本人名義郵便や食品などの場合は断られる可能性もあります。

家や仕事先と近ければ回収のために定期的に通うこともできますが、遠隔にバーチャルオフィスを構える場合、その都度通うのは非常に面倒です。

バーチャルオフィスではオプションとして郵便物の転送サービスを展開する場合があります。距離が遠いのであれば郵便物転送サービスを利用するのが一般的でしょう。

転送サービスを利用する場合、どの程度の頻度で転送してくれるのか確認してください。

法人登記代行

バーチャルオフィスは法人登記代行サービスを行っている場合が多いです。実際のところ法人登記を可能とするためバーチャルオフィスを利用する人が多く、そういった方がワンストップで登記を完了させられるよう代行サービスも受け付けています。

至れり尽くせりのように感じますが、バーチャルオフィス側としても登記してくれれば長期的な利用が見込めるためメリットも大きいのです。

賃貸物件に居住し在宅で仕事をしているケースでは、物件の貸主から登記を断られる場合もあります。事業上の登記ができない人に対して登記が可能な住所を提供することはバーチャルオフィスの基本機能。

このため、多くのケースで法人登記の代行も安価な価格で受け付けています。

費用はサービス内容で大きく異なる

バーチャルオフィスにかかる費用は月額単位で支払うケースが多く、その費用はサービス内容によって大きく異なります。

あるバーチャルオフィスでは郵便物管理サービスは基本料金で対応していますが、それ以外のサービスを受けるには以下の通り、追加料金が発生するとのことです。

  • 郵便物の到着連絡:600円
  • 郵便物転送:100円~
  • 電話受付(ボイスワープ):1,000円
  • 電話受付(フリーダイヤル):2,000円
  • FAXオプション(専用FAX番号レンタル):2,000円
  • FAXオプション(共用FAX番号レンタル):1,000円
  • 個室会議室利用(渋谷):1,500円
  • 個室会議室利用(四谷):3,000円

代表的なオプションをまとめましたが、上記以外にも様々な付帯サービスがあります。例えば上記に列挙したオプション全てを利用するとしたら基本料金とは別に毎月1万円以上支払わなければいけません。

このように、費用はサービス内容によって大きく変わってくるので、利用するオプションは慎重に吟味する必要があります。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスの代表的なメリットを3つ紹介します。バーチャルオフィスは費用面・事業の信頼・個人情報保護の観点で優れた万能なビジネス形態です。それぞれの特徴を分かりやすく具体的に解説します。

初期費用・ランニングコストを抑えられる

バーチャルオフィスを借りれば、事務所を賃貸する場合と比べて初期費用やランニングコストを大きく抑えられます。

事務所の賃貸では数カ月分の賃料額に相当する敷金や礼金が発生するでしょう。何かあった場合に備え保証金も入れる必要があるので、高額な初期費用が必要です。

居住の用途で使用する場合と比較して賃貸料自体も高くなり、数十万円必要でしょう。ここに敷金・礼金・保証金を加えると低めに見積もっても、100万円以上かかります。

対してバーチャルオフィスでは実際にスペースを利用するわけではないため、敷金・礼金は発生しません。入会金と保証金はかかりますが賃貸の保証金と比べるとずっと安く、そこまでの負担にはならないでしょう。

また、継続して物件を使用していると修繕や改良のための費用が発生し、光熱費や水道料などランニングコストもばかにはなりません。

一方、バーチャルオフィスは住所を借りているにとどまるため、基本料金やオプション料金を支払っていれば、それ以外の費用は負担せずに利用可能です。

一等地の住所で事業を展開できる

都心に拠点を構えるバーチャルオフィスを利用すれば、一等地の住所で事業を展開できます。会社の所在地が都心にあるだけでクライアントや取引先に安心感を与えることが可能です。

都心は多くの大企業の本店が名を連ね地価もかなり高額なため、そこに拠点を持っていれば資金力が優れていると捉えてもらえます。

逆に悲しいことですが、田舎に拠点を持つとそれだけで都心に店舗を構える競合に劣ってしまうこともあるでしょう。このように事業の所在地は思っている以上に重要となります。

バーチャルオフィスを利用すれば、安価に都心の住所を持つことができ、ビジネスの優位性の保持が可能です。新しく開始したばかりの事業は知名度・実績ともにない状態からはじめなければなりません。一等地の住所で事業を展開すれば、知名度や実績が無くても信頼を与えられます。

個人情報漏洩のリスクが低くなる

バーチャルオフィスを利用して自宅と別の住所に仕事の拠点を持つことで、個人情報漏洩のリスクを低下させられます。

特定商取引法の「通信販売」に該当する事業ではホームページに事業者の本名や住所を記載しなければいけません。特に女性の場合、インターネット上で不特定多数に対し住所を公開することに抵抗がある人は多いでしょう。

また、会社を設立する場合は登記簿に法人の住所を登記しなければいけません。登記簿は申請手数料を支払えれば誰でも閲覧可能のため、見知らぬ人に住所がばれる可能性もあります。

このように事業を開始すると個人情報漏洩のリスクは高くなりますが、バーチャルオフィスで住所を借りればその心配は無くなるでしょう。

今の時代、個人情報が漏洩するとどんな不都合が生じるか分かりません。悪者に拡散されたら事業に影響が出るかもしれないので、自宅以外の住所を拠点に据えることをおすすめします。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスにはデメリットも存在します。代表的な2つのデメリットは、以下の通りです。

開業できない事業形態がある

特定の業種ではオフィスとしての実態が無ければ開業できない場合があり、こうしたケースではバーチャルオフィスは利用できません。バーチャルオフィスでの開業が難しい業種には、以下が考えられます。

  • 人材派遣・職業紹介業
  • 建設・不動産業
  • 弁護士や税理士などの士業
  • 古物商
  • 探偵業
  • 廃棄物処理業

基本的に開業に行政庁の許可が必要な職種は、実態のある事業所を備えていることが条件になるため、バーチャルオフィスを利用していると申請が通らないでしょう。

従って、上記に挙げた事業を開始したければバーチャルオフィスの利用を諦める必要があります。事業形態によってはじかれてしまう点はバーチャルオフィスの大きなデメリットです。

ただし、士業事務所を開始する場合は事務所が無くとも会議室スペースが用意されていれば申請が通る可能性もあります。実際に士業の開業に利用できると謳うレンタルオフィスはいくつかあり、オプションに会議室サービスをつければバーチャルオフィスでも開業できるかもしれません。

法人口座の開設や融資で不利に働く場合も

バーチャルオフィス上の住所で法人口座を開設したり融資を申請したりする場合、審査に不利に働く可能性があります。金融機関によって審査基準は異なりますが、実態のあるオフィスでなければダメといわれる可能性はゼロではありません。

もちろん、バーチャルオフィスだから法人口座が作れないとは限らないため安心してください。金融機関が重視するのは「あなたが信頼に値する人物なのか」という点です。

バーチャルオフィスを使っているために信用面のアピールで不利に働く可能性はありますが、他の資料や根拠を用いて信頼できる人物だと証明すれば問題ありません。

例えば、登記簿謄本に事業目的がきちんと記載されていたり、事業計画書を作成したりしていれば審査で有利に働くでしょう。 どうしても心配であれば、そのバーチャルオフィスで過去に法人口座開設や融資の実績があるか確認してみるのもおすすめです。

個別の事情にもよりますが、一度審査をくぐり抜けていれば、バーチャルオフィスを利用していることが不利に働く危険は少ないと判断できるでしょう。

自分に合ったバーチャルオフィスの選び方

東京23区内だけでも50以上のバーチャルオフィスが存在します。これだけ数が多いとどこを選べば良いか迷ってしまうでしょう。自分に合ったバーチャルオフィスの選び方を解説します。

費用で絞る

バーチャルオフィスにかけられる予算額を定めて、その範囲内で利用できる施設を選ぶやり方です。

東京23区の一等地内に拠点を構えるバーチャルオフィスでも、月額1万円以内に収まるところがほとんどで、5,000円以内に収まる施設も少なくありません。つまり、携帯料金と同程度の料金を払えばどこのバーチャルオフィスも利用できるのです。

先ほども申し上げた通り、バーチャルオフィスは求めるサービスの内容によって料金が大きく異なります。会議室利用や電話代行などのサービスを追加すると、東京23区内のバーチャルオフィスでは1万円を簡単に超してしまうでしょう。

予算で利用するオフィスを決めると、受けたいサービスを我慢しなければいけなくなる点に注意してください。このため、費用で絞るのは最低限のサービスだけで良いという人におすすめです。

サービス内容で選ぶ

かけられる予算に余裕があるなら、サービス内容でバーチャルオフィスを選ぶのが良いでしょう。実際、住所貸しと郵便物受け取りサービスだけではバーチャルオフィスを有効活用できているとは言えません。

オフィスとして十分な機能を備えたいなら、電話代行サービスや会議室利用は受けられる必要があります。会社に電話しても中々つながらなかったり、打ち合わせスペースがないために毎回カフェで商談を行ったりしていては顧客に示しがつきません。

ビジネスの発展を手助けする、ある程度完成されたサービスを受けたいなら、費用ではなくサービス内容で選びましょうどれだけ高額になっても、毎月の維持費用はだいたい5万円以内に収められます。

事務所を賃貸する場合と比べるとこれでもかなり安価ですから、ある程度割り切ってお金をかけるのも悪い選択ではありません。

バーチャルオフィス利用における注意点

バーチャルオフィスは便利なサービスであり、オフィスに出向かずに済む気軽さも手伝って、よく考えずに契約に応じやすいです。一等地の住所が利用できればそれで良いやというスタンスで決めてしまうと、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性も。

ここではバーチャルオフィス利用にあたって注意すべきたった一つのことをお伝えします。

過去に悪用された住所ではないか確認する

過去に犯罪などに利用された住所でないか必ず確認するようにしましょう。犯罪に利用された住所を使用していることが明るみに出れば、事業に対する信頼が地に落ちてしまいます。

下手すれば取引停止の申し出が頻発して、事業が立ち行かなくなる危険すら生じるかもしれません。

また、過去に犯罪を犯していた法人が契約していたバーチャルオフィスでは、高確率で金融機関の審査にも落ちてしまうでしょう。バーチャルオフィスでうかつに過去に悪用された住所で事業を展開してしまうことによるリスクは計り知れません。

確認の仕方は「住所+詐欺」「住所+犯罪」などでネット検索をかけてみましょう。検索した結果、ネガティブなワードが出てきたら赤信号です。

一度事業を開始し法人登記してしまったら情報を修正するのが非常に大変になります。必ずバーチャルオフィスの契約前に、問題ない住所なのかチェックしましょう。

バーチャルオフィスに向いている人

バーチャルオフィスに向いているのはどんな人でしょうか。基本的には仕事をするスペースとは別に、ビジネスで使用する住所を持ちたい場合が挙げられます。その中でも具体的なシチュエーションを3つ選び出したのでぜひ参考にしてください。

ネットビジネス系の個人事業主・フリーランス

エンジニアやWebデザイナー、Webライターなどネットビジネス系の個人事業主やフリーランスはバーチャルオフィスの利用に適しています。こうした職種はパソコンとネット環境があれば仕事ができ、固定の占有スペースが絶対ではありません。

作業自体は1人で進められますが、クライアントワークでは取引先と打ち合わせが発生する場合もあるのでバーチャルオフィスを利用できれば安心です。

個人事業主やフリーランスが事業を始める時は多くの人がお金をそこまで持っていません。賃貸で自分の事務所を持とうと思っていても、資金面の不安から引っ越しが難しい場合も多いです。

バーチャルオフィスを利用すれば余剰資金が少ない個人事業主やフリーランスでも安価で事務所を持てます。

また、インターネット通信販売では特定商取引上、ホームページに住所の記載が必要です。バーチャルオフィスを使えば住まいの住所をホームページに記載せずに済みます。

このように、ネットビジネスという業態でも、個人事業主・フリーランスという働き方どちらをとってもバーチャルオフィスはおすすめです。

法人登記ができない人

マンションやアパートに住んでいて法人登記ができない人は、バーチャルオフィスを持てば法人登記が可能です。

自分の会社を持ちたければ法人登記は必須ですし、個人事業主やフリーランスもある程度の収入を超えていれば節税の観点から法人化した方が得な場合もあります。

事業の信頼性を担保する意味でも法人を持つメリットは大きいです。賃貸物件に住んでいるまま無理やり法人化してしまうと規約違反に当たります。

大家さんから登記移転のための費用を請求されたり、最悪の場合、物件を追い出されてしまったりするかもしれません。こうなると物理的に多大なコストが発生しますから、賃貸物件での法人登記は絶対に避けるべきです。

バーチャルオフィスは法人登記が主たる機能の一つですから、開業できない業種に当たるなどよほどのことが無い限り、法人登記はできます。

賃貸物件に住んでいるために法人登記ができないとお悩みなら、バーチャルオフィスを利用して目的を達成しましょう。

プライバシー保護を重視する女性の経営者

近年は女性でも起業するケースが増えてきました。女性の起業では個人情報の取り扱いに慎重になるでしょう。特に一人暮らしの女性が自宅で起業する場合、ストーカー等への心配も考慮しなければいけません。

不要なトラブルを回避するには自宅と事業上の住所を別に持つのが良い判断です。プライバシー保護のためにバーチャルオフィスを利用しましょう。

万一バーチャルオフィスが特定を受けても、そこから自宅の住所が割り出される危険はほぼありません。安心して事業を進めるためには防犯・安全面の不安を取り除くことを優先してください。

バーチャルオフィスの利用方法

バーチャルオフィスがどんなサービスかご理解いただけたでしょうか。ここまで読んだ人はバーチャルオフィスを利用したいと思っている人が多いでしょう。最後にバーチャルオフィスの利用方法を紹介するので、ぜひチェックしてみてください。

オンラインで完結させられる

バーチャルオフィスの申し込み手続きはオンラインで完結させられます。サイトにアクセスし申込フォームに記入するだけなので簡単です。

Web上での手続きだと万一の場合、担当者の確認漏れが生じる危険もあるので中々返信が無ければ電話してみてください。連絡がついたら本人確認書類の提出が求められるので、スキャンしてPDF形式にしてメールで送付しましょう。

その後審査に入り、早ければ最短即日で審査が通るとのことです。審査では事業内容に問題無いか、反社会的勢力との関わりがないかなどの観点からチェックを受けます。

審査が通れば決済方法を指定し契約に進みますが、契約手続きもオンライン上で可能です。

このように申し込みから契約まで全てオンラインで完結できるので事務所に赴く義務はありませんが、可能であれば事前に事務所を内覧しておきましょう。

事業の拠点となる場所なので自分の目で見ておいた方が安心しますし、会議室スペースを利用するならアクセスに問題無いか、どんな設備を利用できるのか確認しておく必要性があります。

手続きに必要な書類

手続きに必要な本人確認書類は以下になります。なお、紹介するのはあくまで一例であり、申し込む施設によっては別の書類が必要になる点に注意してください。

■個人で申し込む場合

  • 身分証明書(運転免許証・パスポート・健康保険証・住民票の中から2つ)

※契約者以外の担当者が申請を行う場合「担当者の身分証明書」「委任状」の2つが求められる

■法人で申し込む場合

  • 法人の履歴事項全部証明書
  • 法人の代表者の身分証明書(運転免許証・パスポート・健康保険証・住民票の中から2つ)
  • 法人の実質的支配者(経営決定権を持つ人)の身分証明書(運転免許証・パスポート・健康保険証・住民票の中から2つ)

※代表者以外の担当者が申請を行う場合「担当者の身分証明書」「委任状」の2つが求められる

最後に

バーチャルオフィスでできることやメリット・デメリットなどを解説してきました。

バーチャルオフィスはいわば住所を借りられるサービスで、オプションを付ければ郵便物転送や電話代行、会議室利用なども可能です。

費用をかけずに一等地の住所でビジネスを展開できるので、新規で事業を開始する人にはおすすめのサービスと言えます。ただし、開業できる事業形態には制限があり、融資の際などに不利に働く可能性がある点には気を付けましょう。

また、借りる住所が過去に悪用されたものでないかの確認も忘れずに行ってください。バーチャルオフィスは自宅以外の住所で法人登記ができ、うまく活用すればとても利便性が高いのでぜひ利用を検討しましょう。