「議事録作成ツールを導入することでどのような効果があるの?」
「議事録作成ツールを選ぶときに注意すべきポイントはどこなの?」
会議内容を記録として保管するために重要な議事録を作成するのに役立つサービスの導入を検討している方の中には、どのサービスを利用すれば良いのか検討がつかない方も多いのではないでしょうか。
実は、議事録作成ツールに必要な機能はいくつかあり、自社のニーズにマッチしたものを選ばなければならないのです。
本記事では、議事録作成ツールとは何か、サービスを選ぶポイント、おすすめのツールを紹介します。この記事を読んで、自社に合った議事録作成ツールを導入しましょう。
議事録作成ツールとは
議事録作成ツールとは、会議の内容を文字起こしするのをサポートしてくれるツールのことです。従来の方法では、人の手でリアルタイムにメモを取っていましたが、事前に会議の議題や参加者などを調べたり資料に目を通したりして、入念な準備をしなければならなかったので、担当者に大きな負担になっていました。
議事録は、会議の内容を見返したり不参加者と情報を共有したりするための重要な記録なので、担当者の責任も重大で、慣れるまでは精神的なストレスを抱えることになります。
そこで、議事録作成ツールを導入すれば、作成者の負担を軽減することが可能です。また、他にも以下のような効果が期待できます。
- 議事録作成にかかる時間を削減できる
- 担当者が他の業務にリソースを割ける
- スムーズな情報共有ができる
具体的にどのようなメリットがあるのか順に紹介するので、議事録作成ツールを導入することで、企業にとってどのような恩恵があるのか頭に入れておきましょう。
(1)議事録作成にかかる時間を削減できる
議事録作成ツールを活用すると、議事録作成にかかる時間を大幅に削減することが可能です。テンプレートによって簡単に記録を残すことができるので、作業スピードが明らかにアップします。
また、AIが音声を自動認識する機能があれば、リアルタイムで文字に起こしてくれるので、会議が終わるのと同時に議事録を作成することが可能です。
議事録作成ツールを導入するだけで、数時間もかけて作っていた議事録がすぐ完成するので、業務改善の方法として効果的です。
(2)担当者が他の業務にリソースを割ける
本来担当者が担っている業務が議事録作成とは別にあるはずなので、議事録作成に充てていた時間を他の業務にリソースを割くことができます。企業規模にもよりますが、会議の参加者が1人減り、その分本来の業務を遂行できるため、会議中の業務効率は多少なりともアップするはずです。
議事録を人の手で作るとなると、文字起こしは会話の速度についていけないので、録音したデータからテキストにしなければなりません。
議事録作成のために本来の業務が滞るのはモチベーション低下にもつながるので、業務効率アップのためにも、会議に携わる従業員の作業負担を軽減しましょう。
(3)スムーズな情報共有ができる
会議後時間を空けずに議事録が完成するので、会議後の社内の情報共有がスムーズになります。
会議の内容は、チームの方針決定やプロジェクトの始動に影響するので、健全な事業運営をするためにも会議が終わったら速やかに情報を伝達するのが無難です。社内全体の情報の流れをスムーズにして、働きやすい労働環境を整えましょう。
議事録作成ツールを選ぶ10のポイント
議事録作成ツールを選ぶポイントを紹介します。特に注目すべきポイントは以下の10個です。
- 料金プラン
- 無料お試し期間
- 従業員規模
- 対応OS
- タイムライン機能
- コメント機能
- マルチデバイス機能
- アクセス制限設定
- 多言語対応
- 音声認識
順に、これらの項目がなぜ重要なのか具体的に説明するので、自社のニーズに合ったサービスを活用しましょう。
(1)料金プラン
どのくらいまで導入コストを割けるのか決めてから、その範囲内のサービスを利用しましょう。
先にサービスの機能やプラン内容を比べると、予算をオーバーして一から選び直しになる可能性があります。議事録作成ツールの種類は多数あるので、まずは選びやすくするために、料金で線引きしましょう。
(2)無料お試し期間
無料お試し期間を利用できるか確認しておくことをおすすめします。
ぶっつけ本番で議事録作成ツールを導入してしまうと、操作性や機能が合わずに使いこなすことができず、無駄なコストが発生する可能性が高いです。導入後の後悔を防ぐためにも、無料期間があるものを試して導入を検討しましょう。
(3)従業員規模
どのくらいの従業員規模に対応しているかも確認しておく必要があります。たとえば、100人規模で情報を共有したいにもかかわらず、10人までしか利用できないとなると、業務効率がむしろ悪化する可能性があるでしょう。
自社の規模に合ったサービスかどうか確認して、業務効率の向上が期待できるツールを導入することが重要です。
(4)対応OS
特にMacを利用している企業は、OSが対応しているか確認してください。Windows対応のものでもMacで利用できる場合もありますが、パソコンが故障する可能性もあるので、非対応OSのサービスを利用するのはおすすめしません。
マルチデバイスでサービスを利用したい企業は、iOSやAndroidも対象かどうか確認しておきましょう。
(5)タイムライン機能
タイムライン機能はコミュニケーションツールとして重要な機能です。作成した議事録が公開されたときに、タイムライン機能によって通知がくれば、すぐに確認することができます。
円滑な情報共有を図るのに必須の機能なので、なるべくタイムライン機能があるものを選びましょう。
(6)コメント機能
コメント機能によって、作成した議事録について閲覧者が意見を述べることができます。
たとえば、ミスを発見した者が指摘することで修正でき、正確な情報に更新することが可能です。会議の不参加者が閲覧したことを確認できるので、コメント機能が搭載されているサービスをおすすめします。
(7)マルチデバイス機能
スマホやタブレットからでもアクセスできるマルチデバイス機能があると、場所を選ばずにサービスを利用できるので利便性が上がります。
ツールの中には、スマホやタブレットからでも議事録が作成できるものもあるので、自社のニーズに適応しやすくなるでしょう。必ずしも必要な機能ではありませんが、便利な機能なので選ぶときの基準の1つに入れておくことを推奨します。
(8)アクセス制限設定
指定した人物に情報を公開できるアクセス制限があると、セキュリティ面の向上が期待できます。
特に社外の人とデータを共有する場合は、情報漏洩のリスクが上がるので、不特定多数に情報を流したくないときに便利です。重要な機密事項をテキスト化するときに必ず使う機能なので、アクセス制限があるか確認しておきましょう。
(9)多言語対応
多言語に対応していれば、外国語の音声データをスムーズにテキスト化することができます。
グローバル化を図る企業は必須と言える機能で、外国人を相手に会議を開く場合は、多言語対応機能があると業務効率が各段にアップするでしょう。外国語の音声ファイルを扱う機会が多い企業ほど、意識しておくべき機能です。
(10)音声認識
AIによる音声認識機能があれば、大幅に業務効率を上げることが可能です。
音声認識機能によってリアルタイムでテキスト化できれば、会議が終わると同時に議事録も完成します。搭載されていて得することはあっても損することはないので、同じ条件であれば音声認識機能があるツールを選びましょう。
おすすめの議事録作成ツール30選
初めて議事録作成ツールを導入する方に向けて、おすすめの議事録作成ツールを30商品ピックアップして紹介します。議事録作成ツールを使ったことがない方は、どのようなサービスがあって、どこに注目すれば良いのか分からないかもしれません。
それぞれの特徴を踏まえて、10個の選ぶポイントのアンサーをまとめながら紹介するので、ツール選びの参考にしてみてください。
COTOHA Meeting Assist【NTTコミュニケーションズ株式会社】
マイクから拾った音声をAIが自動認識して、即座にテキスト化してくれる議事録作成支援サービスです。
Web会議サービスとの併用も可能なので、リモートワークを導入している企業にも適しています。
音声テキスト化の精度も高く、「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2020」のAI部門「ベストイノベーション賞」を受賞しているので、実績を重視したい方は導入してみてください。
- 料金プラン
- 50000
- 無料お試し期間
- 初月無料
- 従業員規模
- 要問い合わせ
- 対応OS
- 要問い合わせ
- タイムライン機能
- 〇
- コメント機能
- 〇
- マルチデバイス利用
- 〇
- アクセス制限設定
- 〇
- 多言語対応
- 〇
- 音声認識
- 〇
NotePM
「ITreview Grid Award 2021 Winter」のチームコラボレーション部門とマニュアル・編集部門の2部門でLEADER賞を受賞しており、ユーザーの支持が絶大な議事録作成ツールです。
事前にテンプレートを作成しておくことで、必要な情報を入力するだけで議事録を簡単に作成できるようになります。
実績も豊富でテレワークと相性も良いので、時代に合った働き方改革を計画をしている企業におすすめです。
- 料金プラン
- 要問い合わせ
- 無料お試し期間
- 30日間
- 従業員規模
- 1,000人
- 対応OS
- Windows/Mac/iOS/Android OS
- タイムライン機能
- 〇
- コメント機能
- 〇
- マルチデバイス利用
- 〇
- アクセス制限設定
- 〇
- 多言語対応
- 〇
- 音声認識
- ×
Dropbox Paper【Dropbox Japan株式会社】
一か所でアイデアを出し合うミーティングに最適な共同編集機能がついた議事録作成ツールです。
議事録だけでなく、次の予定や作業、タスクの割り当てなど会議に関わる情報を1つにまとめることができます。
共同作業がテーマのツールなので、少人数で行う会議に効果を発揮するサービスです。
- 料金プラン
- 2400
- 無料お試し期間
- 〇(2021年4月21日水曜日に終了)
- 従業員規模
- 要問い合わせ
- 対応OS
- Windows、Mac、iOS、Android
- タイムライン機能
- 〇
- コメント機能
- ×
- マルチデバイス利用
- 〇
- アクセス制限設定
- 〇
- 多言語対応
- 要問い合わせ
- 音声認識
- ×
OneNote【日本マイクロソフト株式会社 】
記録する内容をセクションやページに分けて整理できる議事録作成ツールです。
キーボードだけでなく、専用のペンを使って細かな情報を手書きすることもできるので、より具体的な議事録を作れます。
音声ファイルやビデオファイルなど追加することもできるので、クオリティの高い議事録を作成したい方に最適のツールです。
- 料金プラン
- 1284
- 無料お試し期間
- 1カ月間
- 従業員規模
- 要問い合わせ
- 対応OS
- Windows/Mac/iOS/Android OS
- タイムライン機能
- 要問い合わせ
- コメント機能
- 〇
- マルチデバイス利用
- 〇
- アクセス制限設定
- 〇
- 多言語対応
- 〇
- 音声認識
- 〇
AI文字起こし【株式会社東京アーカイブセンター】
音声ファイルをAIエンジンによってテキスト化するサービスです。
テキスト化したい音声ファイルをアップロードするだけでAIエンジンが自動で文字起こしをしてくれるので、シンプルな操作性になっています。
文字起こしが完了したらメールで通知してくれるので、少しの時間も無駄にすることなく作業効率をアップしたい企業におすすめです。
- 料金プラン
- 要問い合わせ
- 無料お試し期間
- ×
- 従業員規模
- 要問い合わせ
- 対応OS
- Windows/iOS/Android OS
- タイムライン機能
- ×
- コメント機能
- ×
- マルチデバイス利用
- 要問い合わせ
- アクセス制限設定
- 〇
- 多言語対応
- 〇
- 音声認識
- 〇
Rimo Voice【Rimo合同会社】
打ち合わせやオンラインイベントなどさまざまなシチュエーションで音声の文字起こしができます。
1時間ほどの音声データであれば約5分で文字起こしが終了するほど迅速に対応してくれるので、スピード感を持って業務をすることが可能です。
文字を選択することで、音声データを聞き返すことができるため、必要な部分だけを見返したい方のニーズにも対応しています。
- 料金プラン
- [音声ファイル]30秒ごとに20 [動画ファイル]30秒ごとに30
- 無料お試し期間
- 〇(60分間無料)
- 従業員規模
- 要問い合わせ
- 対応OS
- 要問い合わせ
- タイムライン機能
- ×
- コメント機能
- ×
- マルチデバイス利用
- 〇
- アクセス制限設定
- 〇
- 多言語対応
- 要問い合わせ
- 音声認識
- 〇
最後に
議事録作成ツールを導入することによって、多くの手間と時間を削減することができ、議事録作成担当者の負担軽減にもつながります。業務の効率がアップするだけでなく、正確な情報を迅速にメンバー間で共有できるので、チームとしての組織力も向上するでしょう。
料金や無料お試し期間だけでなく、コミュニケーションツールとしての機能やAIによる自動認識機能がついているかも確認しておくと、より使い勝手が良くなります。
今回紹介した30の議事録作成ツールを参考に、自社のニーズにマッチしたサービスを導入しましょう。