総務とは社内全ての部署をサポートし、人から感謝されやすいやりがいの多い仕事です。今回は、そんな総務の仕事についてやりがいや面白さ、向いている人、取得しておくと役立つおすすめ資格も含め解説します。
総務とは？
総務とは組織全体に関する事務、業務のことです。企業における「総務部」とは会社組織を円滑に運営するために必要な事務、庶務を一括して行う部署のことを指します。実は総務部の職務範囲に「コレ」という明確な線引きはなく、企業によって千差万別です。
一般的に定義される「総務部」の業務はオフィス環境整備業務全般（消耗品の発注管理等）、来客対応、施設・保守管理など会社全体のサポート役の役割が大半を占めます。近頃ではHPの管理などIT、広報系の業務を総務部が行う企業も少なくありません。
また、総務部の力が強い企業では「総務戦略室」として実質的に経営陣の参謀役を担っている部署となっていることもあります。
総務の役割
総務の仕事は会社に直接的な利益を生むことはありません。会社全体の業務が円滑に行えるよう、補助的な役割を担うのが総務です。昔ながら、総務は会社全体の雑用であると思われがちですが、縁の下の力持ちで、細かいところに気を向く必要のある部署です。
総務が目指すところは、会社全体のレベルアップです。 総務は経営陣も含めた社内のすべての部署と唯一、関わりを持つことができます。社内全体を見渡し、疎遠になりがちな経営陣と現場・部署と部署をつなぎ、社員全員を会社のトップの目標としている方向へ向かわせることが、総務部の使命です。
経営陣の会社経営方針やビジョンをしっかりと理解して上層部の目が行き届かない箇所をチェックします。また、逆に現場の声を経営陣へ届けることも総務の役割になります。縦の関係、横の関係を結び会社全体の業務を円滑にすることや指針や方向性をばらけさせない会社がより良いものとなるでしょう。
総務と経理の違い
経理とは会社全体の利益や出張費などお金を管理する業務を担っています。業務内容としては、1日におけるお金の流れを管理、1ヶ月の利益を算出、取引先への請求や支払い関係の管理、1年間の決済報告書、年末調整、税金関係の仕事を行っています。
戦略的意識が高い会社において、経理はお金の管理や、会社のトップや経営陣にお金の流れを報告するだけではなく、無駄な支出の指示なども行い、資金の観点から会社が円滑に経営していけるような役割を担っいます。会社のトップや経営陣が企業方針を決める際には経理のサポートが必要不可欠です。
会社全体のサポートを担っている点は総務と経理は似ています。総務が会社全体のサポート役なのに対して、経理はお金の管理をおこない、経営陣の意思表示をサポートする役を担っています。
経理と総務の業務内容から、直接的な利益は生まれませんが、会社にとって必要不可欠な部署です。それぞれ、仕事内容や必要な資格は違いますが、人手不足によって部署を縮小している会社は総務が経理を担当している場合があります。そのため、総務に仕事のスキル力を求めている会社が多いです。
人事や労務との違いについて
中小零細、ベンチャー企業では業務効率化とコストカットの意味合いで総務と人事を「総務人事部」として部署を統合しているケースが多く見受けられます。部署を統合するということは、総務と人事、労務はほぼ似ている仕事なのかと言えば、必ずしもそうではありません。
本来の人事の業務とは組織の中で「ヒト」を動かし、人材の新規採用、教育、適材適所へ配置し会社の利益に貢献する「表方」の役割を担います。労務も人事同様「ヒト」に関連する業務ですが、あくまで立場は「裏方」であり、給与計算、勤怠管理、保険、税金関係の手続きなどがメインです。
一方、前述のように総務も「裏方」、いわゆるバックオフィス的な業務がウエイトを占めますが職務範囲が限定されている訳ではなく、他部署が扱わない社内業務全般を担います。
総務の仕事内容は多岐にわたる
総務の仕事は社内の縁の下の力持ち役であるため、業務内容は多岐にわたります。ここでは総務の具体的な仕事内容とはどのようなものなのかを見ていきましょう。
事務業務
総務のメインとなるデイリーワークは事務業務です。データ入力、文書作成、社内外郵便物の発送、仕分け、台帳記入など様々な業務を担います。
また、企業によりますが株主総会・取締役会に関わる事務業務、手配業務も総務が担うケースが少なくありません。総会の会場手配、準備、必要書類の作成、来場者への文書送付、進行における質疑応答文章の作成、終了した後の議事録作成など多くの業務に携わります。
備品管理や発注
オフィスで業務にはコピー用紙やトナーなど日々大量の消耗品、備品が必要です。組織が大きいほどその数は膨大な量となり、部署ごとに必要となる備品管理や追加発注を総務が一括して担当します。
オフィスの施設管理
社員が快適な職場環境で働けるように気を配るのも総務の大切な仕事です。ビルの清掃、空調のメンテナンス手配、賃貸業者との仲介、交渉などオフィスの施設管理に関連する業務は全て総務で行います。
様々なイベントの企画や運営
社員旅行や人事異動時期の歓送迎会など社内では年間を通して様々なイベントが行われます。このような社内イベントの企画、運営、進行を円滑に行うのも総務部の任務です。
電話やメールの対応
社外からの外線電話の初期対応、オフィシャルメールアドレスに届いた文書の回答、各必要部署への連絡も総務の業務です。また、海外と取引のあるグローバル企業においてはこれらの業務が英語でこなせる英語力が要求されることもあります。
来客対応
社外から来客が訪れた場合の初期対応も総務の仕事です。企業によっては受付専用担当者を常駐していることもありますが、基本的には来客来訪時の内線対応やミーティングルームへの案内、お茶出しなどを行います。
総務の仕事のやりがいは？
業務範囲が幅広く、社員の良きサポーターとも言える総務の仕事。裏方、縁の下の力持ちとしてのイメージが色濃いですが、総務の仕事でしか得られないやりがいや楽しさもたくさんあるのです。
ここでは「総務の仕事ならではのやりがい」について検証していきます。
様々な方と関わることができる
総務部は来客対応や株主総会、役員会の準備や管理、社員研修や歓送迎会など社内イベントの進行理事役など、社内外で多くの人と接することがあります。人は人によって磨かれるという言葉があるように、自身を成長させてくれるのはやはり人です。
総務部は業務を通して様々な方と触れあう機会が多いため、人との出会いにより自身の成長につなげたい人にはぴったりの部署と言えるでしょう。
人から感謝される回数が増える
会社の縁の下の力持ちである総務部は人から感謝される回数が多い部署でもあります。業務で必要な備品の発注をしたり、時には空調やオフィス機器の不具合を解決したりと社内のあらゆる「困った」に対応することになるからです。
困った人の役に立てて感謝されると自分も嬉しくなるという良い意味の相乗効果は、長く仕事を続けていくことでかけがえのない財産となるでしょう。
総務にはこんな方が向いている
総務の仕事に向いているのは次のような方です。
マルチタスクができる人
総務の職務範囲は多岐にわたっているため、複数の業務を同時進行できるマルチタスクの能力に長けている人に向いています。反対に言えば、1点集中型でこれしかできないという人には、やや苦手と感じるかもしれません。
人付き合いが得意な人
様々な人と接し、感謝される機会の多い総務の仕事は「人付き合いが得意な人」に向いています。決して前に出る性格ではないものの、よく気が利く女房役が似合う人にぴったりです。
長く仕事を続けたい人
総務は裏方で地味な仕事という印象を持っている人も少なくありませんが、長く仕事を続けたい人に向いています。長く勤務している人＝会社のことを多く知っている人であるため、年齢を重ねても重宝される度合いが高くなるからです。
プライベートを大切にしたい人
企業によりますが総務の仕事は残業や休日出勤の要請をされることはごく稀です。そのため、ライフワークバランスを保ちやすく、プライベートを大切にしたい人にはぴったりの職種となります。
総務におすすめの資格4選
ここでは、取得しておくと総務のキャリアアップに有利なおすすめの資格4選をご紹介します。
1.中小企業診断士
中小企業診断士とは、経営コンサルタントを認定する唯一の国家資格となります。ビジネスパーソンが取得したい資格NO.1と言われる人気の資格で、そもそもは経営視点をもったスペシャリストを輩出する目的で作られたものです。
中小企業診断士は経営コンサルタントとして独立したい人が取得するものというイメージですが、必ずしもそうではありません。
中小企業診断士の受験者の大半は民間企業の会社員のため、取得後は「企業内診断士」として活躍している人が多く、将来的に総務系で管理職を目指す方におすすめの資格です。
主な業務は企業の成長戦略の策定、実行への助言ですが、そのための行政と金融機関をつなぐパイプ役としても重宝されています。中小企業診断士最新の合格率は40.2%と高い割合を示していますが、実際の試験難易度はそう低くありません。
概ね1000～1200時間の学習が必要になると言われていますので、思い立ったら少しずつでも学習を始めてみましょう。
2.日商簿記検定
日商簿記検定とは日本商工会議所が主催するビジネス系検定試験です。日商簿記の歴史は長く、日々の経営活動を記録、計算、整理し、経営成績と財政状態を明らかにする技能を計ります。
簿記と言えば経理職の人が取得するイメージが色濃いですが、財務諸表の読み方や経営管理、分析力も身に付くため、総務分野でキャリアアップを目指す方にもおすすめの資格です。
レベルは1～3級と3段階に分かれていますが、有利な転職に活用したい、管理職を目指したい方は最低2級の取得を目指すようにしましょう。
3.情報処理技術者試験
情報処理技術者試験は「独立行政法人 情報処理推進機構」が実施する国家資格です。試験は全部で12区分に分かれており、基礎入門レベル～スペシャリストまで自身が目指すキャリアアップやステップアップにおいて必要なIT系の幅広い知識を証明することができます。
政府がIT人材を育成するために2017年より開始したまだ新しい国家資格で、情報処理技術者としての知識、技能が一定水準以上であることを示すものです。
4.衛生管理者
衛生管理者とは労働者の健康管理、労働環境の管理、労働災害を防止するために労働安全衛生法で定められた国家資格です。50人以上の社員が働く企業では必ず衛生管理有資格者を置くことが義務付けられており、社員の人数によって必要な衛生管理者の人数は異なります。
衛生管理者は全業種対象の資格となりますが、オフィスの設備管理が主な業務である総務では活躍の場が広いため、特に総務系職でのキャリアアップを目指す方にはおすすめです。
総務に必要なのは仕事力
昔ながらの総務は名刺の手配や文具の発注、パソコンやプリンター整備をします。専門性がない仕事が総務のイメージで、仕事内容だけ聞くと、誰でもできそうだと感じるでしょう。ですが、最近の総務は総合力が必要になってきました。
総務がどんな仕事内容になるのかは会社によってさまざまです。しかし、1つ言えることは、「何でもできる、何でもしようとする力」が必要になるでしょう。
会社によっては、全ての部署を網羅できる専門性が必要になります。それは総務が各部署の架け橋を担う仕事を任せられるからです。また、人材不足から総務以外の経理や労務の業務を総務が担っている会社もあります。
そういった観点から、学ぶことを苦としない人が総務に向いているといえるでしょう。どんなことでも自分の知識やスキルを磨き上げていく努力が必要になります。
会社全体のレベルアップのため、雑用から経営陣や会社のトップの目指すところへ導くためのサポートをこなせる人材が総務。幅広く何でもこなせる人が総務につくことで、会社全体が良い方向へ進むことができます。
総務が強い会社のポイント
総務が強い会社は「戦略総務」を意識している会社でしょう。戦略総務とは、他の誰かの影響で受動的に仕事を受けるような今までの総務とは違います。会社が解決したい悩みや、会社全体の作業効率化を総務から提案し、会社全体の成長を目標とすることが戦略総務です。
戦略総務は受動的な意識から、能動的な仕事意識を求められます。戦略総務の役割として、経営陣や会社の状況を理解するだけではなく、他の会社での経営が良くなった取り組みや、社員が働きやすい環境作りを取り入れる部署でもあります。
会社全体が良くなるように働きかける部署であるため、時代の流れや他会社の取り組みなどの情報を常にキャッチしておく必要があります。そして、その情報が自社に良い影響をもたらしてくれるものなのか、分析する力も大事になってきます。
各部署の中で総務は唯一、他の部署と信頼関係を結びやすい部署といえます。各部署は独立していることが多く、連携が取れる会社は少ないでしょう。そのため総務が各部署をつなぐ役目を果たすことで、経営陣に現場や他の部署の声を届けることができます。
専門性の仕事力が総務には必要ではありますが、人手不足で悩んでいる会社が多い中、総務の仕事内容によっては、アウトソーシングできる業務の選別が大事になります。業務効率化をはかるため、消耗品や固定資産、複合機、社用車などの管理、防災・情報漏洩などのリスクマネジメントといった定期的に実行する業務、税金関係の仕事などは外部サービスへ委託することを選択しましょう。
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法務の知識も深めよう！
労務の知識も深めよう！
●労務とは？企業で求められる仕事内容や面白さ、資格について紹介
最後に
今回は注目の「総務」の仕事とは何かについて詳しく説明しました。企業における総務の仕事とは会社組織を円滑に運営するために必要な事務、庶務を一括して行うことです。職務範囲に明確な線引きはなく企業によって千差万別ですが、主な業務内容は次のようになります。
- 文書作成など事務業務
- 環境整備業務全般（消耗品の発注管理等）
- 来客対応
- 施設・保守管理
総務の仕事とは単なる「何でも屋さん」ではなく、全社員が円滑に業務に取り組むための良きサポーター役です。勤続年数が長いほど重宝されるため、長く仕事を続けたい人に最適な職種となります。
総務部での管理職やさらなるキャリアアップを目指す方は各種検定、資格取得などでスキルアップを計り、自身の将来のキャリア形成にお役立てください。
