「なんとなく仕事に無駄な部分が多いと思える」「時間がかかったわりにはたいしたことができていない」このような、もやもやした感情を抱いている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、今すぐできる業務効率化のアイデアを紹介していきます。また、不満がなくても業務効率化に着手することで、仕事にかかる時間を短縮し、よりクリエイティブな作業を進めていくことが可能です。
業務効率化とは何か、具体的にどうすれば良いのか、そして、業務効率化をすることでどのような効果を期待できるのかについて解説します。仕事の量を減らして質を向上したい方は、ぜひ参考にしてください。
業務効率化とは？基本的な考え方と必要性を解説
業務効率化の具体的な手順の前に、基本的な考え方を解説します。業務効率化と聞くと、「業務スピードを早める」というイメージを抱きがちですが、あくまで「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除くことを指します。とにかく業務スピードを早めるのではなく、「どこかの部署で無理が生じているのであれば、適切な部署に任せよう」といった考え方が業務効率化の土台となります。
そして、従業員が感じる仕事への満足度が、業務効率化の是非を決定する大きな要素です。たとえば業務効率が非常に良くなったが、従業員が疲弊しているという状態は、適切な業務効率化とはいえないのです。企業によって業務効率化の目的はさまざまですが、従業員満足が最終的な目標の一つになることは間違いありません。
また、業務効率化に取り組むかどうかは企業によって異なりますが、将来的にその必要性が高まってくると予想されます。少子高齢化がさらに進み、労働者不足が顕著になったシーンにおいて、働きやすい環境を提供していることは企業の魅力を決める大きな指標になるはずです。
業務効率化をすることで生まれるメリットとは？
ここからは、業務を効率化することで生まれるメリットを解説していきます、多くの企業が次の効果を求め、業務効率化に取り組み始めています。
- 残業や時間外労働が減り、社員のライフワークバランスが向上する
- 時間に余裕が生まれ、作業の質の向上が見込める
- 精神的にも余裕が生まれ、社員のストレスが軽減する
- 残業代がカットできることで、利益率がアップする
社員一人一人が業務の流れを把握でき、仕事の細分化のなかで新たな課題や改善点が見つけることができます。また、これから解説するような業務効率化はメンタルを良好にすることや、能力を発揮しやすい環境づくりに繋がり、高い従業員満足を実現してくれます。
精神的なゆとりが生まれる
仕事の無駄をなくして効率化を図ることは、手間を減らし、使える時間を増やすことにもつながります。無駄をなくしてシンプルに作業を進めることで、時間的にも気持ちの上でも余裕を持って仕事ができるようになるでしょう。余裕が生まれるとストレスが減り、業務効率化を図る前よりも、仕事の楽しさを感じやすくなります。
また、余裕が生まれることで、優れたアイデアが浮かぶ可能性もあるでしょう。いつも時間や作業に追われているなら、良いアイデアが浮かばないばかりか、ストレスが溜まって社内の雰囲気も悪くなってしまいます。
ギスギスした人間関係の中にいるのなら、効率よく働くことは難しいでしょう。つまり、業務効率化を図ることは、時間と気持ちに余裕を生み出し、仕事の成果を上げることにもなるのです。
従業員のやるべきことが明確になる
業務を効率化することで得られる2つ目のメリットが、従業員のやるべきことが明確になるというものです。業務の効率化のコツは次の項目で紹介しますが、業務を分解し、作業を細分化するという過程が必要です。そして、その仕事が適切を適切に割り振ることができれば、従業員は決まった仕事に専念できる環境が整います。
適材適所な状況を作り上げるまでには、かなりの時間をようすることもあります。ただし、作業が明確で自分の能力を活せる、一人ひとりのパフォーマンスを発揮しやすい状況を従業員に提供することにも繋がります。
アウトソーシングすべき仕事が明確になる
アウトソーシングすべき仕事が明確になることも、業務効率化を進めることで得られるメリットの1つです。最近は行政が働き方改革を推進していることもあり、自社でおこなうべき業務を精査し始めている企業も増加傾向にあります。
ただし、本当にアウトソーシングすべき仕事かどうかの判断は難しく、業務の棚卸しを経て、工数を算出したうえで適切なコストを割り出さなければなりません。業務の効率化は、適切なコストを算出するという観点からも、非常に大きな利益をもたらしてくれます。
業務効率化を正しく進める3つのコツ
ここからは、業務効率化を正しく進めるコツを解説していきます。ついつい陥ってしまう落とし穴については後ほど詳しく紹介しますが、業務効率化に時間を使いすぎてしまうという悪循環に入り込むことも少なくありません。着手する前に、気をつけるべきポイントを把握しておきましょう。
コツ１、まずは徹底的に可視化する
まずは徹底的に可視化することが、業務効率化を正しく進める1つ目のコツです。個人の仕事を効率化する場合はもちろん、会社全体で効率化を進める際にも、まずは徹底的に可視化をおこなましょう。
可視化したい具体的な内容は次の2つです。
・担当者や部署の名前・人数
・使用しているツールや処理工数
この2つの事項がわかっていれば、1人あたりの業務工数を把握することができます。また、担当者が変わることも加味し、誰がどのくらいの時間をかけて業務をおこなっているかも可視化しておくことをおすすめします。
コツ２、業務効率化の方法を模索する
業務効率化を正しく進める2つ目のコツが、適切な方法を模索するというものです。効率化したい業務の可視化が完了次第、適切な方法を検討していきましょう。
そして、一概にこの方法が正しいとはいい切れませんが、次の4つの頭文字をとった「ECRS（イクルス）」が効率化の基本として親しまれています。
- Eliminate（排除）：業務そのものを排除できるかどいう考え方。業務効率化の目的に基づいて、不要と思われる作業や工程や業務を排除すること。
- Combine（結合）：業務同士の関係性を分析し、結合の可能性を模索する考え方。処理手順や、根本となるデータベースが共通していることで業務が結合されることもある。
- Rearrange（交換）：業務手順や担当する部署を交換し、業務効率化実現する考え方。作業内容や担当者を変えずに業務効率化を目指すため、スムーズに改善していきやすいとされる。
- Simplify（簡略化・単純化）：作業手順の一部を取り除いたり、より簡単な方法でおこなおうとする考え方。処理手順を分解することで、一見複雑に見える業務を簡略できるケースも少なくない。
このように、さまざまな方法があるように見える業務効率化も、「ECRS（イクルス）」という基本原則があります。組織や自分自身に合った方法を見つけるためにも、排除や結合、交換、簡略化・単純化を実践してみましょう。
コツ３、PDCAサイクルを回す
仕事の基本ともいえるPDCAサイクルを回すことも、業務効率化を正しく進めるコツの一つです。先ほどはEliminate（排除）の頭文字を取った「ECRS（イクルス）」という考え方を解説しましたが、あくまで基本的な概念の1つです。
業務効率化を進めるためには、どうしても改善を繰り返し、模索するという手間が生じます。そして、模索の基本となる考え方が、次の4つの頭文字をとったPDCAです。
- Plan：業務効率化のための改善案を計画
- Do：改善案の実行
- Check：実行結果から改善案を評価
- Action：評価結果を基にした、より高い効果を上げるための改善案の計画と実行
業務効率化を急いでしまうと、このPDCAサイクルが面倒に感じられることもあるでしょう。ただし、「なぜその改善策を選択したか」が明確でないと、次の計画の質が悪化してしまいます。推測と事実のギャップを小さくするためにも、基本となるPDCAサイクルを意識することをおすすめします。
業務効率化に取り掛かる前にすべきこと
業務効率化は仕事が楽しくなり、しかも成果向上を期待できます。とはいえ、いきなり業務効率化を進めていくことは、決して効率が良いことではありません。業務効率化を進めていく前に、まずは次の3つの作業をしておきましょう。
業務の無駄を洗い出す
現在の業務のどこに無駄があるのかを細かく洗い出しましょう。例えば部署全体で話し合う会議は必要な業務の一つですが、特に議題がないときでも週に1回「定例会議」を催しているなら、時間と手間の無駄につながっているかもしれません。
もちろん、すべての社員に提案する機会を設けるという意味では定例会議は必要ではありますが、本当に毎週行う必要があるのかは疑問です。議題がないときは月に一度のみ開催するなど、一つ一つの会議やミーティングについて必要性を評価してみましょう。
その他にも、報告システムや連絡システムも見直しが必要です。オンライン化を進めると言っておきながら、すべての書類を紙でも保管しているなら、従前よりも業務は2倍に増えています。
似たような業務を担当する部署があるなら、統一することで無駄を省けるかもしれません。このように、ありとあらゆる作業を書き出し、無駄が潜んでいないか丁寧に洗い出していきましょう。
作業量の偏りを調べる
誰もが働きやすい環境に効率化するためには、作業量の偏りをなくす必要があります。特定の社員の作業量が極端に多いならば、十分に能力を発揮できず、常に納期直前まで仕上がらなかったり、質が下がってしまったりする恐れもあるでしょう。
反対に特定の社員の作業量が極端に少ないならば、不公平な印象を周囲に与え、仕事に対する意欲や会社への信頼感が下がる原因になるかもしれません。部署全体の業務を洗い出した後に、社員個人が担当する業務を詳しく洗い出し、作業量に偏りがないのか調査していきましょう。
達成すべき目標を立てる
部署全体や会社全体の業務の無駄を洗い出し、社員一人一人の作業量を書き出すと、業務効率化によって達成すべき目標がおのずと明確になります。「定例会議は第一木曜日の10時」「紙の書類として保管するのは契約書類と社外資料のみ」など、新ルールを決定して壁に貼るなどして社員全員で共有しましょう。
また、仕事量の偏りについても同様です。社員個人が担当する業務を書き出すことで、極端に偏りがあることが判明した場合は割り振りをし直します。プロジェクトが進行していて途中から担当者を変えることが難しい場合には、緊急度が低い仕事を割り振りし直し、業務に極力支障が出ないように配慮しましょう。
個人がすぐに実践できる業務効率化のアイデア7選
「個人ができる業務効率化ってどんなものがあるの？」という方も多いのではないでしょうか。ここからはそんな方に向けて、個人がすぐに実践できる業務効率化のアイデアを紹介していきます。専門的なスキルが必要なく、すぐに着手できるアイデアを厳選して紹介していきます。
よく使う資料やツールをフォルダにまとめる
よく使う資料やツールをフォルダにまとめておくことも、個人がすぐに実践できる業務効率化のアイデアです。よく使う資料を手に取りやすい場所に配置する、といった当たり前ともいえる取り組みも、業務効率化を進める一手といえます。資料をクリアファイルに入れて引き出しや机の上に平置きしている方は、資料を使うたびにいくつものファイルをチェックするといった無駄な手間が生まれているかもしれません。
資料はクリアファイルに入れて立てて保管することが基本です。今すぐ平置きする書類をなくし、まとめるフォルダボックスなどを有効活用しましょう。フォルダボックスはクライアント別や時系列といった分け方があり、クライアントごとに仕事量の偏りがある場合は時系列で分けることをおすすめします。
ファイルボックスに入るクリアファイルの量が均一化されやすく、見やすさ・取り出しやすさともに向上します。パソコンの中の資料も、取り出しやすいように整理できているかもチェックしてください。
クライアント別にフォルダで業務を管理する場合には、プロジェクト名や年月で細分化して整理しておきましょう。請求書作成ツールや翻訳ツールなどのよく使うツールは、「ツール」と題したフォルダを作成してブックマークにリストアップしておくと分かりやすいです。
マイテンプレートの作成
よく作成する文書は共通のテンプレートを利使用するといった対策も、業務効率化につながるアイデアです。メールでの挨拶や署名、見積用の書き出し分は定型文を作成し、テンプレート化しておくことで、送り先と本文だけを入力するだけで送付できるメールを作れるようになります。
その他にも、社内でのお知らせや報告書、請求書なども、宛名を変更するだけのテンプレートを作っておくことで、作業量を大きく減らすことが可能になります。
優先順位をリスト表示
通常、どの社員も仕事を複数抱えています。しかし、仕事にはそれぞれ「重要度」と「締切日」があり、両方を把握したうえで進めていかなくてはいけません。TODOリストを作成し、優先順位をつけて上から順に表記していきましょう。
仕上がった仕事は横線で消し、次の仕事に進みます。雑用を頼まれたときも、TODOリストに加えておけば、やり忘れを回避できるでしょう。
なお、仕事も雑用もすべて付箋に書いて、パソコン周りに貼り付ける方が多いですが、重要度の高い仕事に対してはおすすめできません。付箋はちょっとした拍子で剥がれ落ちてしまう可能性があり、「仕事を頼んだ」「いや、頼まれていない」といった論争に発展することもあります。
ただし、「クリアファイルが足りないから補充してもらう」「13時にコーヒーショップでランチ」といった個人的な用事に関しては、万が一付箋を紛失しても仕事に影響を及ぼさないため、パソコン周りに貼り付けるのはOKです。
また、翌日もスムーズに仕事を行えるように、終業までに翌日のTODOリストに表示しておくことも、個人がすぐに着手できる業務効率化のアイデアです。緊急度と重要度を吟味して、適切な優先順位をつけたリストを作成してみましょう。
とはいえ、明日の仕事をリストアップしたとしても、当日頼まれる仕事もあるはずですから、予定通りに作業が進まないことを想定しておく必要があります。リストの右側に緊急度と重要度についてメモをしておき、飛び入りの仕事があるときはどの部分に挿入できるかの目安を作っておきましょう。
メールチェックの時間を決める
社内外のメールに逐一反応していると、しなくてはいけない業務がスムーズに進みません。メールをチェックする時間を決めておき、その時間以外はメールを見ないようにすることも業務効率化の一つのアイデアです。
例えば10時と14時以外はメールを見ないと決めたら、その時間以外は本来の業務のみをします。もちろん、業務が早く片付いて時間に余裕があるときは、最初に決めた時間以外であってもメールチェックをしましょう。
Excelのマクロやプログラムを活用する
業務効率化を進め、「人間がおこなわなくてもよいのでは？」と感じた業務は、自動化を検討してみましょう。特にデータ化を抽出する仕事に関しては、将来的な自動化を目論んでおくことをおすすめします。
たとえばExcelのマクロやプログラムを使い、日常的な業務の一部を自動化できる場合も多くあります。専門的な知識が必要になることもありますが、ヘルプデスク・カスタマーサポートの問合せ対応における定型的な回答が可能なものに関して、チャットボットを利用するといった対応をする子も可能になります。
社内SNSやチャットの活用
社内でのやりとりに、SNSやチャットを使うことも業務効率化につながることがあります。用事があるたびに特定の社員の席まで出かけるのは非効率ですし、相手の業務を妨害することにもなりかねません。
また、メールでの連絡となると、チェックが遅れ、緊急の用事を伝えられない可能性があります。会社に合ったSNS・チャットサービスを導入し、各社員がパソコン画面の片隅にSNSやチャットを表示させ、社内連絡ツールとして使えるようにしておきましょう。
パソコンで仕事のほとんどができる場合は、リモートワーク化を進めていきましょう。ネットワークセキュリティを強化する必要はありますが、通勤に時間がかかる方や子育て中の方、介護問題を抱えている方も、仕事をしやすくなるというメリットがあります。
PDCAサイクルを回す日を決めておく
ひと月のスケジュールを組む際には、PDCAサイクルを回す日から決めてみましょう。当然、日常的な業務と並行して業務効率化を進めるため、業務のクオリティや速度を落とさないような配慮が必要です。
あくまで大まかなイメージですが、業務効率化を始めた段階では週に一日だけ、PDCAサイクルを回す日を設けてしまいましょう。「どんなに仕事が忙しくても、ここだけは空けておく」という意識をもつことで、業務効率化をよりスムーズなものにできるでしょう。
業務効率化のためのシステム作り
部署や会社、個人で見直すべき点を見直したら、次は業務効率化を実現するシステム作りに着手します。社員一人一人の作業量を減らし、時間的にも精神的にも余裕を持って仕事を行うためにも、以下の手法を活用して新たなシステムを作っていきましょう。
営業管理や勤怠管理などはパッケージを導入
営業管理や販売管理、勤怠管理などの作業は、外部のパッケージを導入することで手間を省きましょう。会社独自の管理方法を踏襲したシステムを外注して作ってもらうことに比べると、導入の際のコストを大きく抑えることができます。
また、パッケージならすでにできているものを購入するだけなので、独自システムを作成してもらうよりも導入までの時間を短縮することが可能です。管理業務はパッケージシステムに任せ、効率化を図っていきましょう。
外注できる業務はアウトソーシングを活用
すべての作業を社内で行うことが、業務を非効率にしている可能性があります。とりわけ社員数に比べて業務が多すぎると感じる職場では、外注できる業務は外注し、社内作業のスリム化を図ってみてはいかがでしょうか。
例えばメーカーの場合、顧客のサポートセンターをアウトソーシングすることができます。既存顧客の対応を外注することで、社員は新規顧客の開拓や新商品の開発に注力しやすくなるでしょう。その他にも、外注できる作業は外注し、核となる仕事に社員が専念できる環境をつくってみてはいかがでしょうか。
業務効率化の際の注意点
業務効率化を実践することで、働きやすい魅力的な職場に生まれ変わることができます。利益率が向上して社外評価も高まると、就職希望者の増加も期待できるでしょう。
しかし、とにかく何でも効率重視にすれば良いというわけではありません。業務を効率化する際には、次の3つのポイントに注意するようにしてください。
ダブルチェックシステムを構築しておく
業務を効率化することと、手順を簡略化することは同じ意味ではありません。手順を省いた結果、ミスが増えてしまうのでは業務効率化をした意味がなくなってしまいます。作業を進めるときは、社員一人一人がダブルチェックを徹底するようにしましょう。また、重要度が高い作業や書類に関しては、2人以上の社員がチェックする流れも作っておく必要があります。
なお、ダブルチェックシステムは、チェックに関わる社員全てが忘れずに実施することで初めて機能するシステムです。紙に書いて壁に貼るなどの古典的な方法を用いて、全ての社員に流れを周知させるようにしましょう。
費用対効果を常に考える
アウトソーシングできる業務に関しては外注し、社員の作業量を減らすことは有用なことです。また、管理業務などのIT化できるものはパッケージを導入して人的作業を減らすことも、業務効率化の効果があります。
しかし、会社は営利団体なので、常に費用対効果を考えて行動しなくてはいけません。アウトソーシングを利用することで支出が増え、会社の利益が著しく下がるなら、会社にとってデメリットだけでなく、社員にとってもデメリット（解雇や減給の可能性）になり得ます。
業務効率化を進めるときは、費用以上の効果が得られることを試算した上で新しいシステムや外注を依頼するようにしましょう。
書式は会社全体で統一
会社で使用する書式は、部署内だけでなく会社全体で統一しておくようにしましょう。確認作業や訂正作業がスムーズになるだけでなく、部署間のやり取りもスムーズになります。
部署を超えたコミュニケーションが活発になると、会社の仕事内容を社員が共有しやすくなり、社員としての責任や誇りが生まれ、仕事に対する目的意識も明確になるでしょう。
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最後に
業務効率化を進めることは、会社が持つ体力を底上げすることともいえます。無駄な作業に時間や手間を使わないことで、業務に余裕を生み出し、さらに幅広い仕事に挑戦していくことができるようになるでしょう。
会社単位、部署単位、そして個人単位で効率化を進め、一人一人が無駄をなくし、活力にあふれた魅力的な会社を構築していく手掛かりにしてください。
